Tag der offenen Tür in der Schwimmschule planen
Ein Tag der offenen Tür in der Schwimmschule braucht mehr als ein paar freie Bahnen. Du koordinierst Anmeldungen, Schnupperstunden, Lehrkräfte, Umkleiden und den Empfang so, dass Familien jederzeit wissen, wohin sie gehen. Plane zuerst den Ablauf und die Kapazitäten, danach die Kommunikation und zuletzt den Aufbau vor Ort. Besonders bei Schwimmangeboten werden Laufwege, Formulare und Sicherheitsmaterial häufig zu spät geprüft.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm veröffentlichen
- 2
Einladungen verschicken
2 Personen
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Schwimmbereich reservieren
- 6
Schnupperstunden planen
2 Personen
- 7
Lehrkräfte einteilen
- 8
Anmeldungen bestätigen
- 9
Lageplan und Laufweg erstellen
- 10
Informationspakete zusammenstellen
2 Personen
- 11
Namensaufkleber vorbereiten
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 14
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 15
Geräte testen
2 Personen
- 16
Ausweise und Formulare bereitlegen
2 Personen
Event
- 17
Schwimmbad und Umkleideräume kontrollieren
2 Personen
- 18
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 19
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 20
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 21
Materialien für die Probestunde bereitlegen
3 Personen
- 22
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 23
Sicherheitsmaterial prüfen
2 Personen
- 24
Team am Eingang einweisen
2 Personen
- 25
Besucher empfangen
3 Personen
- 26
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 27
Führungen durchführen
2 Personen
- 28
Schnupperstunden betreuen
4 Personen
- 29
Informationen zu den Kursen geben
2 Personen
- 30
Snacks und Getränke servieren
3 Personen
- 31
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 32
Nasse Böden sofort trocknen
2 Personen
- 33
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 34
Buffet abbauen
3 Personen
- 35
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 36
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 37
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 38
Abfall sammeln
2 Personen
- 39
Location reinigen
3 Personen
- 40
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
- 41
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 42
Dankesnachricht versenden
- 43
Anfragen für Probestunden nachverfolgen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 30
- BuffetischeAnz. 2
- KleiderständerAnz. 3
- Festzelt
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 120
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 40
- ServierschalenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 6
Sportmaterial
- SchwimmnudelnAnz. 20
- SchwimmbretterAnz. 20
- SchwimmringeAnz. 15
- TauchringeAnz. 20
- SchwimmflügelAnz. 20
- Aufblasbare BälleAnz. 10
- SchwimmbrillenAnz. 20
- BadekappenAnz. 20
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Handmegafon
- Lautsprecher
Büro
- AnmeldeformulareAnz. 150
- StifteAnz. 30
- NamensaufkleberAnz. 150
- InformationsbroschürenAnz. 150
- KlemmbretterAnz. 6
- ArmbänderAnz. 150
- WegweiserAnz. 20
- WarnschilderAnz. 6
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- BallonbandAnz. 2
- TischdeckenAnz. 8
- WimpelkettenAnz. 6
- KlebebandAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
- BatterienAnz. 24
Reinigung
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- BodenabzieherAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- AbfallbehälterAnz. 6
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Koffer
- RettungsringeAnz. 2
- RettungsleinenAnz. 2
- Rutschfeste MattenAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Veröffentliche Datum und Programm mindestens 3 bis 4 Wochen vorher. Gib für jede Schnupperstunde eine feste Uhrzeit, Dauer und maximale Teilnehmerzahl an, damit die Anmeldungen planbar bleiben.
- Bearbeite Anmeldungen täglich und erfasse Ernährungswünsche direkt. Bestätige den Termin spätestens 5 Tage vor der Veranstaltung und frage fehlende Angaben wie Alter, Schwimmerfahrung oder Einverständniserklärungen nach.
- Teile Lehrkräfte und Empfangsteam spätestens eine Woche vorher ein. Plane pro Schnupperstunde eine verantwortliche Lehrkraft und weise das Team am Eingang zusätzlich auf Laufwege, Umkleiden und Notfallabläufe hin.
- Lege Informationspakete, Anmeldeformulare, Stifte und Namensaufkleber am Empfang bereit. Prüfe außerdem 1 bis 2 Tage vorher, ob Schwimmnudeln, Bretter, Ringe, Brillen und Badekappen vollständig und einsatzbereit sind.
- Kontrolliere Schwimmbad und Umkleideräume am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor Beginn. Stelle Empfang, Sitzplätze und Buffet auf, kühle Getränke rechtzeitig und halte Sicherheitsmaterial sowie ein Handmegafon griffbereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür in der Schwimmschule ankündigen?
- Veröffentliche Datum und Programm idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher. So bleibt genug Zeit für Einladungen, Anmeldungen, Rückfragen und die Einteilung der Schnupperstunden.
- Wie viele Teilnehmer passen in eine Schnupperstunde?
- Lege die Zahl nach Beckengröße, Lehrkraft und Sicherheitsvorgaben fest und veröffentliche sie direkt bei der Anmeldung. Plane lieber feste Gruppen mit 30 bis 45 Minuten Dauer als eine offene, unbegrenzte Teilnahme.
- Wann müssen Anmeldungen für den Tag der offenen Tür bestätigt werden?
- Bestätige jede Anmeldung spätestens 5 Tage vor dem Termin. Prüfe dabei auch Ernährungswünsche, Formulare und die Zuordnung zur gewünschten Schnupperstunde.
- Wann sollte man das Schwimmbad am Veranstaltungstag kontrollieren?
- Kontrolliere Schwimmbereich und Umkleideräume mindestens 60 Minuten vor Beginn. In dieser Zeit kannst du Laufwege, Materialien, Empfang, Sitzplätze und Sicherheitsausstattung noch ohne Besucherdruck korrigieren.
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