Checklist pour organiser un Salon de l'habitat

Un Salon de l'habitat demande surtout de coordonner les exposants, les inscriptions et l'installation sur place. Cette checklist regroupe 69 tâches et 78 éléments à prévoir, dans un ordre pratique. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis avancez vers les stands, la communication et l'accueil des visiteurs. Les derniers contrôles portent sur les livraisons, l'électricité, la météo, la caisse et le briefing des exposants.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Contacter les exposants participants
2 personnes
Envoyer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le texte promotionnel
Traiter les inscriptions
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Confirmer les exposants
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Organiser l’enlèvement des déchets
Créer le plan
2 personnes
Imprimer la liste des exposants
Impression de la signalétique
Préparer les informations pour les visiteurs
Vérifier les prévisions météo
Envoyer le dernier briefing aux exposants
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Décharger les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Délimiter les emplacements
2 personnes
Installer les tables hautes
4 personnes
Dégager le parcours des visiteurs
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers leurs emplacements
3 personnes
Vérifier l'aménagement du stand
2 personnes
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

Annoncer l'ouverture
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Définir le trajet de parking et de marche
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Soutenir les exposants
2 personnes
Ajuster l’éclairage
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Fermer la billetterie et l’accès
2 personnes

Suivi

Faire le check-out des exposants
3 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer l'éclairage
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Balayer et nettoyer le lieu
3 personnes
Compter et nettoyer le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Traiter les courses restantes
Enregistrer les objets trouvés
Remettre le lieu en état
2 personnes
Appeler les exposants au sujet des objets oubliés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 18
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 6
Tabourets de barqté 8
Tables de maquillageqté 2
Portants à vêtementsqté 6
Bacs de rangementqté 12
Nappesqté 24

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Lampes sur batterieqté 8
Microphone à main
Haut-parleur portableqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Stations de rechargeqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Projecteurs de chantierqté 6
Lanternesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Compositions floralesqté 8
Panneaux en ardoiseqté 10
Mur photo
Décoration de tableqté 12
Panneaux indicateursqté 12

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 16
Cuillères de serviceqté 12
Cuillères à caféqté 80

Cuisine

Thermosqté 6
Filtres à caféqté 200
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Bacs à vaisselleqté 4
Torchons de cuisineqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Distributeurs de boissonsqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Cartes de menuqté 8
Porte-serviettesqté 8
Courses

Aménagement

Passe-câblesqté 12
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Caisses de rangementqté 10
Cabines de vestiaireqté 2

Bureau

Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 30
Marqueurs permanentsqté 12
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 3
Papier A4qté 2
Étiquettes nominativesqté 100
Carnets de caisseqté 6
Caisses à monnaieqté 3
Enveloppesqté 50

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Gants de travailqté 8
Tapis antidérapantsqté 6

Transport

Diablesqté 2
Roll-containersqté 4

Conseils

Confirmez la date et le lieu avant de contacter les exposants : leur participation dépend souvent de ces deux informations. Envoyez ensuite le formulaire d'inscription avec une date limite précise.
Attribuez les emplacements uniquement après avoir traité les inscriptions. Gardez un plan à jour et prévoyez des panneaux indicateurs pour que les visiteurs trouvent rapidement chaque stand.
Réservez le catering après avoir recueilli les besoins alimentaires des exposants. Prévoyez aussi les machines à café, les bouilloires, les glacières et les points de recharge nécessaires pendant la journée.
Préparez la signalétique et la liste des exposants avant le montage. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires : les visiteurs les demandent souvent dès l'entrée et les changements de dernière minute arrivent fréquemment.
Le jour J, contrôlez le site avant l'ouverture, réceptionnez les livraisons et vérifiez les rallonges, multiprises et éclairages. Gardez la caisse, la monnaie et les terminaux de paiement ensemble, dans un endroit accessible à l'équipe responsable.

Questions fréquentes

Quand contacter les exposants pour un Salon de l'habitat ?: Commencez dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement plusieurs semaines avant l'événement. Fixez une date limite d'inscription afin de pouvoir attribuer les emplacements et confirmer les exposants à temps.
Combien de temps prévoir pour installer les stands ?: Prévoyez au moins 2 à 3 heures avant l'ouverture, selon le nombre de stands et de tentes. Les tables, chaises, stands de marché et équipements doivent être déchargés avant la mise en place de la signalétique.
Quand envoyer le dernier briefing aux exposants ?: Envoyez-le 2 à 3 jours avant le Salon de l'habitat. Indiquez l'heure d'arrivée, l'emplacement attribué, les consignes de livraison, les besoins électriques et les informations pratiques pour les visiteurs.
Que faut-il vérifier la veille d'un Salon de l'habitat ?: Vérifiez les prévisions météo, les livraisons, le plan des stands, la signalétique et le matériel rassemblé. Contrôlez aussi les moyens de paiement, la monnaie, les glacières et les éclairages sur batterie.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.