Organiser un spectacle de danse hip-hop sans rien oublier

Un spectacle de danse hip-hop demande de coordonner les groupes, la musique, la technique et l’accueil dans un ordre précis. Commence par réserver le lieu et fixer la date, puis verrouille le programme avant d’ouvrir la billetterie. Les fichiers musicaux, les droits d’utilisation et les besoins alimentaires sont souvent traités trop tard. Cette checklist de 80 tâches et 52 articles t’aide à suivre chaque étape jusqu’à l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Fixer la date du spectacle
2 personnes
Confirmer les groupes de danse
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Vérifier les droits musicaux
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la billetterie
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Imprimer le déroulé
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Commander le catering
Réserver la technique
Accrocher les affiches
2 personnes
Promouvoir les dernières places
2 personnes
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Envoyer le déroulé à l’équipe
Mettre la musique en sauvegarde
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler les costumes et les accessoires
3 personnes
Charger le matériel technique
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Inscrire l’équipe
2 personnes
Vérifier le sol de la salle
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Aménager le comptoir traiteur
3 personnes
Vérifier le plancher de la scène
3 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Monter l’éclairage
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester la diffusion de musique
2 personnes
Tester les réglages d'éclairage
2 personnes
Accueillir les danseurs
2 personnes
Aménager les vestiaires
3 personnes
Préparer les costumes
3 personnes
Balisage de la scène et des coulisses
2 personnes
Faire chanter les danseurs
2 personnes
Réaliser la répétition technique
6 personnes
Ouvrir les portes
4 personnes
Contrôler les billets
3 personnes
Accompagner le public à la salle
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Annoncer le spectacle
Réaliser la première représentation
15 personnes
Réapprovisionner les boissons de la pause
3 personnes
Encadrer le public pendant la pause
3 personnes
Annoncer la deuxième représentation
Donner la deuxième représentation
15 personnes
Accompagner les danseurs au foyer
2 personnes
Préparer la pause du soir
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Reconduire le public dans la salle
3 personnes
Annoncer la finale
Assurer la finale
20 personnes
Remercier les danseurs
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
Nettoyer les vestiaires
3 personnes
Passer la serpillière dans la salle
2 personnes
Charger le matériel
4 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Trier le matériel restant
2 personnes
Laver le linge
2 personnes
Archiver les photos et vidéos
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tablesqté 8
Tables pliantesqté 3
Portants à vêtementsqté 4
Bancs de vestiaireqté 6
Poubellesqté 8
Tabourets de barqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Verres à eauqté 30
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 180
Fourchettes à gâteauqté 180
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Ordinateur portable de musique
Lecteur de secours
Boîtiers DIqté 2
Câbles XLRqté 10
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Éclairage de scèneqté 4
Lampes de chantierqté 4

Décoration

Bâche de fond
Affiches hip-hopqté 12
Panneau d’accueil
Tapis rouge
Panneaux indicateursqté 8
Nappesqté 8
Tentures de scèneqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4

Nettoyage

Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Gants de nettoyageqté 12
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloque le programme au moins 3 semaines avant le spectacle. Demande à chaque groupe son fichier musical définitif et conserve une copie sur l’ordinateur de musique ainsi que sur le lecteur de secours.
Réserve la technique dès que le lieu est confirmé. Pour une représentation hip-hop, vérifie notamment les subwoofers, la table de mixage, les microphones sans fil, les boîtiers DI et la longueur des câbles XLR.
Prévois l’accueil avant le jour J : imprime le déroulé, vérifie la liste des participants et répartis les bénévoles sur l’inscription, les coulisses et la salle au moins 48 heures à l’avance.
Ne commande pas le catering sans avoir recueilli les besoins alimentaires. Fixe une date limite, par exemple 10 jours avant le spectacle, afin de transmettre un nombre fiable au prestataire.
Le jour du spectacle, ouvre le lieu assez tôt pour tester le son et les éclairages avant l’arrivée du public. Charge et rassemble aussi le ruban gaffer, les rallonges, les multiprises et les costumes avant l’installation.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un spectacle de danse hip-hop ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la représentation. Les premières semaines servent à réserver le lieu, fixer la date, confirmer les groupes et établir le programme.
Quand ouvrir la billetterie pour un spectacle de danse hip-hop ?: Ouvre la billetterie dès que la date, le lieu et le programme sont suffisamment confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant le spectacle. Garde ensuite une dernière phase de promotion pendant les 7 jours précédant l’événement.
Combien de temps avant faut-il envoyer le déroulé à l’équipe ?: Envoie le déroulé final au moins 48 heures avant le spectacle. Imprime aussi plusieurs exemplaires pour l’accueil, les coulisses et la régie afin d’éviter les versions différentes le jour même.
Quand vérifier les droits musicaux ?: Vérifie les droits musicaux dès que les fichiers utilisés dans le programme sont rassemblés, idéalement 4 semaines avant le spectacle. Toute modification de musique doit être contrôlée avant l’envoi du déroulé définitif.

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