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Checklist pour organiser un spectacle de danse

Un spectacle de danse demande de coordonner les groupes, la salle, la technique et l’accueil du public. Commencez par fixer la date et le programme, puis verrouillez les réservations et les besoins de chaque groupe. Les dernières semaines servent à finaliser les inscriptions, la musique, le déroulé, le catering et les bénévoles. Cette checklist rassemble 75 tâches et 55 éléments à prévoir pour avancer dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le programme

    2 personnes

  • Réserver le lieu et la salle

  • Confirmer les groupes de danse

    2 personnes

  • Recueillir les besoins techniques

    2 personnes

  • Faire les réservations pour le matériel

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Publier la promotion en ligne

    2 personnes

  • Préparer le déroulé du spectacle

    2 personnes

  • Rassembler les fichiers musicaux

    2 personnes

  • Vérifier les fichiers musicaux

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Préparer les cartes d'entrée

    2 personnes

  • Imprimer le programme

  • Créer le plan technique

    2 personnes

  • Calculer les quantités de catering

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Envoyer les informations au public

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Récupérer le matériel

    2 personnes

  • Copier la musique sur deux supports

  • Remplir les glacières

    2 personnes

  • Préparer les vêtements et accessoires

    3 personnes

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Monter la scène et la piste de danse

    4 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Installer des tables d'accueil

    2 personnes

  • Aménager le vestiaire

    2 personnes

  • Raccorder la sonorisation

    3 personnes

  • Monter l’installation lumière

    3 personnes

  • Tester les microphones

    2 personnes

  • Tester la musique et les cues

    3 personnes

  • Balisage sécurisé de la scène

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Préparer les programmes

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Mettre en place le buffet traiteur

    3 personnes

  • Aménager les loges

    3 personnes

  • Accueillir les groupes de danse

    2 personnes

  • Vérifier les costumes

    2 personnes

  • Faire chanter les danseurs

  • Ouvrir l'entrée du public

    3 personnes

  • Contrôler les billets

    2 personnes

  • Accompagner le public à la salle

    3 personnes

  • Ouvrir le spectacle

  • Diffuser la musique pendant le spectacle

    2 personnes

  • Gérer les réglages de lumière pendant le spectacle

    2 personnes

  • Préparer les artistes à l’heure

    2 personnes

  • Servir les boissons de pause

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner les en-cas

    2 personnes

  • Tenir le vestiaire

    2 personnes

  • Répondre aux questions du public

    2 personnes

  • Animer le moment photo

    2 personnes

  • Clôturer le spectacle

  • Accompagner le public vers la sortie

    3 personnes

  • Finaliser la remise du vestiaire

    2 personnes

Suivi

  • Stocker les restes en toute sécurité

    2 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    3 personnes

  • Trier les déchets

    3 personnes

  • Démonter les tables et les chaises

    4 personnes

  • Démonter la scène et la piste de danse

    4 personnes

  • Éteindre le matériel sonore

    2 personnes

  • Démonter l’éclairage

    3 personnes

  • Ranger les loges

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Nettoyer les sanitaires

    2 personnes

  • Rapporter le matériel

    2 personnes

  • Stocker la restauration restante

    2 personnes

  • Renvoyer les vêtements empruntés

    2 personnes

  • Trier les objets trouvés

  • Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Chaises pliantesqté 180
  • Tables pliantesqté 12
  • Tables d’accueilqté 2
  • Portants à vêtementsqté 4
  • Tabourets de barqté 6
  • Tables de logeqté 6
  • Chaises de logeqté 12
  • Miroirsqté 6

Équipement

  • Éléments de podium
  • Piste de danse
  • Haut-parleursqté 4
  • Amplificateursqté 2
  • Table de mixage
  • Microphones sans filqté 3
  • Pieds de microqté 3
  • Lecteurs de musiqueqté 2
  • Ordinateur portable
  • Clés USBqté 2
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 8
  • Goulottes de câblesqté 12
  • Ruban gafferqté 6

Éclairage

  • Projecteurs LEDqté 8
  • Pieds d’éclairageqté 4
  • Contrôleur d'éclairage
  • Lampes de travailqté 4
  • Lampes d’éclairage de secoursqté 4

Décoration

  • Bâche de fond
  • Tissus décoratifsqté 8
  • Guirlandesqté 12
  • Ballonsqté 150
  • Pompe à ballonsqté 2
  • Poids de ballastqté 8

Vaisselle

  • Verresqté 220
  • Tasses à caféqté 100
  • Assiettesqté 220
  • Couvertsqté 220
  • Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Glacièresqté 6
  • Bacs à glaçonsqté 6
  • Thermosqté 6
  • Planches à découperqté 4
  • Couteau de chefqté 4
  • Bacs de rangementqté 12
  • Pincesqté 8
  • Petits bolsqté 20

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Sets de balaiqté 4
  • Serpillièresqté 4
  • Seauxqté 4
  • Aspirateurqté 2
  • Chariot de nettoyage

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixez le programme avant de lancer les invitations : prévoyez pour chaque groupe une durée de passage, un temps d’installation et une personne référente.
  • Demandez les besoins techniques dès la confirmation des groupes. Faites préciser les fichiers musicaux, les microphones, les branchements et les besoins de loge au moins 3 semaines avant le spectacle.
  • Gardez la musique sur deux supports distincts et testez chaque fichier avant le jour J. Un ordinateur portable et un lecteur de secours évitent de perdre du temps entre deux passages.
  • Calculez le catering à partir des inscriptions confirmées, puis ajoutez une marge de 10 %. Recueillez les contraintes alimentaires avant de faire les courses, pas au moment de remplir les glacières.
  • Préparez le plan technique et le déroulé imprimés pour l’équipe. Prévoyez au moins 2 bénévoles à l’accueil, 1 personne pour la régie et 1 personne chargée des groupes en coulisses.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un spectacle de danse ?
Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Réservez rapidement la salle, confirmez les groupes et le matériel, puis gardez les 2 dernières semaines pour les inscriptions, les fichiers musicaux et les ajustements techniques.
Quand envoyer les invitations pour un spectacle de danse ?
Envoyez les invitations environ 4 semaines avant le spectacle et ouvrez le formulaire d’inscription à ce moment-là. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu 10 à 14 jours avant la représentation.
Combien de temps prévoir pour les répétitions et les balances ?
Prévoyez au minimum 2 à 3 heures sur place avant l’ouverture des portes, selon le nombre de groupes. Ajoutez environ 10 minutes par groupe pour tester l’entrée, la musique et les éventuels besoins techniques.
Combien de bénévoles faut-il pour un spectacle de danse ?
Pour un spectacle de taille moyenne, prévoyez au moins 4 bénévoles : 2 à l’accueil, 1 en régie et 1 en coulisses. Ajoutez 1 personne supplémentaire si plusieurs groupes se changent ou si les entrées du public sont séparées.

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