Organiser une soirée de découverte, étape par étape

Une soirée de découverte réussie repose sur un parcours bien préparé, de l’inscription au départ des invités. Commencez par fixer la date, le programme et les espaces, puis coordonnez les visites, les présentations et les activités prévues dans chaque salle. Prévoyez ensuite l’accueil, les besoins alimentaires, le matériel technique et le service des boissons. Les derniers contrôles doivent avoir lieu avant l’arrivée du premier participant, pas le jour même au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver les salles et espaces
3
Établir le plan de la soirée
2 personnes
4
Envoyer le programme aux employés
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Confirmer les inscriptions
11
Préparer les badges nominaux
2 personnes
12
Rassembler les présentations
13
Vérifier les présentations
2 personnes
14
Définir l’itinéraire de la visite
2 personnes
15
Définir les activités par salle
3 personnes
16
Commander le catering
17
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
18
Tester la technique
2 personnes
19
Organiser les clés et l’accès
20
Faire les courses
2 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Préparer les en-cas
3 personnes
23
Composer les dossiers d’information
3 personnes
24
Trier les badges nominatifs
2 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
27
Mettre en place le point café
2 personnes
28
Mettre le buffet en place
3 personnes
29
Installer le matériel d’information
2 personnes
30
Suspendre la décoration
3 personnes
31
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
32
Installer les activités locales
6 personnes
33
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
34
Aménager le vestiaire
2 personnes
35
Vérifier les toilettes
2 personnes
36
Effectuer des rondes de sécurité
2 personnes
37
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
38
Briefer les guides
4 personnes
39
Faire le briefing de l’équipe activité
6 personnes

Événement

40
Accueillir les invités
4 personnes
41
Cocher les inscriptions
2 personnes
42
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
43
Servir le café et le thé
3 personnes
44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
45
Présenter l’ouverture
2 personnes
46
Accompagner les visites guidées
6 personnes
47
Tenir les points d’information
8 personnes
48
Encadrer les cours d’essai
6 personnes
49
Répondre aux questions des parents
4 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
54
Animer le moment photo
2 personnes
55
Annoncer la clôture
56
Raccompagner les invités
4 personnes

Suivi

57
Rassembler la vaisselle
3 personnes
58
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
59
Éteindre l’équipement
2 personnes
60
Retirer la décoration
3 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
62
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Nettoyer les locaux
4 personnes
65
Nettoyer les toilettes
2 personnes
66
Dégager le comptoir d’accueil
2 personnes
67
Rassembler les objets trouvés
68
Vérifier les portes et les fenêtres
2 personnes
69
Rapporter les clés
70
Ranger le matériel restant
2 personnes
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
72
Envoyer un message de remerciement
73
Répondre aux questions en attente
2 personnes
74
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 4
Portantsqté 3
Tabouretsqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à eauqté 120
Assiettesqté 120
Fourchettes à gâteauqté 120
Cuillères à caféqté 100
Couverts de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Théièresqté 4
Carafes d’eauqté 12
Pichets à laitqté 6
Sucriersqté 6
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Ordinateurs portablesqté 4
Projecteursqté 3
Écrans de projectionqté 3
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Câbles HDMIqté 4
Télécommandes de présentationqté 3
Câbles de rechargeqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 6
Cartes de menuqté 12
Mur photo
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 3

Catering

Courses

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Bacs isothermesqté 6
Thermosqté 8
Bacs de rangementqté 12
Pinces de cuisineqté 8
Gants de cuisineqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Épongesqté 12
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 10

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes de tableqté 8

Présentation

Tableaux blancsqté 4
Chevaletsqté 4
Papier pour chevaletqté 8
Marqueursqté 24
Stylosqté 50
Dossiers d'informationqté 120
Étiquettes nominativesqté 140
Porte-badgesqté 120
Papier d'impression A4qté 2
Panneaux de directionqté 20
Autocollants flèchesqté 40
Presse-papiersqté 12
Enveloppesqté 150

Activités

Puzzlesqté 6
Matériel de jeuqté 6
Kits de bricolageqté 8
Tabliersqté 12
Mètres rubansqté 4
Ballonsqté 12

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Ruban de signalisationqté 2
Chariots de transportqté 2

Vestiaire

Cintresqté 150
Numéros de vestiaireqté 150
Sacs de vestiaireqté 4

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez les horaires d’accueil, des présentations, de la visite et des activités par salle. Gardez 10 à 15 minutes de marge entre deux séquences pour absorber les retards.
Ouvrez les inscriptions dès que le déroulé est stabilisé et demandez les besoins alimentaires dans le même formulaire. Traitez les réponses au moins 7 jours avant la soirée afin de confirmer les participants et la commande de restauration.
Préparez l’itinéraire de visite avec un responsable et un point de rendez-vous clairement indiqué. Testez le parcours au moins une fois, notamment les clés, les accès et le temps nécessaire pour passer d’une salle à l’autre.
Rassemblez les présentations et testez chaque ordinateur portable, projecteur, écran, microphone et câble HDMI au plus tard la veille. Prévoyez les rallonges, multiprises et câbles de recharge sur place : ce sont des éléments souvent oubliés.
Installez les tables, chaises, tables hautes et portants avant l’accueil, puis triez les badges nominatifs dans l’ordre des inscriptions. Refroidissez les boissons quelques heures à l’avance et préparez les en-cas avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée de découverte ?: Envoyez-les dès que la date, le programme et les espaces sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Fermez les inscriptions environ 7 jours avant afin de finaliser les badges, la restauration et les besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour une soirée de découverte ?: Prévoyez généralement 2 à 3 heures, accueil compris, avec 10 à 15 minutes de transition entre les présentations, la visite et les activités. Ajoutez une marge de 15 minutes si les participants doivent changer de salle ou de bâtiment.
Quand tester le matériel technique ?: Faites un premier test complet la veille : présentations, projecteurs, écrans, son, microphones, télécommandes et câbles. Refaites un contrôle rapide 30 minutes avant l’arrivée des invités pour vérifier les branchements et les batteries.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une soirée de découverte ?: Pour le premier accueil, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis ajustez selon la durée et la présence d’un repas. Refroidissez les boissons au moins 4 heures avant et gardez une réserve accessible pendant les visites.

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