Checklist pour organiser le Marché du roi

Organiser le Marché du roi demande de verrouiller les autorisations, les exposants et la circulation avant de penser à la décoration. Cette checklist suit l’ordre utile : choisir le lieu, répartir les stands, confirmer les besoins, puis préparer le matériel et l’accueil. Les derniers jours servent surtout à vérifier la météo, les branchements, les sanitaires, les déchets et les panneaux. Utilisez-la pour savoir quoi régler en premier et éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Demander une autorisation
Fixer le lieu du marché
Vérifier l’assurance
Inviter les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Répartir les emplacements
2 personnes
Confirmer les exposants
Recueillir les besoins alimentaires
Publier la répartition des stands
Confirmer les mesures de circulation
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Réserver les sanitaires
Réserver l’enlèvement des déchets
Consigner le contact de premiers secours
Vérifier les prévisions météo
Envoyer le dernier briefing aux exposants
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Vérifier les stands et les tentes
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Imprimer la liste du marché
Refroidir les boissons
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Dégager la zone de chargement
2 personnes
Balayer le site
3 personnes
Installer les stands
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Confirmer les numéros des stands
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Indiquer leur emplacement aux exposants
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Ouvrir le point d’information
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Dégager les voies de circulation
2 personnes
Allumer l’éclairage
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Finaliser les ventes aux visiteurs
2 personnes

Suivi

Dire au revoir aux exposants
3 personnes
Démonter les stands et les tentes
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger l’éclairage
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 20
Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 6
Chaises pliantesqté 30
Tabourets de barqté 6
Parois de standqté 20
Poids de standqté 40
Tables hautesqté 8

Équipement

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Rallongesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Multiprisesqté 8
Terminaux de paiement mobilesqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Mégaphone

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Projecteurs de chantierqté 4
Pieds de lampeqté 4
Pilesqté 24

Décoration

Drapeaux néerlandaisqté 12
Fanions orangeqté 10
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Panneaux de numéro de standqté 20
Panneaux d’informationqté 6
Panneaux indicateursqté 10
Attaches-câblesqté 200

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 60
Verresqté 60
Assiettesqté 60
Fourchettesqté 60
Couteauxqté 60
Cuillèresqté 60

Cuisine

Carafesqté 6
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Petits bolsqté 12
Pincesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Épongesqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le lieu et les autorisations : prévoyez plusieurs semaines pour obtenir l’accord nécessaire, vérifier l’assurance et confirmer les règles de circulation.
Fixez une date limite d’inscription pour les exposants, puis envoyez la répartition des stands au moins 7 jours avant le marché. Cela laisse le temps de corriger les doublons et les besoins particuliers.
Vérifiez les besoins électriques stand par stand : additionnez les machines à café, bouilloires, terminaux de paiement et éclairages avant de prévoir rallonges, multiprises et enrouleurs.
Préparez les tentes avec leurs poids avant le jour J. Un stand couvert doit être stabilisé dès son installation, surtout si les prévisions annoncent du vent ou des averses.
Gardez les boissons au frais plusieurs heures avant l’ouverture et installez le point café-thé avant l’arrivée du public. Le briefing final aux exposants doit partir au plus tard la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser le Marché du roi ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de demander l’autorisation, vérifier l’assurance, recruter les exposants et réserver les sanitaires ainsi que l’enlèvement des déchets.
Quand faut-il confirmer les exposants du Marché du roi ?: Confirmez-les au moins 2 semaines avant l’événement et publiez la répartition des stands 7 jours avant. Envoyez ensuite un dernier briefing la veille avec les horaires, l’accès et les consignes de chargement.
Que faut-il vérifier la veille du marché ?: Contrôlez la météo, les stands, les tentes, les poids, les branchements, les panneaux et la liste des courses. Prévoyez 2 à 3 heures pour rassembler le matériel et refroidir les boissons avant l’installation.
Combien de temps prévoir pour installer les stands ?: Réservez au minimum 2 heures avant l’ouverture, davantage si plusieurs tentes et cloisons doivent être montées. Dégagez la zone de chargement dès le début afin que les exposants puissent décharger sans bloquer la circulation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.