Organiser un salon de l’habitat, étape par étape

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Commencez par confirmer la date et le lieu, puis contactez les exposants participants avec un formulaire d’inscription. Fixez une date limite de réponse au moins 3 semaines avant le salon pour pouvoir relancer les retardataires.
• Attribuez les emplacements seulement après avoir recueilli les besoins de chaque exposant. Notez notamment les tables, chaises, portants, prises, rallonges et multiprises nécessaires, puis envoyez le plan définitif au moins 7 jours avant l’événement.
• Préparez la signalétique et les informations visiteurs avant la dernière semaine. Imprimez la liste des exposants, les panneaux indicateurs et le plan d’accès en plusieurs exemplaires afin de ne pas dépendre d’une seule table d’accueil.
• Traitez le catering à partir du nombre confirmé d’exposants et de bénévoles, en recueillant les contraintes alimentaires au plus tard 10 jours avant. Vérifiez aussi les machines à café, bouilloires, glacières et stations de recharge plutôt que de les chercher le matin même.
• La veille, envoyez un briefing avec les horaires d’arrivée, les consignes de déchargement et les contacts utiles. Le jour J, prévoyez un contrôle du site avant les livraisons, puis vérifiez les tentes, stands, éclairages, terminaux de paiement et le matériel de sonorisation avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand contacter les exposants pour un salon de l’habitat ?

Contactez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant le salon. Donnez-leur une date limite d’inscription située au moins 3 semaines avant l’événement.

Quand attribuer les emplacements des exposants ?

Attribuez les emplacements après la clôture des inscriptions et la collecte des besoins matériels. Envoyez le plan final au moins 7 jours avant le salon, puis rappelez les horaires d’installation dans le dernier briefing.

Combien de temps prévoir pour installer un salon de l’habitat ?

Prévoyez au minimum une demi-journée pour décharger les tables et les chaises, monter les tentes et installer les stands. Ajoutez du temps si plusieurs livraisons arrivent séparément ou si le site nécessite des rallonges et un éclairage autonome.

Quand réserver le catering pour un salon de l’habitat ?

Réservez le catering environ 2 à 3 semaines avant l’événement, une fois le nombre d’exposants suffisamment fiable. Recueillez les besoins alimentaires au plus tard 10 jours avant pour transmettre un décompte exploitable.

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