Cómo organizar una jornada de puertas abiertas de una escuela de natación

Una jornada de puertas abiertas de una escuela de natación necesita coordinar visitas, clases de prueba y circulación por la piscina sin bloquear la actividad. Empieza fijando el programa y el aforo, y después organiza las inscripciones, los docentes y el recorrido de los visitantes. La recepción debe estar lista antes de que llegue la primera familia, con acreditaciones, formularios y material informativo. También conviene reservar tiempo para revisar vestuarios, equipos y medidas de seguridad.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Publicar la fecha y el programa
2
Enviar invitaciones
2 personas
3
Gestionar inscripciones
4
Recoger preferencias dietéticas
5
Reservar el espacio de la piscina
6
Planificar clases de prueba
2 personas
7
Asignar docentes
8
Confirmar inscripciones
9
Crear el plano y el recorrido
10
Preparar los paquetes de información
2 personas
11
Preparar etiquetas con nombres
12
Hacer la compra
2 personas
13
Enfriar las bebidas
2 personas
14
Preparar aperitivos
3 personas
15
Probar el equipo
2 personas
16
Preparar las acreditaciones y formularios
2 personas

Evento

17
Comprobar la piscina y los vestuarios
2 personas
18
Colocar mesas y sillas
4 personas
19
Montar el mostrador de recepción
2 personas
20
Colgar la decoración
2 personas
21
Preparar los materiales de la clase de prueba
3 personas
22
Preparar el buffet de catering
3 personas
23
Comprobar material de seguridad
2 personas
24
Instruir al equipo en la entrada
2 personas
25
Recibir a los visitantes
3 personas
26
Registrar la asistencia
2 personas
27
Realizar las visitas guiadas
2 personas
28
Guiar las clases de prueba
4 personas
29
Dar información sobre las clases
2 personas
30
Servir aperitivos y bebidas
3 personas
31
Rellenar las bebidas
2 personas
32
Secar inmediatamente los suelos mojados
2 personas
33
Despedir a los visitantes
2 personas

Seguimiento

34
Desmontar el buffet
3 personas
35
Reunir los materiales
3 personas
36
Recoger mesas y sillas
4 personas
37
Lavar la vajilla
2 personas
38
Recoger la basura
2 personas
39
Limpiar el lugar
3 personas
40
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
41
Devolver los materiales
2 personas
42
Enviar mensaje de agradecimiento
43
Dar seguimiento a las solicitudes de clase de prueba

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 6
Sillascant. 30
Mesas de buffetcant. 2
Percheroscant. 3
Carpa plegable

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Tazas de cafécant. 40
Bandejas de servircant. 8
Pinzas de servircant. 6

Material deportivo

Fideos de piscinacant. 20
Tablas de natacióncant. 20
Aros flotantescant. 15
Aros de buceocant. 20
Brazaletes de natacióncant. 20
Pelotas inflablescant. 10
Gafas de natacióncant. 20
Gorros de bañocant. 20

Equipo

Neveras portátilescant. 3
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3
Megáfono de mano
Altavoz

Oficina

Formularios de inscripcióncant. 150
Bolígrafoscant. 30
Pegatinas con nombrecant. 150
Folletos informativoscant. 150
Portapapelescant. 6
Pulserascant. 150
Flechas de rutacant. 20
Señales de advertenciacant. 6

Decoración

Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Mantelescant. 8
Guirnaldascant. 6
Cinta adhesivacant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Bateríascant. 24

Limpieza

Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Limpiacristalescant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Papeleracant. 6

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Boyas de rescatecant. 2
Líneas de rescatecant. 2
Alfombrillas antideslizantescant. 8

Catering

Compras

Consejos

Publica la fecha, el programa y el sistema de inscripción con al menos 2 o 3 semanas de antelación. Pide también las preferencias dietéticas en el mismo formulario para no tener que perseguir esos datos después.
Distribuye las clases de prueba en turnos y deja entre 10 y 15 minutos entre sesiones. Ese margen permite cambiar de grupo, revisar el material y evitar acumulaciones en la entrada de la piscina.
Prepara un recorrido único desde la recepción hasta los vestuarios, la piscina y la zona de información. Coloca el plano junto al mostrador y usa etiquetas con nombre para identificar rápidamente a cada visitante.
Haz una prueba completa del equipo el día anterior: megáfono, altavoz, máquinas de café, cables y regletas. Comprueba también la piscina, los vestuarios y el material de seguridad antes de montar las mesas y el buffet.
Asigna a una persona para la entrada y a otra para acompañar los grupos durante las clases de prueba. La recepción debe abrir al menos 30 minutos antes del primer turno para confirmar inscripciones y entregar folletos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de natación?: Empieza la planificación 3 o 4 semanas antes. Publica el programa y abre las inscripciones con al menos 2 semanas de margen, y reserva los últimos 2 días para confirmar asistentes y revisar el material.
¿Cuánto dura una clase de prueba de natación?: Reserva entre 30 y 45 minutos por clase, según la edad y el nivel del grupo. Añade 10 o 15 minutos entre turnos para organizar la entrada, recoger el material y preparar al siguiente grupo.
¿Cuándo hay que preparar la recepción de la jornada de puertas abiertas?: Monta el mostrador, los formularios, las acreditaciones y los folletos el día anterior. El equipo de recepción debería estar preparado 30 minutos antes de la llegada de los visitantes.
¿Qué hay que comprobar antes de abrir la piscina a los visitantes?: Haz una revisión final entre 60 y 90 minutos antes del inicio. Comprueba la piscina, los vestuarios, las salidas, el material de seguridad y todos los equipos eléctricos antes de recibir al primer grupo.

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