Organiser un concert de fanfare sans rien oublier

Un concert de fanfare demande une coordination précise entre les musiciens, la salle, le public et l’équipe d’accueil. Commence par confirmer la date et le lieu, puis fixe le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Les derniers jours servent surtout à vérifier le plan de salle, les chaises, le matériel technique, les textes du présentateur et la restauration. Cette checklist regroupe les étapes dans l’ordre où elles doivent être réglées, jusqu’à la caisse et aux boissons refroidies.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu du concert
2 personnes
Fixer le programme avec fanfare
2 personnes
Enregistrer les musiciens qui se produisent
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le concert en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Faire des réservations de places assises
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier les morceaux et l'ordre
2 personnes
Publier les informations de stationnement
Répartir les bénévoles pour l’accueil du public
Rédiger les textes pour le présentateur
Effectuer une visite du site
2 personnes
Dessiner le plan de la salle
2 personnes
Définir définitivement le nombre de chaises
Envoyer les informations aux musiciens
Vérifier le matériel technique
2 personnes
Imprimer les programmes et la signalétique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la restauration par module
2 personnes
Vérifier la caisse et les moyens de paiement
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter la salle et l’entrée
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Dégager la zone du podium
3 personnes
Installer les pupitres de musique
3 personnes
Installer le pupitre du chef d'orchestre
2 personnes
Préparer les tables d'instruments
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Installer les tables de traiteur
2 personnes
Suspendre la décoration et la signalisation
2 personnes
Déposer les programmes
2 personnes
Vérifier l'éclairage et les câbles
2 personnes
Accueillir les musiciens
2 personnes
Décharger les instruments en toute sécurité
4 personnes
Faire jouer les musiciens
2 personnes
Ouvrir l’accueil du public
4 personnes
Distribuer les billets et les programmes
2 personnes
Ouvrir le vestiaire
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Annoncer l'ouverture du concert
Accompagner la première partie du concert
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Vérifier la salle de pause
2 personnes
Encadrer la deuxième partie du concert
3 personnes
Animer les questions du public
Annoncer la clôture
Remercier les musiciens
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Servir le catering du soir
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer le repas des musiciens
2 personnes
Fermer le vestiaire
2 personnes
Effectuer le dernier tour du public
2 personnes
Charger les instruments
4 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes
Apporter la vaisselle à l’espace de lavage
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Balayer et laver la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Emballer l’équipement et le matériel
3 personnes
Fermer le lieu
2 personnes

Suivi

Contrôler le catering restant
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Rendre les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux musiciens
Archiver les photos et le programme
Envoyer un message de remerciement au public

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 140
Tables pliantesqté 10
Portantsqté 2
Tabouretsqté 8

Équipement

Pupitres de musiqueqté 35
Estrade du chef d'orchestre
Lampes de pupitreqté 12
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 8
Lampes de chantierqté 3
Ensemble de microphones
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Haut-parleurs actifsqté 2
Boîtiers DIqté 2
Piles de rechangeqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 160
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 5
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Petits bolsqté 16
Pinces de serviceqté 8

Décoration

Nappesqté 10
Compositions floralesqté 6
Fond de scèneqté 2
Pupitres de programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 8
Badges nominatifsqté 40

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8
Bougies LEDqté 24

Nettoyage

Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 3

Catering

Courses
Glacières avec couvercleqté 4
Distributeurs de boissonsqté 4
Poubellesqté 8
Caisse
Terminal de paiement
Numéros de vestiaireqté 200
Braceletsqté 150
Pancartes de tableqté 20
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Gants thermiquesqté 4

Bureau

Programmes imprimésqté 150
Billets d’entréeqté 150
Cartes de réservationqté 50
Stylosqté 12
Blocs-notesqté 6
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Marqueursqté 8
Presse-papiersqté 6
Calculatrices de poignetqté 2

Transport

Chariots de transportqté 3
Sangles d'arrimageqté 8
Couvertures de protectionqté 12
Caisses de rangementqté 12

Outils

Diablesqté 2
Jeux de clés Allenqté 2
Jeux de tournevisqté 2
Mètres rubansqté 2
Attaches-câblesqté 100

Conseils

Fixe le programme avec la fanfare avant d’imprimer les invitations : vérifie les morceaux, leur ordre et la durée totale, puis prévois les textes du présentateur.
Fais une visite de la salle au moins 2 semaines avant le concert. Mesure l’espace pour l’estrade du chef, les pupitres, les chaises, les câbles et les zones de circulation du public.
Ne compte pas les inscriptions comme des places définitivement occupées : réserve une marge pour les besoins particuliers et définis le nombre final de chaises après la clôture des réservations.
Teste les microphones, la table de mixage, les haut-parleurs, les rallonges et les passe-câbles avant le jour du concert. Prépare aussi des piles de rechange et des lampes de pupitre supplémentaires.
Prépare la restauration par module la veille ou le matin même : refroidis les boissons, remplis les carafes d’eau, installe les tasses, verres, assiettes et couverts, puis vérifie la caisse et les moyens de paiement avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert de fanfare ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date. Confirme d’abord le lieu et la fanfare, puis réserve du temps pour les invitations, les inscriptions, le plan de salle et le matériel technique.
Combien de chaises prévoir pour un concert de fanfare ?: Prévois une chaise par place confirmée et garde une marge de 5 à 10 % si la salle le permet. Arrête le nombre définitif après les réservations et vérifie qu’il reste des passages dégagés.
Quand envoyer les invitations pour un concert ?: Envoie-les environ 4 à 6 semaines avant le concert. Relance les personnes qui n’ont pas répondu 10 à 14 jours avant la date afin d’estimer les places, la restauration et l’accueil.
Quand tester le matériel technique d’un concert de fanfare ?: Fais un premier contrôle au moins 7 jours avant, puis un test complet lors de la visite finale de la salle. Vérifie les microphones, les pieds, la table de mixage, les haut-parleurs, les câbles et les piles de rechange.

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