Checklist para organizar un espectáculo de danza

Organizar un espectáculo de danza requiere coordinar grupos, sala, música, técnica y público sin dejar decisiones para el último día. Empieza fijando la fecha y el programa, y confirma pronto las necesidades de cada grupo. Después organiza las inscripciones, el equipo técnico, los voluntarios y la información para asistentes. Esta checklist reúne el orden de trabajo y los detalles que suelen olvidarse, como llevar la música en dos soportes, preparar camerinos y calcular el catering según las inscripciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar la sede y la sala
Confirmar los grupos de baile
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Hacer reservas de material
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Publicar la promoción en línea
2 personas
Crear el plan de la muestra
2 personas
Reunir archivos de música
2 personas
Comprobar los archivos de música
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Preparar las tarjetas de acceso
2 personas
Imprimir el programa
Elaborar el plano técnico
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Enviar información al público
Hacer la compra
2 personas
Recoger los materiales
2 personas
Poner la música en dos soportes
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar la ropa y los accesorios
3 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Montar el escenario y la pista de baile
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar las mesas de recepción
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Montar la instalación de iluminación
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar la música y las señales
3 personas
Acordonar el escenario de forma segura
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar los programas
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Montar los vestuarios
3 personas
Recibir a los grupos de baile
2 personas
Comprobar los disfraces
2 personas
Hacer entrar en calor a los bailarines
Abrir la entrada para el público
3 personas
Comprobar los mapas
2 personas
Guiar al público al recinto
3 personas
Abrir el espectáculo
Poner música durante el espectáculo
2 personas
Controlar los niveles de luz durante el espectáculo
2 personas
Tener listos a los artistas a tiempo
2 personas
Servir bebidas del descanso
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Coordinar el momento de fotos
2 personas
Cerrar el show
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Finalizar la entrega del guardarropa
2 personas

Seguimiento

Guardar los restos de forma segura
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar el escenario y la pista de baile
4 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Desmontar el equipo de iluminación
3 personas
Ordenar los vestuarios
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los sanitarios
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Devolver la ropa prestada
2 personas
Clasificar los objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas plegablescant. 180
Mesas plegablescant. 12
Mesas de recepcióncant. 2
Percheroscant. 4
Taburetes de barcant. 6
Mesas de camerinocant. 6
Sillas de camerinocant. 12
Espejoscant. 6

Equipo

Piezas de escenario
Pista de baile
Altavocescant. 4
Amplificadorescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Músicoscant. 2
Portátil
Memorias USBcant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Cinta gaffercant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Controlador de luces
Lámparas de trabajocant. 4
Lámparas de iluminación de emergenciacant. 4

Decoración

Lona de fondo
Paños decorativoscant. 8
Guirnaldascant. 12
Globoscant. 150
Bomba para globoscant. 2
Pesos de lastrecant. 8

Vajilla

Vasoscant. 220
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 220
Cubiertoscant. 220
Bandejas de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 6
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Pinzascant. 8
Cuencoscant. 20

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Aspiradoracant. 2
Carro de limpieza

Catering

Compras

Consejos

Confirma la sala y el programa antes de abrir las inscripciones. Pide a cada grupo sus necesidades técnicas por escrito y deja una fecha límite para recibirlas.
Guarda cada archivo de música con un nombre claro y compruébalo al menos una semana antes. Lleva la selección final en un portátil y en dos memorias USB.
No esperes al día del espectáculo para organizar camerinos y accesos. Prepara percheros, espejos, mesas, sillas y tarjetas de acceso según el número de grupos y voluntarios.
Calcula el catering después de cerrar las inscripciones y revisar las preferencias dietéticas. Haz la compra con margen suficiente para recoger los materiales, llenar las neveras portátiles y resolver faltas.
Prepara un plano técnico antes del montaje: coloca altavoces, amplificadores, mesa de mezclas, focos, cables y canaletas, y reserva tiempo para probar sonido e iluminación con la pista de baile vacía.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de danza?: Empieza la planificación al menos 8 semanas antes. La sala, los grupos y las reservas técnicas deben estar confirmados antes de publicar la promoción y abrir el formulario de inscripción.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para un espectáculo de danza?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes del espectáculo. Así puedes asignar voluntarios, preparar las tarjetas de acceso, imprimir el programa y calcular el catering con datos reales.
¿Cuántas copias de la música hay que llevar?: Lleva la música final en al menos 2 soportes, además de una copia en el portátil. Comprueba todos los archivos entre 3 y 7 días antes y vuelve a probarlos durante el montaje.
¿Cuánto tiempo antes hay que montar el equipo técnico?: Reserva como mínimo 3 horas para colocar escenario, pista, sonido, iluminación y cableado. Añade tiempo para una prueba completa con micrófonos y música antes de que llegue el público.

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