Checklist pour organiser une conférence de presse

Une conférence de presse réussie repose sur une préparation précise, surtout pour l’accueil des journalistes et la coordination des intervenants. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis avancez vers les invitations, les accréditations et le dossier de presse. Les aspects souvent oubliés sont les besoins d’interview, les contraintes alimentaires, les badges et les fichiers numériques accessibles le jour J. Cette checklist regroupe les 68 tâches et 63 éléments à prévoir, dans l’ordre de préparation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
Confirmer les intervenants et les porte-parole
2 personnes
Établir la liste de presse
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Ouvrir l’accréditation presse
Recenser les possibilités d'interview
2 personnes
Recenser le matériel technique
2 personnes
Réserver le catering
Prévoir la photographie et la vidéo
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Traiter les inscriptions
2 personnes
Préparer les badges presse
2 personnes
Constituer le dossier de presse
2 personnes
Mettre en forme la présentation et le communiqué de presse
2 personnes
Vérifier la commande traiteur
Envoyer le briefing des intervenants
Imprimer le déroulé
2 personnes
Imprimer la liste de présence
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer le matériel de presse en numérique
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Recharger les appareils

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les dossiers de presse
2 personnes
Trier les badges nominatifs
2 personnes
Installer la table et les chaises de la scène
3 personnes
Installer le fond et la signalétique
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Brancher la présentation
2 personnes
Tester le niveau sonore
2 personnes
Tester la présentation et la vidéo
2 personnes
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer la presse
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes
Accompagner les intervenants à la salle
Ouvrir la conférence de presse
Annoncer les intervenants
Animer les présentations
2 personnes
Passer les microphones
2 personnes
Enregistrer les questions de la salle
Encadrer le moment photo et vidéo
2 personnes
Faciliter les interviews
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Commander du matériel de presse supplémentaire
Collecter les coordonnées de la presse
Finaliser les derniers entretiens
2 personnes
Accompagner les invités à la sortie
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Sécuriser le matériel de presse
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Effectuer le contrôle final du site
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Envoyer le communiqué de presse et les photos en suivi
2 personnes
Gérer la participation et les contacts presse

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 10
Table de scène
Pupitre
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 90
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100

Équipement

Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Appareils photoqté 2
Caméra vidéo
Trépiedqté 3
Cartes d'enregistrementqté 3
Clés USBqté 5
Pointeur laser
Cliqueur de présentation

Inscription

Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Lanyardsqté 100
Formulaires de présenceqté 100
Stylos à billeqté 30
Chemises à pinceqté 6

Communication

Dossiers de presseqté 100
Papier d'impression A4qté 2
Paperboard
Feuilles de paperboardqté 30
Marqueursqté 12
Panneaux de signalisationqté 8
Autocollants flèchesqté 20

Décoration

Bâche de fond
Nappesqté 10
Compositions floralesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 3

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 12
Petits bolsqté 12
Pincesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 20

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme au moins 4 à 6 semaines à l’avance. Gardez une marge pour confirmer les porte-parole, réserver la salle et finaliser les possibilités d’interview.
Envoyez les invitations dès que le lieu et les intervenants sont confirmés, puis ouvrez l’accréditation presse avec une date limite fixée 3 à 5 jours avant la conférence.
Préparez le dossier de presse en deux formats : une version imprimée pour l’accueil et une version numérique sur clé USB ou accessible immédiatement depuis un ordinateur.
Faites un test technique complet la veille : microphones, haut-parleurs, vidéoprojecteur, câbles HDMI, adaptateurs, rallonges et multiprises doivent être branchés et vérifiés ensemble.
Prévoyez l’accueil au moins 45 minutes avant le début. Installez les badges nominatifs, la liste de présence, les boissons et le matériel de presse avant l’arrivée des premiers journalistes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une conférence de presse ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, confirmer les intervenants, envoyer les invitations, traiter les accréditations et préparer le dossier de presse.
Quand envoyer les invitations à une conférence de presse ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et les porte-parole sont confirmés, généralement 3 à 4 semaines avant l’événement. Fixez une relance environ 7 jours avant et clôturez les inscriptions 3 à 5 jours avant.
Que doit contenir un dossier de presse ?: Incluez le communiqué de presse, la présentation, les informations utiles sur les intervenants et les contacts médias. Préparez la version finale au plus tard 48 heures avant, puis vérifiez que la version numérique est disponible le jour J.
Quand tester le matériel technique d'une conférence de presse ?: Faites un premier contrôle 24 heures avant, puis un test sur place au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Vérifiez notamment les microphones, le son, le projecteur, l’écran, les câbles, les adaptateurs et les batteries.

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