Checklist pour organiser une course caritative

Une course caritative demande bien plus que le tracé du parcours et le jour de départ. Il faut obtenir les autorisations, sécuriser l’itinéraire, recruter les bénévoles et suivre les inscriptions avant l’événement. Cette checklist rassemble 77 tâches et 66 éléments de matériel, dans l’ordre où vous pouvez les préparer. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés : assurance, besoins alimentaires, premiers secours, signalisation et répartition des groupes de départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Tracer le parcours de course
3 personnes
Gérer les autorisations et les déclarations
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Vérifier l’assurance
Composer les packs de sponsoring
2 personnes
Contacter les sponsors
3 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Informer les écoles et les associations
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Enregistrer les fonds de sponsoring
2 personnes
Réserver les bénévoles de premiers secours
Répartir les régulateurs de circulation
2 personnes
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Établir l’itinéraire et le plan de sécurité
3 personnes
Rédiger le programme et le briefing
2 personnes
Concevoir les dossards
Imprimer les cartes d'itinéraire
Préparer les panneaux des sponsors
2 personnes
Vérifier les rubans des médailles
Confirmer les réservations
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Imprimer la liste des participants
Composer les kits de démarrage
4 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Vérifier le terrain et l’itinéraire
3 personnes
Monter l’arche de départ
3 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
Installer les barrières
4 personnes
Accrocher les panneaux des sponsors
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer les points d'eau
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Briefing des bénévoles
4 personnes

Événement

Ouvrir les inscriptions
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Enregistrer les participants en retard
2 personnes
Accompagner les participants vers le sas de départ
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Don de solidarité de départ
3 personnes
Tenir les postes de circulation
10 personnes
Compter les participants à l’arrivée
3 personnes
Distribuer de l'eau
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
Gérer la remise des médailles
3 personnes
Accueillir les sponsors
2 personnes
Prendre des photos à l’arrivée
Informer le public
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner le service traiteur
3 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
Retirer les barrières
4 personnes
Démonter les tentes et l’arche de départ
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux sponsors
2 personnes
Traiter les recettes
2 personnes
Partager les photos avec les participants
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 40
Tables hautesqté 4
Nappesqté 10

Matériel de sport

Arche de départ
Numéros de départqté 250
Épingles de sûretéqté 500
Rubans de médailleqté 200
Médailles des participantsqté 200
Chronomètresqté 4
Podomètresqté 4
Bidons d'eauqté 8
Gobeletsqté 500
Glacièresqté 8
Flèches de directionqté 40
Cônesqté 30
Barrières de sécuritéqté 20
Ruban de balisageqté 6
Drapeauxqté 20

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Gilets réfléchissantsqté 20
Lampes de pocheqté 10
Gants en nitrileqté 4
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6

Inscription

Nappes pour table d’inscriptionqté 2
Presse-papiersqté 10
Stylos à billeqté 30
Marqueursqté 12
Étiquettes nominativesqté 250
Enveloppesqté 250
Caisse à espèces
Panneau de paiement

Communication

Talkies-walkiesqté 12
Mégaphone
Panneaux du programmeqté 6
Cartes d'itinéraireqté 250
Panneaux de sponsorqté 20
Supports pour panneauxqté 20
Ruban adhésifqté 12
Attaches-câblesqté 200

Équipement

Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externes rechargeablesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Cuillères de serviceqté 8
Petits bolsqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250

Décoration

Ballonsqté 200
Poids pour ballonsqté 8
Guirlandes de fanionsqté 10
Trophéesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et le parcours : prévoyez idéalement 8 à 12 semaines pour obtenir les autorisations, vérifier l’assurance et réserver les espaces de départ et d’arrivée.
Ne laissez pas les bénévoles pour la dernière semaine. Répartissez à l’avance les postes de premiers secours, les régulateurs de circulation, l’accueil et le ravitaillement, puis confirmez chaque présence 7 jours avant.
Fermez les inscriptions suffisamment tôt pour constituer les groupes de départ, préparer les dossards et imprimer les cartes d’itinéraire. Un délai de 5 à 7 jours permet de traiter les dernières informations alimentaires.
Pour la sécurité, préparez un plan avec les cônes, barrières, flèches, ruban de balisage et gilets réfléchissants. Faites une vérification complète du parcours la veille, notamment aux croisements et aux zones peu visibles.
Comptez le matériel par poste plutôt que par impression générale : tables et chaises pour l’inscription, gobelets et bidons d’eau au ravitaillement, trousses de premiers secours et couvertures de survie pour les équipes de sécurité.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course caritative ?: Prévoyez au moins 8 semaines pour une petite course et davantage si le parcours nécessite plusieurs autorisations. Les sponsors, les bénévoles, l’assurance et les réservations doivent être confirmés avant l’ouverture des inscriptions.
Quand faut-il demander les autorisations pour une course caritative ?: Déposez les demandes dès que la date et le parcours sont fixés, idéalement 8 à 12 semaines avant la course. Le délai dépend des autorités concernées et des routes ou espaces publics utilisés.
Quand recruter les bénévoles pour une course ?: Commencez le recrutement 6 à 8 semaines avant l’événement. Confirmez les affectations au plus tard 7 jours avant, avec les horaires, le point de rendez-vous et les consignes de sécurité.
Quand fermer les inscriptions à une course caritative ?: Fermez-les 5 à 7 jours avant le départ si vous devez imprimer les dossards, répartir les groupes et préparer les cartes. Gardez une procédure séparée pour les inscriptions tardives le jour même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.