Checklist para organizar un mercado de interior

Organizar un mercado de interior requiere coordinar expositores, puestos, visitantes y proveedores sin dejar decisiones para el último día. Empieza confirmando la fecha y el espacio, y trabaja después con un plano claro de los puestos. Las inscripciones, las preferencias dietéticas y el catering necesitan plazos propios. Antes de abrir, revisa las entregas, el montaje, los pagos, la iluminación y la información para visitantes con una lista única de control.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Contactar a los expositores participantes
2 personas
Enviar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el texto promocional
Gestionar inscripciones
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Fijar los soportes de los puestos
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Organizar la recogida de residuos
Hacer el plano
2 personas
Imprimir la lista de expositores
Imprimir la señalización
Preparar información para los visitantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar la última reunión informativa a los expositores
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Recibir entregas
3 personas
Descargar las mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Marcar los puestos
2 personas
Montar mesas de stand
4 personas
Despejar la ruta de visitantes
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores a sus puestos
3 personas
Comprobar la decoración del stand
2 personas
Probar la técnica y la iluminación
2 personas
Preparar café y té
2 personas

Evento

Anunciar la apertura
Atender el mostrador de información
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Señalizar el aparcamiento y la ruta de acceso
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Apoyar a los expositores
2 personas
Ajustar la iluminación
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar la venta y el acceso
2 personas

Seguimiento

Registrar la salida de los expositores
3 personas
Guardar los restos de forma segura
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la iluminación
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Barrer y limpiar el lugar
3 personas
Contar y limpiar los materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Gestionar las compras sobrantes
Registrar objetos perdidos
Entregar la ubicación
2 personas
Llamar a los expositores sobre objetos olvidados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 18
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mesas de cervezacant. 6
Taburetes de barcant. 8
Mesas de maquillajecant. 2
Percheroscant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12
Mantelescant. 24

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Lámparas con bateríacant. 8
Micrófono de mano
Altavoz portátilcant. 2
Terminales de pagocant. 2
Estaciones de cargacant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Lámparas de obracant. 6
Farolescant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 10
Globoscant. 100
Arreglos floralescant. 8
Pizarrascant. 10
Photowall
Decoración de mesacant. 12
Carteles direccionalescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 16
Cucharones de servircant. 12
Cucharillas de cafécant. 80

Cocina

Termoscant. 6
Filtros de cafécant. 200
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Abrebotellascant. 4
Cubetas para lavarcant. 4
Paños de cocinacant. 12

Limpieza

Papeleracant. 10
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Dispensadores de bebidascant. 4
Bandejas de servircant. 12
Cartas del menúcant. 8
Porta-servilletascant. 8
Compras

Montaje

Alfombrillas para cablescant. 12
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Cajas de almacenajecant. 10
Cubículos de vestuariocant. 2

Oficina

Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Rotuladores permanentescant. 12
Cinta adhesivacant. 8
Tijerascant. 6
Grapadorascant. 3
Papel A4cant. 2
Pegatinas con nombrecant. 100
Libretas de cajacant. 6
Bandejas para cambiocant. 3
Sobrescant. 50

Seguridad

Linternascant. 4
Guantes de trabajocant. 8
Alfombrillas antideslizantescant. 6

Transporte

Carros de manocant. 2
Contenedores rodantescant. 4

Consejos

Cierra las inscripciones antes de asignar los puestos. Así puedes preparar un plano definitivo y comunicar a cada expositor su ubicación sin cambios de última hora.
Envía la última información a los expositores al menos 3 días antes. Incluye horarios de llegada, ubicación del puesto, acceso para descargar y cualquier requisito del recinto.
Calcula el catering a partir del número confirmado de personas y recoge las preferencias dietéticas antes de reservarlo. Las modificaciones del menú suelen ser difíciles cuando faltan menos de 7 días.
Prepara la caja registradora, el cambio, los terminales de pago y las estaciones de carga el día anterior. Comprueba también los cables alargadores, las regletas y las lámparas con batería.
Haz una inspección del recinto antes de montar. Verifica que caben las carpas, mesas y sillas, que la señalización se ve desde la entrada y que las neveras portátiles y los residuos tienen un lugar definido.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de interior?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, expositores e inscripciones. Reserva el catering y cierra los detalles del plano al menos 7 días antes.
¿Cuándo hay que asignar los puestos del mercado?: Asigna los puestos después de cerrar las inscripciones y comunica el plano definitivo entre 5 y 7 días antes. Reserva algunos cambios solo si el espacio permite reorganizar mesas o soportes.
¿Qué hay que preparar el día anterior al mercado?: Reúne los materiales, imprime la lista de expositores y la señalización, prepara la caja y carga los equipos el día anterior. Deja para el montaje del evento únicamente las tareas que dependen de las entregas o del estado del recinto.
¿Cuánto tiempo antes deben llegar los expositores?: Indica una hora de llegada que permita descargar, montar el puesto y resolver incidencias antes de abrir, normalmente entre 60 y 90 minutos antes. Envíala en la última reunión informativa junto con el acceso y la ubicación asignada.

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