Checklist pour une journée portes ouvertes au centre de congrès
Une journée portes ouvertes réussie repose sur un parcours simple pour les visiteurs et une préparation très concrète en coulisses. Commencez par fixer le programme, les espaces accessibles et les horaires des visites guidées, puis coordonnez les inscriptions, les intervenants et les démonstrations. Les derniers jours servent surtout à vérifier la technique, imprimer les plans, préparer les badges et confirmer la restauration. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs sans oublier les détails qui bloquent souvent l’accueil.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme
2 personnes
Déterminer les espaces et les itinéraires
2 personnes
Planifier les visites guidées
2 personnes
Sélectionner les démonstrations
2 personnes
Confirmer les intervenants et les démonstrateurs
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Exporter la liste des visiteurs
Envoyer la confirmation aux visiteurs
Commander le catering
2 personnes
Faire les réservations
Publier les informations de stationnement
Imprimer les plans
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les dossiers d’information
3 personnes
Rassembler les présentations
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
Vérifier les réfrigérateurs
Vérifier les toilettes
Préparer la signalétique
2 personnes
Événement
Installer le comptoir d'enregistrement
3 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Aménager les espaces de présentation
3 personnes
Monter les stands de démonstration
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Déposer les dossiers d'information sur les tables
2 personnes
Faire le briefing du personnel
4 personnes
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Animer les présentations
3 personnes
Encadrer les démonstrations
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Vérifier les stocks
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Suivi
Démonter le catering
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Recueillir les retours des visiteurs
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 18
- Chaisesqté 120
- Tables hautesqté 10
- Comptoir d'inscription
- Tables de buffetqté 4
- Tabouretsqté 12
Vaisselle
- Verres à eauqté 150
- Tasses à caféqté 120
- Assiettesqté 150
- Couvertsqté 150
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
Équipement
- Vidéoprojecteurqté 3
- Écrans de projectionqté 3
- Ordinateurs portablesqté 3
- Câbles HDMIqté 5
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Microphones sans filqté 3
- Haut-parleursqté 4
- Pieds de microqté 3
- Cliques de présentationqté 3
- Glacièresqté 6
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
Cuisine
- Thermosqté 8
- Pichets à caféqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Cuillères de serviceqté 8
- Pains de glaceqté 24
Décoration
- Nappesqté 18
- Ballonsqté 150
- Pompe à ballonsqté 2
- Panneau d’accueil
- Plantesqté 12
- Présentoirs pour cartes nominativesqté 20
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 8
- Lampadairesqté 6
Inscription
- Supports de badges nominatifsqté 150
- Stylosqté 30
- Presse-papiersqté 10
- Formulaires visiteursqté 180
- Braceletsqté 180
Communication
- Talkies-walkiesqté 8
- Plansqté 180
- Brochures du programmeqté 180
- Sacs d’informationqté 180
- Panneaux indicateursqté 20
- Marqueurs permanentsqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Sets de serpillièreqté 3
- Aspirateursqté 2
- Éponges de nettoyageqté 12
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
- Distributeurs de serviettesqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Prévoyez le parcours visiteur avant d’envoyer les invitations : indiquez les espaces visités, la durée de chaque visite et le point de départ. Imprimez les plans en nombre suffisant et prévoyez une signalétique visible dès l’entrée.
- Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement afin d’exporter une liste fiable des visiteurs, de préparer les badges nominatifs et de transmettre les besoins alimentaires au traiteur. Gardez une courte liste de modifications jusqu’au matin même.
- Testez chaque présentation au moins 24 heures à l’avance avec les ordinateurs portables, vidéoprojecteurs, écrans, câbles HDMI et microphones réellement utilisés. Ajoutez des rallonges, multiprises et câbles de rechange : les prises disponibles sont rarement là où il faut.
- Ne limitez pas la préparation du café et de l’eau à la commande du catering. Vérifiez les réfrigérateurs, remplissez les glacières et installez les machines à café, bouilloires, thermos et pichets avant l’arrivée du premier groupe.
- Réservez du temps pour les espaces souvent oubliés : toilettes, stationnement, comptoir d’inscription et zones d’attente. Comptez au moins 30 minutes avant l’ouverture pour une dernière vérification des tables, chaises, badges, dossiers d’information et panneaux.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes dans un centre de congrès ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de fixer le programme, confirmer les intervenants, publier les inscriptions, commander la restauration et réserver les équipements nécessaires.
- Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?
- Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue, avec le programme, les horaires des visites et les informations de stationnement. Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement pour finaliser les badges et le catering.
- Combien de temps prévoir pour les visites guidées ?
- Prévoyez généralement 30 à 45 minutes par visite, puis 10 à 15 minutes pour faire circuler le groupe suivant. Limitez la taille des groupes selon la capacité des salles et la visibilité pendant les démonstrations.
- Quand tester la technique avant les portes ouvertes ?
- Faites un test complet la veille, puis un contrôle rapide 60 à 90 minutes avant l’ouverture. Vérifiez les présentations, les microphones sans fil, les haut-parleurs, les vidéoprojecteurs, les câbles et les batteries des cliqueurs.
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