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Hip-Hop-Tanzvorführung organisieren: die Checkliste

Eine Hip-Hop-Tanzvorführung steht und fällt mit einem klaren Ablauf und zuverlässiger Technik. Lege zuerst Termin und Location fest, bestätige die Tanzgruppen und stelle danach Programm, Musik und Ticketverkauf zusammen. In den letzten Tagen geht es vor allem um Backups, Kleidung, Requisiten, Publikumsliste und Teambriefing. Diese Checkliste hilft dir, die 80 Planungsschritte in der richtigen Reihenfolge abzuarbeiten und typische Last-Minute-Probleme zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Vorführungsdatum festlegen

    2 Personen

  • Tanzgruppen bestätigen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Musikdateien sammeln

    2 Personen

  • Musikrechte prüfen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Ticketverkauf eröffnen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Drehbuch ausdrucken

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Technik reservieren

  • Poster aufhängen

    2 Personen

  • Letzte Tickets bewerben

    2 Personen

  • Publikumsliste prüfen

    2 Personen

  • Ablaufplan an das Team senden

  • Musik auf Backup sichern

    2 Personen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Kleidung und Requisiten zusammenstellen

    3 Personen

  • Technik verladen

    3 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Crew anmelden

    2 Personen

  • Saalboden kontrollieren

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Eingangstresen einrichten

    2 Personen

  • Cateringtheke einrichten

    3 Personen

  • Bühnenboden prüfen

    3 Personen

  • Tonanlage aufbauen

    3 Personen

  • Lichtanlage aufbauen

    3 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Musikwiedergabe testen

    2 Personen

  • Lichtmodi testen

    2 Personen

  • Tänzer empfangen

    2 Personen

  • Umkleidekabinen einrichten

    3 Personen

  • Kostüme bereitlegen

    3 Personen

  • Bühne und Backstage markieren

    2 Personen

  • Tänzer einsingen lassen

    2 Personen

  • Technische Generalprobe durchführen

    6 Personen

  • Türen öffnen

    4 Personen

  • Karten kontrollieren

    3 Personen

  • Publikum in den Saal begleiten

    3 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Vorstellung ankündigen

  • Erste Vorstellung aufführen

    15 Personen

  • Pausengetränke nachfüllen

    3 Personen

  • Publikum in der Pause begleiten

    3 Personen

  • Zweite Vorstellung ankündigen

  • Zweite Vorstellung durchführen

    15 Personen

  • Tänzer zum Foyer begleiten

    2 Personen

  • Abendpause vorbereiten

    3 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Publikum zurück in den Saal begleiten

    3 Personen

  • Finale ankündigen

  • Finale durchführen

    20 Personen

  • Den Tänzern danken

    2 Personen

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    4 Personen

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Lichttechnik abbauen

    3 Personen

  • Tonanlage abbauen

    3 Personen

  • Umkleiden reinigen

    3 Personen

  • Saal wischen

    2 Personen

  • Materialien einladen

    4 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Sachen sortieren

    2 Personen

  • Wäsche waschen

    2 Personen

  • Fotos und Videos archivieren

  • Dankesnachricht versenden

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 180
  • TischeAnz. 8
  • KlappischeAnz. 3
  • KleiderständerAnz. 4
  • UmkleidebänkeAnz. 6
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • BarhockerAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 220
  • WassergläserAnz. 30
  • KaffeetassenAnz. 40
  • TellerAnz. 180
  • GebäckgabelnAnz. 180
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • SubwooferAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • Musiklaptop
  • Ersatz-Musikplayer
  • DI-BoxenAnz. 2
  • XLR-KabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • Gaffer TapeAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • LichtstativeAnz. 4
  • Lichtcontroller
  • BühnenbeleuchtungAnz. 4
  • ArbeitslampenAnz. 4

Dekoration

  • Hintergrundtuch
  • Hip-Hop-PosterAnz. 12
  • Willkommensschild
  • Roter Teppich
  • WegweiserAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 8
  • BühnentücherAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4

Reinigung

  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • ReinigungshandschuheAnz. 12
  • ToilettenbürstenAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Musikrechte früh: Prüfe die verwendeten Musikdateien, sobald das Programm steht, und sichere jede Audiodatei zusätzlich auf einem zweiten Abspielgerät.
  • Schicke den Ablaufplan spätestens am Vortag an alle Beteiligten. Markiere darin Einlass, Auftritte, Pausen, Umbauten und die Zuständigkeit der Freiwilligen.
  • Teste die komplette Tontechnik vor dem Einlass: Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Funkmikrofone, DI-Boxen und Kabel gehören gemeinsam auf die Checkliste, nicht nur einzeln.
  • Richte Umkleiden und Kleiderständer vor dem Eintreffen der Gruppen ein. Beschrifte Bereiche oder Bänke, damit Kleidung und Requisiten während mehrerer Auftritte nicht durcheinandergeraten.
  • Plane Wasser und Catering nach der bestätigten Gästezahl und erfasse Ernährungswünsche vor der Bestellung. Zwei bis drei Tage Vorlauf lassen meist noch Anpassungen zu, am Veranstaltungstag ist es zu spät.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Hip-Hop-Tanzvorführung organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Termin und der Bestätigung der Tanzgruppen. Musikrechte, Technik und Ticketverkauf sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor der Vorführung geklärt sein.
Wann sollte der Ticketverkauf für eine Tanzvorführung starten?
Starte den Verkauf idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Prüfe die Anmeldungen wöchentlich und plane die letzte Bewerbung etwa 7 Tage vor der Vorführung ein.
Wie viele Musik-Backups braucht eine Hip-Hop-Tanzvorführung?
Halte mindestens zwei unabhängige Backups bereit: eines auf dem Musiklaptop und eines auf einem Ersatz-Musikplayer oder separaten Datenträger. Teste beide Versionen am Veranstaltungstag vor dem Einlass.
Wann muss die Technik vor einer Tanzvorführung aufgebaut werden?
Öffne die Location mindestens 3 bis 4 Stunden vor Beginn, damit Ton, Licht und Mikrofone getestet werden können. Für eine größere Aufführung mit mehreren Gruppen solltest du zusätzlich 60 bis 90 Minuten für einen vollständigen Soundcheck einplanen.

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