Dansshow organiseren: checklist en planning
Een dansshow staat of valt met de volgorde waarin je zaken regelt. Leg eerst datum, programma en zaal vast en bevestig daarna de dansgroepen, techniek en reserveringen. In de laatste weken verschuift de aandacht naar aanmeldingen, muziek, vrijwilligers, catering en publieksinformatie. Op de dag zelf heb je vooral een strak draaiboek, gecontroleerde muziek en een praktische backstage-indeling nodig. Deze checklist helpt je om niets te vergeten en om materiaal op tijd klaar te hebben.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaal reserveren
Dansgroepen bevestigen
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Reserveringen voor materiaal maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Promotie online plaatsen
2 personen
Draaiboek voor show maken
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Muziekbestanden controleren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Toegangskaarten voorbereiden
2 personen
Programma afdrukken
Technische plattegrond maken
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Publieksinformatie versturen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen ophalen
2 personen
Muziek op twee dragers zetten
Koelboxen vullen
2 personen
Kleding en accessoires klaarzetten
3 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Podium en dansvloer opbouwen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Muziek en cues testen
3 personen
Podium veilig afzetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Dressing rooms inrichten
3 personen
Dansgroepen ontvangen
2 personen
Kostuums controleren
2 personen
Dansers laten inzingen
Publieksingang openen
3 personen
Kaarten controleren
2 personen
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
Show openen
Muziek tijdens show afspelen
2 personen
Lichtstanden tijdens show bedienen
2 personen
Artiesten op tijd klaarzetten
2 personen
Pauzedranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Show afsluiten
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Garderobe uitgifte afronden
2 personen
Nazorg
Restanten veilig opbergen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Podium en dansvloer afbouwen
4 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Lichtapparatuur afbouwen
3 personen
Dressing rooms opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Geleende kleding terugbrengen
2 personen
Gevonden voorwerpen sorteren
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klapstoelenaantal 180
- Klaptafelsaantal 12
- Ontvangsttafelsaantal 2
- Kledingrekkenaantal 4
- Barkrukkenaantal 6
- Dressingroomtafelsaantal 6
- Dressingroomstoelenaantal 12
- Spiegelsaantal 6
Apparatuur
- Podiumdelen
- Dansvloer
- Luidsprekersaantal 4
- Versterkersaantal 2
- Mengtafel
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 3
- Muziekspelersaantal 2
- Laptop
- USB-sticksaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelgotenaantal 12
- Gaffer tapeaantal 6
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
- Lichtcontroller
- Werklichtenaantal 4
- Noodverlichtingslampenaantal 4
Decoratie
- Achtergronddoek
- Decoratieve doekenaantal 8
- Slingersaantal 12
- Ballonnenaantal 150
- Ballonpompaantal 2
- Ballastgewichtenaantal 8
Servies
- Glazenaantal 220
- Koffiekopjesaantal 100
- Bordenaantal 220
- Besteksetsaantal 220
- Serveerbladenaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- IJsblokbakkenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Opslagbakkenaantal 12
- Tangenaantal 8
- Schaaltjesaantal 20
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemsetsaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Stofzuigeraantal 2
- Schoonmaakkar
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan uiterlijk twee weken voor de show een technische controle van podium, dansvloer, luidsprekers, mengtafel, microfoons en verlichting. Controleer ook waar kabels komen te liggen en dek looproutes af met kabelgoten en gaffer tape.
- Zet muziekbestanden niet alleen op een laptop, maar ook op twee USB-sticks. Controleer elk nummer volledig en test beide dragers vóór de repetitie, zodat een defect bestand niet direct het programma stillegt.
- Maak voor dansers aparte dressingrooms met kledingrekken, spiegels, tafels en stoelen. Zet kleding en accessoires per groep klaar en noteer wie wanneer moet omkleden, zodat de backstage niet volloopt.
- Bereken catering per onderdeel in plaats van op gevoel: tel het aantal aanmeldingen, voeg rekening houdend met dieetwensen een kleine reserve toe en vul koelboxen pas op de dag zelf.
- Stuur publieksinformatie uiterlijk drie dagen voor de show. Vermeld daarin de aanvangstijd, toegangskaarten, bereikbaarheid, pauzemomenten en eventuele praktische informatie over garderobe of zitplaatsen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een dansshow organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, zaal, programma en dansgroepen. Regel technische wensen en materiaal uiterlijk 4 weken voor de show; de laatste 7 dagen gebruik je voor controles en logistiek.
- Hoeveel drankjes moet ik inkopen voor een dansshow?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Tel kinderen, vrijwilligers en dansers apart mee, omdat hun verbruik tijdens pauzes kan verschillen.
- Wanneer moet ik muziek voor een dansshow controleren?
- Verzamel de definitieve muziek uiterlijk 2 weken vooraf en controleer elk bestand minstens 7 dagen voor de show. Zet daarna een reservekopie op twee USB-sticks en test die tijdens de technische repetitie.
- Hoeveel stoelen heb ik nodig bij een dansshow?
- Gebruik het aantal bevestigde bezoekers als basis en tel enkele extra stoelen voor late aanmeldingen of begeleiders. Rond het aantal uiterlijk 1 week vooraf af, zodat de zaalindeling en ontvangsttafel op tijd kunnen worden klaargezet.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!