Organiser un salon professionnel, étape par étape

Commencez par fixer la date, les horaires et le public visé avant de contacter les exposants. Le dossier exposants doit ensuite préciser les conditions d’inscription, le format des stands et les informations à fournir. Une fois les participants confirmés, construisez le plan des stands, le programme et les besoins techniques. Les derniers jours servent surtout à vérifier les badges, le traiteur, le matériel et l’installation sur place.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires du salon
2 personnes
2
Recruter des exposants
2 personnes
3
Définir le public cible
2 personnes
4
Élaborer le dossier exposants
2 personnes
5
Publier le formulaire d'inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier les messages promotionnels
8
Traiter les inscriptions des exposants
2 personnes
9
Traiter les inscriptions des visiteurs
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Collecter les informations des exposants
2 personnes
12
Préparer le plan du stand
2 personnes
13
Établir le programme
2 personnes
14
Confirmer les intervenants
15
Réserver les fournisseurs
16
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
17
Préparer les badges
2 personnes
18
Envoyer le briefing des exposants
19
Envoyer un rappel aux visiteurs
20
Classer les badges nominatifs par ordre alphabétique
2 personnes
21
Vérifier la commande traiteur
22
Rassembler le matériel promotionnel
2 personnes
23
Tester la technique
2 personnes
24
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
27
Marquer la zone d'exposition
3 personnes
28
Installer les parois des stands
4 personnes
29
Installer les tables de stand
3 personnes
30
Installer les chaises
3 personnes
31
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
32
Accueillir les exposants
3 personnes
33
Aider les exposants à s’installer
4 personnes
34
Aménager la scène et l’espace de prise de parole
3 personnes
35
Préparer les présentations
2 personnes
36
Installer la signalétique
2 personnes
37
Installer la décoration
2 personnes
38
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
39
Mettre les boissons au frais
2 personnes
40
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
41
Vérifier les issues de secours
2 personnes
42
Effectuer le test technique final
2 personnes
43
Faire le briefing d’équipe
6 personnes

Événement

44
Tenir le comptoir d'accueil
3 personnes
45
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
46
Distribuer les badges
2 personnes
47
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
48
Annoncer l'ouverture
49
Accompagner les intervenants
2 personnes
50
Soutenir les présentations
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Réapprovisionner le point café
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Vérifier les toilettes
56
Répondre aux questions du stand
2 personnes
57
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
58
Servir le cocktail réseau
3 personnes
59
Accompagner les derniers visiteurs à la sortie
2 personnes
60
Désinscrire les exposants
2 personnes

Suivi

61
Démonter les stands des exposants
4 personnes
62
Ranger le service traiteur
3 personnes
63
Rassembler la vaisselle
2 personnes
64
Éteindre l’équipement
2 personnes
65
Démonter le matériel du stand
4 personnes
66
Remettre le mobilier en place
3 personnes
67
Retirer la décoration
2 personnes
68
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
69
Nettoyer le lieu
3 personnes
70
Faire la vaisselle
2 personnes
71
Inventorier le matériel
2 personnes
72
Mettre les matériaux endommagés à part
73
Retourner les matériels de location
2 personnes
74
Enregistrer les objets trouvés
75
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
76
Envoyer un message de remerciement aux exposants
77
Archiver le matériel de présentation
78
Archiver la liste de présence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Panneaux de standqté 20
Tables de standqté 20
Tables pour les visiteursqté 8
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 12
Comptoir d'inscriptionqté 2
Scène
Table de prise de parole
Poubellesqté 12
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Écransqté 4
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Batteries externesqté 4
Point d’accès Wi-Fiqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Goulottes de câblesqté 20

Vaisselle

Verres à boireqté 160
Verres à vinqté 120
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 160
Couvertsqté 160
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 12
Petits bolsqté 24
Tire-bouchonsqté 4

Décoration

Drapeaux d'entrepriseqté 10
Plantesqté 12
Chemins de tableqté 20
Panneaux décoratifsqté 6

Éclairage

Kits d’éclairage LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 24
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3
Distributeursqté 8

Inscription

Supports de badges nominatifsqté 350
Lanyardsqté 350
Classeurs pour table d’enregistrementqté 4
Sets de stylosqté 12
Chemises à pinceqté 6

Présentation

Paperboardsqté 3
Supports de paperboardqté 3
Tableaux blancsqté 2
Marqueurs pour tableau blancqté 12
Panneaux à aiguillesqté 4
Panneaux de directionqté 12
Panneaux d'informationqté 20

Sécurité

Poteaux de balisageqté 8
Ruban de balisageqté 4
Lampes de pocheqté 4

Outils

Boîtes à outilsqté 2
Serre-câblesqté 200
Ruban gafferqté 8
Pied à coulisseqté 2
Jeux de ciseauxqté 6
Mètres rubansqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez les horaires avant de lancer les inscriptions : prévoyez aussi le temps d’ouverture du lieu, d’installation des stands et de rangement après le départ des visiteurs.
Envoyez le dossier exposants au moins 4 semaines avant le salon. Demandez la raison sociale, le contact présent sur place, les besoins électriques et les éléments à afficher sur le stand.
Fermez les inscriptions visiteurs quelques jours avant l’événement afin de préparer les badges nominatifs par ordre alphabétique. Gardez une procédure distincte pour les inscriptions de dernière minute à l’accueil.
Testez la technique la veille ou le matin même : chaque ordinateur, écran, vidéoprojecteur, microphone et enceinte doit être vérifié avec les rallonges, multiprises et câbles réellement utilisés.
Confirmez la commande traiteur après avoir recueilli les besoins alimentaires. Comptez séparément les pauses café, les boissons et les repas pour les exposants, les intervenants et les visiteurs.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon professionnel ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les exposants, les intervenants, le traiteur et les fournisseurs techniques ont besoin de délais différents, et les inscriptions prennent souvent plusieurs semaines.
Combien de temps faut-il laisser aux exposants pour s'inscrire ?: Laissez généralement 3 à 4 semaines entre la publication du formulaire et la clôture des inscriptions. Gardez ensuite au moins 7 jours pour traiter les dossiers, établir le plan des stands et envoyer le briefing final.
Quand envoyer le rappel aux visiteurs ?: Envoyez un premier rappel 7 jours avant le salon, puis un dernier message 24 à 48 heures avant l’ouverture. Indiquez les horaires, l’accès, les modalités d’accueil et les éventuels changements de programme.
Que vérifier la veille d'un salon professionnel ?: Vérifiez la commande traiteur, les badges, le plan des stands, le programme et tout le matériel promotionnel. Faites aussi un test technique complet et confirmez l’heure d’arrivée des fournisseurs avant l’ouverture du lieu.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.