Organiser un salon d’antiquités, étape par étape

Un salon d’antiquités se prépare d’abord comme une petite foire professionnelle : il faut réserver le lieu, définir les horaires et attribuer chaque emplacement avant d’inviter les exposants. Ensuite, formalisez les conditions de vente, centralisez les inscriptions et confirmez les besoins pratiques. La dernière semaine sert surtout à vérifier le matériel, imprimer les informations et organiser l’accueil. Prévoyez une marge pour les paiements, le montage des tables et les demandes alimentaires de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2
Réserver le lieu
3
Créer le plan du salon
2 personnes
4
Numéroter les emplacements
5
Rédiger les conditions de vente
6
Créer le formulaire d'inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier le salon en ligne
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Confirmer les exposants
11
Informer les exposants
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Commander le catering
14
Planifier l'achat de boissons
15
Organiser les moyens de paiement
16
Préparer la monnaie
2 personnes
17
Concevoir la signalétique
18
Préparer les cartes de prix
2 personnes
19
Imprimer la liste des exposants
20
Imprimer les informations visiteurs
21
Vérifier le matériel
2 personnes
22
Faire les courses
2 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer le service traiteur
2 personnes

Événement

25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Vérifier les clés et l’accès
27
Vérifier la salle
2 personnes
28
Installer les tables et les chaises
6 personnes
29
Marquer les emplacements
2 personnes
30
Monter le comptoir d'information
2 personnes
31
Monter la table de catering
2 personnes
32
Installer l’éclairage
2 personnes
33
Suspendre la décoration
2 personnes
34
Installer la signalétique
2 personnes
35
Accueillir les exposants
3 personnes
36
Indiquer leur emplacement aux exposants
3 personnes
37
Enregistrer les exposants
2 personnes
38
Faire installer les stands par les exposants
4 personnes
39
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
40
Préparer le café et le thé
2 personnes
41
Vérifier les toilettes
42
Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
43
Accueillir les visiteurs
2 personnes
44
Distribuer le programme
45
Fournir les informations
2 personnes
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Maintenir la table de restauration propre
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Nettoyer les toilettes entre-temps
52
Soutenir les exposants
2 personnes
53
Assurer la permanence au comptoir d’entrée
2 personnes
54
Compter les visiteurs
55
Annoncer le dernier tour
56
Guider les visiteurs vers la sortie
2 personnes
57
Clôturer les ventes
2 personnes
58
Faire le check-out des exposants
3 personnes
59
Rassembler les objets trouvés

Suivi

60
Clôturer la caisse
2 personnes
61
Démonter les tables et les chaises
6 personnes
62
Retirer la décoration
2 personnes
63
Éteindre l’équipement
2 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Nettoyer la salle
4 personnes
67
Effectuer le nettoyage final des toilettes
2 personnes
68
Inventorier le matériel
2 personnes
69
Ranger le stock restant
2 personnes
70
Retourner les matériels de location
2 personnes
71
Restituer les clés du lieu
72
Envoyer un message de remerciement aux exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 35
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 6
Bureau d’information
Portants à vêtementsqté 4
Tables hautesqté 6
Chariots de transportqté 4

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Terminaux de paiementqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Microphone à main
Mégaphone

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Lampadairesqté 6
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de nuitqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettes à pâtisserieqté 80
Cuillères à caféqté 80
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 10
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6

Catering

Courses

Décoration

Bannières du salonqté 4
Nappesqté 35
Fonds de scène en tissuqté 12
Vases décoratifsqté 12
Fleurs artificiellesqté 12
Cadres photoqté 10
Miroirs décoratifsqté 6
Décoration de tableqté 20

Papeterie

Cartes avec numéro de standqté 40
Étiquettes de prixqté 500
Brochures pour les visiteursqté 250
Listes des exposantsqté 50
Formulaires d'inscriptionqté 100
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 10
Ruban adhésifqté 12
Ruban adhésif double faceqté 6
Papier A4qté 2
Presse-papiersqté 8
Panneaux pictogrammesqté 12
Panneaux indicateursqté 16

Caisse

Caisses pour espècesqté 2
Bacs de comptage d’argentqté 2
Carnets de caisseqté 6
Braceletsqté 250
Coupelles à monnaieqté 4
Bobines de ticketsqté 8
Calculatricesqté 3
Portefeuillesqté 4

Nettoyage

Balaisqté 4
Aspirateursqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Poubellesqté 12
Chiffons de nettoyageqté 30
Brosses de toilettesqté 4
Gants en caoutchoucqté 8
Balais à mainqté 6
Pelles à poussièreqté 4

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Pilesqté 24
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 12
Gants de travailqté 12

Transport

Diablesqté 3
Caisses de rangementqté 20
Couvertures de déménagementqté 12
Sangles d'arrimageqté 8
Roll-containersqté 4

Conseils

Commencez par le plan du salon avant d’envoyer les invitations. Numérotez chaque emplacement et indiquez clairement les dimensions disponibles afin d’éviter les changements de dernière minute.
Fixez une date limite d’inscription au moins 3 semaines avant l’ouverture. Vous aurez ainsi le temps de traiter les demandes, confirmer les exposants et ajuster le plan du salon.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis passez la commande de catering 7 à 10 jours avant l’événement. Les régimes particuliers oubliés sont difficiles à gérer le jour même.
Préparez les paiements plusieurs jours à l’avance : testez les terminaux, prévoyez de la monnaie et gardez une solution de secours si la connexion ne fonctionne pas. Une seule personne devrait suivre la caisse pendant l’ouverture.
Faites une vérification sur place la veille ou au moins 3 heures avant l’ouverture. Contrôlez les rallonges, multiprises, éclairages, tables, chaises, boissons refroidies et documents visiteurs avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon d’antiquités ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les premières semaines servent à réserver le lieu et lancer les inscriptions, puis les 10 derniers jours sont consacrés aux confirmations, au matériel, au catering et à la signalétique.
Quand faut-il confirmer les exposants ?: Confirmez-les au plus tard 2 à 3 semaines avant l’ouverture. Envoyez ensuite les horaires, le numéro d’emplacement, les conditions de vente et les informations d’installation dans un seul message.
Combien de boissons prévoir pour un salon d’antiquités ?: Pour un accueil de 4 heures, comptez environ 2 boissons par visiteur si un service est prévu, puis ajoutez une marge de 10 %. Prévoyez aussi de l’eau en carafes et des boissons chaudes pour les exposants.
À quelle heure ouvrir le lieu le jour du salon ?: Ouvrez le lieu au moins 3 heures avant l’arrivée du public. Ce délai permet d’installer les tables, les emplacements, l’éclairage, le bureau d’information, les paiements et le service traiteur sans bloquer les exposants.

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