Organiser un marché hebdomadaire sans rien oublier

Un marché hebdomadaire demande une préparation régulière, mais aussi une organisation précise pour chaque édition. Commence par vérifier l’autorisation et le lieu, puis fixe le plan des emplacements avant d’inviter les exposants. Les derniers jours servent à confirmer les besoins, la météo, l’électricité et l’enlèvement des déchets. Le jour même, prévois assez de temps pour installer les tentes, les tables, la signalétique et le point café avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Vérifier l’autorisation de marché
Confirmer le lieu du marché
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Inviter les exposants
Traiter les inscriptions
Attribuer les emplacements
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver des prises électriques
Réserver l’enlèvement des déchets
Définir la voie d'accès
2 personnes
Publier la promotion
Envoyer les informations aux exposants
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Charger le matériel de marché
3 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer les panneaux et les flèches de direction
2 personnes
Aménager le point d’information
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Vérifier les présentoirs des stands
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Tenir le point d’information
Réapprovisionner les boissons
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Dire au revoir aux exposants
2 personnes

Suivi

Démonter les stands et les tables
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Débrancher l’alimentation électrique
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer les articles réutilisables
2 personnes
Restituer la caution et les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 8
Tables hautesqté 6
Chaises pliantesqté 24
Nappesqté 12
Caisses en plastiqueqté 20
Pieds de parasolqté 6
Chevaletsqté 6
Barrières de sécuritéqté 10
Cônesqté 12
Sangles d'arrimageqté 12
Lests de tenteqté 24

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 8
Mètre rubanqté 2
Visseuses sans filqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Tiroirs-caissesqté 4
Distributeurs automatiquesqté 2
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Projecteurs de chantier LEDqté 4
Pilesqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Louchesqté 6

Décoration

Drapeaux de marchéqté 12
Panneaux d’annonceqté 4
Flèches de directionqté 10
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 30
Badges nominatifsqté 30
Stylosqté 12
Presse-papiersqté 4
Pochettes d'information A4qté 20

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de travailqté 8
Lingettes nettoyantes pour toilettesqté 4

Conseils

Demande les inscriptions et les besoins alimentaires des exposants au moins 10 jours avant le marché. Tu pourras ainsi attribuer les emplacements et prévoir les prises électriques sans modifier le plan au dernier moment.
Envoie aux exposants leur emplacement, l’heure d’arrivée et la voie d’accès au plus tard 3 jours avant. Indique aussi où déposer les déchets et où trouver le point d’information.
Contrôle les prévisions météo 48 heures avant, puis vérifie les tentes et les pieds de parasol le matin même. Une tente doit être lestée avant l’ouverture, même par temps calme.
Prévois une marge d’installation d’au moins 2 heures avant l’arrivée des visiteurs. Les branchements, les passe-câbles, l’éclairage et les flèches de direction prennent souvent plus de temps que prévu.
Pour le point café, compte environ 2 gobelets ou tasses par visiteur attendu et prépare les thermos avant l’ouverture. Garde les rallonges et multiprises hors des zones de passage pour éviter les chutes.

Questions fréquentes

Quand demander l’autorisation pour un marché hebdomadaire ?: Lance la demande au moins 4 à 6 semaines avant la première date prévue. Certaines autorisations exigent aussi un plan du marché et les horaires d’installation.
Combien de temps faut-il pour installer un marché hebdomadaire ?: Prévois au minimum 2 heures avec une équipe de 3 à 4 personnes pour les tentes, tables, chaises, éclairages et panneaux. Ajoute 30 minutes si les exposants installent eux-mêmes leur stand.
Quand confirmer les emplacements aux exposants ?: Envoie le plan et l’emplacement définitif au moins 3 jours avant le marché. Demande une confirmation dans les 24 heures afin de pouvoir réattribuer rapidement une place en cas de désistement.
Combien de prises électriques réserver pour un marché ?: Compte une prise par équipement électrique et ajoute environ 20 % de marge. Recense les machines à café, bouilloires et éclairages au moins une semaine avant pour éviter les multiprises surchargées.

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