Tanzshow organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Tanzshow steht und fällt mit einem klaren Ablauf und zuverlässiger Technik. Plane zuerst Datum, Programm und Saal, bestätige danach die Tanzgruppen und sammle ihre technischen Anforderungen. In den letzten Wochen kommen Anmeldungen, Werbung, Musikprüfung, Helferplanung und Catering dazu. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem einen getesteten Musikablauf, doppelt gesicherte Dateien und einen übersichtlichen Lageplan für Bühne, Licht, Umkleiden und Publikum.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Veranstaltungsort und Saal reservieren
Tanzgruppen bestätigen
2 Personen
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Materialreservierungen vornehmen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Werbung online stellen
2 Personen
Show-Ablaufplan erstellen
2 Personen
Musikdateien sammeln
2 Personen
Musikdateien prüfen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Eintrittskarten vorbereiten
2 Personen
Programm drucken
Technischen Lageplan erstellen
2 Personen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Publikumsinformationen versenden
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien abholen
2 Personen
Musik auf zwei Datenträgern sichern
Kühlboxen füllen
2 Personen
Kleidung und Accessoires bereitlegen
3 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Bühne und Tanzfläche aufbauen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Musikanlage anschließen
3 Personen
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Musik und Cues testen
3 Personen
Bühne sicher absperren
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Programme bereitlegen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Umkleiden einrichten
3 Personen
Tanzgruppen empfangen
2 Personen
Kostüme prüfen
2 Personen
Tänzer einsingen lassen
Publikumseingang öffnen
3 Personen
Karten kontrollieren
2 Personen
Publikum in den Saal begleiten
3 Personen
Show eröffnen
Musik während der Show abspielen
2 Personen
Lichtstimmungen während der Show steuern
2 Personen
Künstler rechtzeitig bereitstellen
2 Personen
Pausengetränke servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks nachfüllen
2 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
Fotomoment begleiten
2 Personen
Show beenden
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
Garderobeausgabe abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Reste sicher verstauen
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Bühne und Tanzfläche abbauen
4 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Lichttechnik abbauen
3 Personen
Umkleiden aufräumen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
Geliehene Kleidung zurückbringen
2 Personen
Gefundene Gegenstände sortieren
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappstühleAnz. 180
KlappischeAnz. 12
EmpfangstischeAnz. 2
KleiderständerAnz. 4
BarhockerAnz. 6
UmkleidetischeAnz. 6
UmkleidestühleAnz. 12
SpiegelAnz. 6

Ausstattung

Bühnenelemente
Tanzfläche
LautsprecherAnz. 4
VerstärkerAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
MusikplayerAnz. 2
Laptop
USB-SticksAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
Gaffer TapeAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
Lichtcontroller
ArbeitslichterAnz. 4
NotbeleuchtungslampenAnz. 4

Dekoration

Hintergrundtuch
Dekorative StoffeAnz. 8
GirlandenAnz. 12
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
BallastgewichteAnz. 8

Geschirr

GläserAnz. 220
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 220
BestecksetsAnz. 220
ServiertablettsAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12
ZangenAnz. 8
SchälchenAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
StaubsaugerAnz. 2
Reinigungswagen

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Saal und Bühnenelemente frühzeitig und kläre, wie viel Platz Tanzfläche, Lautsprecher, Mischpult und Lichtstative tatsächlich benötigen. So bemerkst du fehlende Fläche nicht erst beim Aufbau.
Fordere Musikdateien mit einer festen Frist an und prüfe jede Datei vor der Show. Speichere das fertige Programm zusätzlich auf zwei USB-Sticks, statt dich auf einen Laptop oder Datenträger zu verlassen.
Plane Einlass, Garderobe und Umkleiden getrennt. Empfangstische, Kleiderständer, Spiegel sowie Umkleidetische und -stühle werden häufig erst kurz vor Beginn vermisst, wenn ein schneller Nachkauf kaum noch möglich ist.
Erstelle spätestens in der letzten Woche einen technischen Lageplan mit Stromwegen, Verlängerungskabeln, Kabelkanälen und Gaffer Tape. Markiere auch Arbeitslichter und Notbeleuchtung, damit der Aufbau sicher bleibt.
Berechne Catering und Getränke anhand der bestätigten Anmeldungen und erfasse Ernährungswünsche vor dem Einkauf. Fülle die Kühlboxen erst am Veranstaltungstag und teile Freiwillige mit konkreten Einsatzzeiten für Empfang, Technik und Umbau ein.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Tanzshow organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Saal und Tanzgruppen. Technik, Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor der Show laufen.
Wann müssen die Musikdateien für eine Tanzshow vorliegen?: Setze eine Abgabefrist etwa 10 bis 14 Tage vor der Veranstaltung. Prüfe anschließend jede Datei und sichere den finalen Ablauf auf zwei USB-Sticks.
Wie viele Helfer braucht man für eine Tanzshow?: Plane mindestens eine Person für den Empfang, eine für die Technik und zwei für Umkleiden beziehungsweise Umbauten ein. Bei mehreren Gruppen oder mehr als 100 Gästen kommen meist zwei zusätzliche Helfer für Einlass und Saal dazu.
Wann sollte man Catering für eine Tanzshow einkaufen?: Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche bis etwa 7 Tage vorher und berechne danach die Mengen. Haltbare Waren kannst du früher besorgen; gekühlte Produkte gehören in den letzten 1 bis 2 Tagen auf die Einkaufsliste.

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