Checklist pour organiser une vente aux enchères caritative

Une vente aux enchères caritative demande plus qu’une salle et des lots à vendre. Il faut cadrer l’association bénéficiaire, le budget, les conditions de vente et le mode de paiement avant d’inviter les participants. Les lots doivent être enregistrés, photographiés et présentés avec une mise à prix claire. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’au rangement sécurisé des articles après la collecte.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu de la vente aux enchères
Définir l’association caritative et l’objectif de collecte
2 personnes
Établir le budget et le prix d'entrée
2 personnes
Rédiger les conditions de vente aux enchères
2 personnes
Réserver un commissaire-priseur
Gérer la musique et la technique
2 personnes
Contacter les sponsors et les donateurs
3 personnes
Rassembler les articles de la vente aux enchères
3 personnes
Enregistrer les articles de la vente aux enchères
2 personnes
Photographier les articles de vente aux enchères
2 personnes
Créer la liste des lots et les mises à prix
2 personnes
Définir le mode de paiement
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
2 personnes
Faire les réservations
Répartir les bénévoles
2 personnes
Élaborer le déroulé et le plan
2 personnes
Créer les formulaires de paiement et d’inscription
2 personnes
Imprimer les cartes de lots et les cartes d’enchères
2 personnes
Concevoir la signalétique
Récupérer les articles de vente aux enchères
3 personnes
Ranger les articles de vente aux enchères en lieu sûr
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Emballer les lots
2 personnes
Préparer l’argent liquide et la monnaie
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager les tables d’enchères
3 personnes
Installer les cartes de lots
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer le système de sonorisation
2 personnes
Tester le microphone
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Préparer les snacks et les boissons
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les numéros d’enchère
2 personnes
Présenter les lots de la vente aux enchères
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Enregistrer les offres
2 personnes
Ouvrir la vente aux enchères
2 personnes
Mettre les lots aux enchères
3 personnes
Vérifier les enchères
2 personnes
Enregistrer les lots vendus
2 personnes
Servir les boissons de la pause
3 personnes
Sécuriser les recettes de l’enchère en cours
2 personnes
Informer les gagnants
2 personnes
Gérer les paiements
3 personnes
Accompagner la remise des lots de la vente aux enchères
3 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

Compter les recettes de la vente aux enchères
2 personnes
Démonter le système de sonorisation
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vérifier les clés et l’accès
Retourner le matériel de location
2 personnes
Relancer les paiements en attente
2 personnes
Transférer le produit
2 personnes
Envoyer le reçu de paiement aux donateurs
2 personnes
Confirmer les modalités de retrait des gagnants
2 personnes
Archiver l’administration de la vente aux enchères
Publier le message de remerciement
Stocker les matériaux restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Comptoir d'inscription
Table de vente aux enchèresqté 2
Tabouretsqté 4
Porte-manteauxqté 2
Cintresqté 40

Vaisselle

Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Cuillères à caféqté 90
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Louchesqté 12

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 2
Terminal de paiement
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles de rechargeqté 6
Imprimante d'étiquettes
Imprimante
Piles de rechangeqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6
Pieds de lampeqté 4

Décoration

Nappesqté 10
Housses de chaiseqté 90
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Compositions floralesqté 8
Panneaux directionnelsqté 8
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 2
Pâte adhésiveqté 4
Cadres photoqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Petits bolsqté 20
Pincesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Plateauxqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Conteneurs à glaceqté 4

Catering

Courses

Matériel de vente aux enchères

Cartes de lotsqté 80
Cartons d’enchèresqté 100
Numéros d'enchèreqté 100
Autocollants de lotqté 100
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 40
Marqueursqté 12
Blocs-notesqté 12
Caisse d'espèces
Caisse de comptage de billets
Enveloppesqté 120
Reçusqté 150
Cartons d'expéditionqté 30
Ruban cadeauqté 4
Papier cadeauqté 6
Film à bullesqté 2
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 8
Calculatricesqté 4
Classeursqté 6
Caisses de rangementqté 12
Appareil photo
Trépied

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Brosses de toilettesqté 3
Porte-rouleaux de papier toiletteqté 3

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Passe-câblesqté 8
Panneaux d'avertissementqté 4
Ruban adhésif pour câblesqté 4

Conseils

Fixez la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines à l’avance. Vérifiez dès la réservation la capacité de la salle, les tables disponibles, l’accès électrique et l’espace sécurisé pour entreposer les lots.
Demandez aux donateurs les informations de chaque article dès sa remise : description, valeur indicative, restrictions, coordonnées et éventuelles conditions d’utilisation. Photographiez chaque lot avant de préparer la liste finale.
Préparez les cartes de lots et les cartes d’enchères au plus tard 3 jours avant l’événement. Une fiche par lot avec le numéro, la description et la mise à prix évite les confusions pendant la vente.
Testez le paiement et la sonorisation 60 minutes avant l’ouverture. Prévoyez au moins un terminal de paiement chargé, des câbles de recharge et un moyen de secours si la connexion devient instable.
Donnez aux bénévoles un déroulé écrit et attribuez les postes avant le jour J. Prévoyez une personne à l’inscription, une au paiement, une au suivi des lots et une pour aider le commissaire-priseur dans la salle.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une vente aux enchères caritative ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, réunir les lots, contacter les sponsors, envoyer les invitations et finaliser les inscriptions.
Quand faut-il réserver le commissaire-priseur ?: Réservez-le dès que la date et le lieu sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant la vente. Il pourra ainsi valider le déroulé et les conditions de la vente.
Combien de lots faut-il prévoir pour une vente aux enchères caritative ?: Le nombre dépend de la durée prévue, mais comptez environ 5 à 8 minutes par lot présenté. Pour une séquence d’une heure, préparez donc 8 à 12 lots bien documentés plutôt qu’une liste trop longue.
Quand envoyer les invitations à une vente aux enchères caritative ?: Envoyez une première invitation 4 à 6 semaines avant l’événement, puis un rappel 7 jours avant. Fermez les inscriptions 2 à 3 jours avant si le traiteur et les places doivent être confirmés.

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