Checklist pour organiser un festival du court métrage

Un festival du court métrage demande de coordonner les films, les droits de diffusion, la technique et l’accueil du public dans le bon ordre. Commence par fixer la date, le lieu et le programme, puis confirme les cinéastes et les fichiers de projection. À l’approche de l’événement, vérifie les sous-titres, les créneaux et chaque élément audiovisuel. Cette checklist rassemble 76 tâches et 84 fournitures pour suivre la préparation sans oublier les détails qui prennent du temps.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du festival
2 personnes
Établir le programme
3 personnes
Sélectionner les films
3 personnes
Contacter les cinéastes
2 personnes
Confirmer les droits de diffusion
2 personnes
Réserver le lieu
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Réserver la technique
2 personnes
Publier la page web
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Envoyer le communiqué de presse
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Vérifier les créneaux de projection
2 personnes
Vérifier les sous-titres
2 personnes
Rassembler les fichiers vidéo
2 personnes
Faire des sauvegardes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les flyers du programme
Imprimer les panneaux de direction
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Retirer la technique
2 personnes
Vider la salle
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer l’écran de projection
3 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Effectuer un test vidéo
2 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Vérifier les toilettes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Lancer le bloc 1
2 personnes
Servir les boissons de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Lancer le deuxième bloc de films
2 personnes
Accueillir les cinéastes
2 personnes
Animer l’entretien
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Lancer le bloc 3 du film
2 personnes
Distribuer le bulletin de vote du public
2 personnes
Rassembler les bulletins de vote
2 personnes
Annoncer les vainqueurs du jury
2 personnes
Remettre le prix du public
2 personnes
Préparer le mot de clôture
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter le buffet traiteur
3 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Remettre les clés
Retourner le matériel technique
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Archiver les photos et les fichiers
Envoyer un message de remerciement
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 170
Tables pliantesqté 12
Bureau d’accueil
Tabouretsqté 8
Poubellesqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Lecteur multimédia
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 4
Clés USBqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Verres à eauqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Plats de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Thermosqté 6

Décoration

Affiches du programmeqté 12
Affiches de filmqté 20
Tapis rouge
Nappesqté 12
Présentoirs pour cartes nominativesqté 6
Ballonsqté 60
Guirlandes décorativesqté 6
Compositions floralesqté 4

Catering

Courses

Inscription

Badges nominatifsqté 220
Porte-badgesqté 220
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Braceletsqté 220
Bulletins de voteqté 200
Urnes de voteqté 2
Brochures du programmeqté 220
Listes des visiteursqté 8

Communication

Talkies-walkiesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Papier d’impressionqté 500
Cartouches d'encreqté 2
Panneaux de directionqté 12
Autocollants flèchesqté 30
Ruban adhésifqté 6
Chemises à pinceqté 6

Nettoyage

Supports de sacs-poubelleqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 24
Nettoyant multi-usagesqté 4
Nettoyant pour vitresqté 2
Brosses de toilettesqté 4
Gants en caoutchoucqté 12
Essuie-toutqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Passe-câblesqté 12
Extincteursqté 4
Panneaux de sortie de secoursqté 6

Prix

Prix du public
Prix du juryqté 3
Diplômesqté 6
Chèques-cadeauxqté 6
Trophéesqté 4

Conseils

Bloque le lieu et la technique avant d’annoncer le programme : il faut connaître les horaires de projection, la capacité de la salle et les possibilités de branchement.
Demande les fichiers vidéo plusieurs semaines avant le festival, puis teste chaque film avec le vidéoprojecteur, l’écran, le lecteur multimédia et les câbles réellement prévus.
Ne considère pas les droits de diffusion comme acquis : obtiens une confirmation écrite pour chaque film avant de publier le programme ou d’envoyer le communiqué de presse.
Prévois un déroulé imprimé pour l’équipe et des panneaux de direction visibles dès l’entrée. Les badges nominatifs et le bureau d’accueil doivent être prêts avant l’arrivée du premier invité.
Centralise les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard quelques jours avant l’événement. Cela permet d’ajuster le catering, les places assises et le planning des bénévoles.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival du court métrage ?: Commence au moins 3 à 6 mois avant la date prévue. Le lieu, les droits de diffusion, la sélection des films et la réservation de la technique doivent être confirmés avant la communication publique.
Combien de temps avant faut-il récupérer les films ?: Demande tous les fichiers vidéo au minimum 3 semaines avant le festival. Garde ensuite quelques jours pour vérifier les sous-titres, tester les créneaux de projection et faire deux sauvegardes.
Que faut-il tester pour la projection d’un court métrage ?: Teste chaque film dans les conditions réelles au moins 48 heures avant l’ouverture. Vérifie l’image, le son, les sous-titres, le lecteur multimédia, les câbles HDMI et les adaptateurs nécessaires.
Quand confirmer le catering et les besoins alimentaires ?: Recueille les besoins alimentaires dès l’inscription et transmets le récapitulatif au catering 5 à 7 jours avant l’événement. Prévois aussi la vaisselle, les verres et les couverts de service avant le jour J.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.