Checklist para organizar un espectáculo de danza hiphop

Un espectáculo de danza hiphop necesita más que reservar una sala y preparar una lista de canciones. Esta checklist reúne la coordinación de los grupos, el programa, las entradas, los derechos musicales, el equipo técnico, el vestuario y la recepción del público. Trabaja por fases: cierra primero la fecha y el lugar, después confirma artistas y proveedores, y deja una comprobación técnica completa para el día anterior. Así reduces los olvidos que suelen aparecer cuando ya han llegado los bailarines.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Fijar la fecha de la función
2 personas
Confirmar los grupos de baile
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Reunir archivos de música
2 personas
Comprobar los derechos de música
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la venta de entradas
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Imprimir el plan de trabajo
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Pedir el catering
Reservar técnica
Colgar pósters
2 personas
Promocionar las últimas entradas
2 personas
Comprobar la lista de asistentes
2 personas
Enviar el plan de trabajo al crew
Poner la música de respaldo
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger ropa y atrezzo
3 personas
Cargar el equipo técnico
3 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Registrar al equipo
2 personas
Comprobar el suelo del salón
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar mesas
3 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar el mostrador de catering
3 personas
Comprobar el suelo del escenario
3 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Montar el equipo de iluminación
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar la reproducción de música
2 personas
Probar los modos de iluminación
2 personas
Recibir a los bailarines
2 personas
Preparar los vestuarios
3 personas
Preparar los disfraces
3 personas
Señalizar el escenario y backstage
2 personas
Hacer entrar en calor a los bailarines
2 personas
Realizar el ensayo técnico
6 personas
Abrir las puertas
4 personas
Comprobar los mapas
3 personas
Guiar al público al recinto
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Anunciar la función
Realizar la primera función
15 personas
Reponer las bebidas del descanso
3 personas
Acompañar al público durante el descanso
3 personas
Anunciar la segunda función
Realizar la segunda función
15 personas
Acompañar a los bailarines al foyer
2 personas
Preparar el descanso de la tarde
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Acompañar al público de vuelta a la sala
3 personas
Anunciar la final
Realizar la final
20 personas
Agradecer a los bailarines
2 personas
Guiar al público hacia la salida
4 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar el equipo de iluminación
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Limpiar los vestuarios
3 personas
Fregar la sala
2 personas
Cargar los materiales
4 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Clasificar los artículos sobrantes
2 personas
Lavar la ropa
2 personas
Archivar fotos y vídeos
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 180
Mesascant. 8
Mesas plegablescant. 3
Percheroscant. 4
Bancos del vestuariocant. 6
Papeleracant. 8
Taburetes de barcant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Vasos para aguacant. 30
Tazas de cafécant. 40
Platoscant. 180
Tenedores de postrecant. 180
Cucharonescant. 8
Bandejas de serviciocant. 8

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 3
Portátil de música
Reproductor de música de respaldo
Cajas DIcant. 2
Cables XLRcant. 10
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Controlador de luces
Iluminación del escenariocant. 4
Lámparas de trabajocant. 4

Decoración

Lona de fondo
Carteles de hiphopcant. 12
Cartel de bienvenida
Alfombra roja
Carteles direccionalescant. 8
Mantelescant. 8
Telones de escenariocant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4

Limpieza

Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 20
Guantes de limpiezacant. 12
Escobillas de bañocant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa al menos 14 días antes y envíalo a los grupos para confirmar la duración de cada actuación, las entradas y las necesidades de vestuario.
Reúne los archivos de música en un único portátil y prepara un reproductor de respaldo con las mismas pistas. Comprueba cada canción en el equipo de sonido de la sala antes de abrir las puertas.
Reserva sonido e iluminación con varias semanas de margen. Para una función con varios grupos, confirma por escrito altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, focos, soportes, cables, regletas y cinta gaffer.
Asigna voluntarios con funciones concretas y envíales el plan de trabajo antes del evento. Necesitarás cubrir, como mínimo, la entrada, el control de asistentes, los camerinos, el escenario y la coordinación con el equipo técnico.
Haz el inventario y recoge ropa y atrezzo el día anterior. Cuenta sillas, mesas, percheros, bancos de vestuario, vasos, platos y material técnico antes de cargarlo, y reserva tiempo para devolverlo después.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de danza hiphop?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero el lugar y la fecha; durante las siguientes semanas confirma los grupos, abre la venta de entradas, contrata la técnica y cierra el catering.
¿Cuándo hay que cerrar el programa y la música?: Cierra el programa aproximadamente 14 días antes y reúne los archivos de música al menos 7 días antes. Comprueba también los derechos de cada pista y prueba la música en la sala como máximo el día anterior.
¿Qué equipo técnico hace falta para una función de danza hiphop?: Como base, prepara altavoces activos, subwoofers, mesa de mezclas, portátil de música, reproductor de respaldo, cajas DI, cables XLR, alargadores y regletas. Para la escena, calcula focos LED, trípodes, controlador e iluminación de escenario según el espacio.
¿Cuándo se prepara el vestuario y el material del evento?: Recoge la ropa y el atrezzo el día anterior y haz el inventario en ese momento. Carga el equipo técnico después de comprobarlo, y abre la ubicación con tiempo suficiente para registrar al equipo y completar la prueba técnica antes de la llegada del público.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.