Zo organiseer je een zwemschool open dag

Begin met een compact programma waarin bezoekers direct zien wanneer proeflessen starten, waar ze zich aanmelden en hoe lang een rondleiding duurt. Reserveer de zwembadruimte en deel docenten per tijdsblok in voordat je de datum publiceert. Verzamel bij de aanmeldingen ook dieetwensen en bevestig deelnemers met praktische informatie over zwemkleding, aankomst en de looproute. Op de dag zelf draait alles om een snelle ontvangst, overzicht bij het zwembad en gecontroleerde materialen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Zwembadruimte reserveren
6
Proeflessen plannen
2 personen
7
Docenten indelen
8
Aanmeldingen bevestigen
9
Plattegrond en looproute maken
10
Informatiepakketten samenstellen
2 personen
11
Naamstickers voorbereiden
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koud zetten
2 personen
14
Hapjes voorbereiden
3 personen
15
Apparatuur testen
2 personen
16
Badges en formulieren klaarleggen
2 personen

Event

17
Zwembad en kleedruimtes controleren
2 personen
18
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
19
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
20
Versiering ophangen
2 personen
21
Proeflesmaterialen klaarleggen
3 personen
22
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
23
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
24
Team bij de ingang instrueren
2 personen
25
Bezoekers ontvangen
3 personen
26
Aanwezigheid registreren
2 personen
27
Rondleidingen verzorgen
2 personen
28
Proeflessen begeleiden
4 personen
29
Informatie over lessen geven
2 personen
30
Hapjes en dranken serveren
3 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Natte vloeren direct drogen
2 personen
33
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

34
Buffet afbouwen
3 personen
35
Materialen verzamelen
3 personen
36
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
37
Servies afwassen
2 personen
38
Afval verzamelen
2 personen
39
Locatie schoonmaken
3 personen
40
Overgebleven eten koelen
2 personen
41
Materialen terugbrengen
2 personen
42
Bedankbericht versturen
43
Proeflesaanvragen opvolgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Buffettafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 3
Partytent

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Sportmateriaal

Zwemnoodlesaantal 20
Zwemplankenaantal 20
Drijfringenaantal 15
Duikringenaantal 20
Zwemvleugelsaantal 20
Opblaasbare ballenaantal 10
Zwembrillenaantal 20
Badmutsenaantal 20

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Handmegafoon
Luidspreker

Kantoor

Aanmeldformulierenaantal 150
Pennenaantal 30
Naamstickersaantal 150
Informatiefoldersaantal 150
Klembordenaantal 6
Polsbandjesaantal 150
Routepijlenaantal 20
Waarschuwingsbordenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Plakbandaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Vloertrekkersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffer
Reddingsboeienaantal 2
Reddingslijnenaantal 2
Antislipmattenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Publiceer het programma pas nadat de zwembadruimte, proeflesblokken en docenten zijn vastgelegd. Plan per proefles een concreet tijdstip en houd ruimte over voor uitloop van minstens 10 minuten.
Richt de ontvangstbalie bij de ingang in met aanmeldformulieren, pennen, naamstickers en informatiefolders. Laat daar minimaal twee teamleden staan: één voor aanmelden en één voor vragen en doorverwijzen.
Maak een plattegrond met een aparte route naar zwembad, kleedruimtes en wachtruimte. Controleer vooraf of tafels, stoelen, kapstokken en een eventuele partytent de doorgangen niet blokkeren.
Leg proeflesmaterialen per groep klaar en tel zwemnoodles, zwemplanken, drijfringen en zwemvleugels vóór opening. Controleer ook veiligheidsmateriaal en zwembad- en kleedruimtes voordat bezoekers binnenkomen.
Zet dranken koud en test koffiezetapparaten, waterkokers, luidspreker en handmegafoon uiterlijk de dag ervoor. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen veilig weg; juist deze praktische controle wordt vaak te laat gedaan.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een zwemschool open dag organiseren?: Leg de datum en het programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Reserveer dan meteen de zwembadruimte, plan proeflessen en deel docenten in. Verstuur uitnodigingen zodra de tijdsblokken definitief zijn.
Hoeveel tijd moet ik tussen proeflessen plannen?: Houd per proefles minstens 10 minuten wisseltijd aan voor uitloop, materiaal en het verwisselen van groepen. Plan daarnaast vóór de eerste les 30 minuten voor de laatste controle van zwembad, kleedruimtes en veiligheidsmateriaal.
Hoe richt ik de ontvangst van een zwemschool open dag in?: Zet de ontvangstbalie direct bij de ingang en werk met twee duidelijke stappen: aanmelden en doorverwijzen. Leg formulieren, pennen, naamstickers en informatiefolders klaar en zorg dat bezoekers binnen 2 minuten weten waar ze moeten wachten of omkleden.
Wanneer moet ik de spullen voor de open dag klaarleggen?: Leg badges, formulieren, proeflesmaterialen en cateringbenodigdheden de avond ervoor klaar. Doe op de ochtend zelf nog een controle van het zwembad, de kleedruimtes, apparatuur en looproute, minimaal 60 minuten vóór de eerste bezoekers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.