Organiser un marché de Noël à la gare : la checklist

Un marché de Noël organisé dans une gare demande plus de coordination qu’un marché classique : les accès, les flux de voyageurs et l’électricité doivent être réglés tôt. Cette checklist suit l’ordre utile, de la confirmation des horaires à l’installation des stands. Elle couvre aussi les exposants, le traiteur, les inscriptions, les paiements et le matériel de service. Gardez une marge pour les livraisons et prévoyez un responsable joignable le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et les heures
2 personnes
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Vérifier les autorisations
Coordonner l’accès à la gare
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Enregistrer les titulaires de stand
2 personnes
Réserver les fournisseurs
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Partager la répartition des stands
Concevoir la signalétique
2 personnes
Créer des étiquettes de prix
2 personnes
Confirmer les délais de livraison
Planifier les bénévoles
2 personnes
Vérifier le mode de paiement
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Réceptionner les courses
2 personnes
Trier les décorations de Noël
2 personnes
Installer les stands
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Présenter les produits du stand
6 personnes
Placer les étiquettes de prix
3 personnes
Installer les caisses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Instruire les tenanciers de stand
2 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Assurer l’accueil et l’information
2 personnes
Tenir les stands
8 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons chaudes
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
Vérifier les toilettes
Réapprovisionner les articles de vente
4 personnes
Vérifier l'éclairage
Dégager les flux de visiteurs
2 personnes
Traiter les dernières commandes
4 personnes
Fermer les stands
8 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes

Suivi

Emballer le matériel de vente
6 personnes
Démonter les stands
5 personnes
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer les câbles électriques
2 personnes
Refroidir le stock restant
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Apporter le matériel au stockage
4 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Gérer la caution et les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 10
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 8
Caisses de rangementqté 20
Chariots de transportqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 120
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Terminaux de paiementqté 6
Caissesqté 4
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Passe-câblesqté 12
Lampes de pocheqté 6
Tableaux blancsqté 2
Téléphones portablesqté 4
Batteries externesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux d’officeqté 6
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 4
Thermosqté 6
Conteneurs réfrigérésqté 4
Bacs alimentairesqté 20

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 100
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 6
Chemins de tableqté 20
Personnages de Noëlqté 12
Cadres de supportqté 12
Panneaux indicateursqté 16
Supports de prixqté 40

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 20
Pilesqté 40
Lanternesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Pelles à poussièreqté 3

Catering

Courses

Conseils

Confirmez la date, les horaires et les autorisations au moins 6 à 8 semaines avant l’événement. À la gare, validez aussi les zones accessibles aux exposants, aux fournisseurs et au public.
Établissez le plan des stands avant d’inscrire définitivement les titulaires. Laissez des passages suffisamment larges et identifiez séparément les accès pour les livraisons, les visiteurs et les voyageurs.
Vérifiez les prises disponibles et la puissance électrique au moins 3 semaines à l’avance. Prévoyez des rallonges, multiprises et passe-câbles adaptés, puis testez chaque branchement avant l’ouverture.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et confirmez le nombre de repas avec le traiteur 7 à 10 jours avant. Les tasses, verres, assiettes et couverts sont souvent oubliés lorsque le catering est livré séparément.
Préparez la signalétique, les étiquettes de prix et le plan de répartition des stands avant le montage. Le jour même, installez d’abord les tables et les stands, puis les chaises, l’électricité et les zones de paiement.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël dans une gare ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, l’accès à la gare, les exposants et les fournisseurs doivent être confirmés avant de communiquer largement l’événement.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un marché de Noël ?: Prévoyez au moins 3 heures pour installer les stands, les tables, les chaises, la signalétique et les branchements. Ajoutez 30 minutes pour tester les terminaux de paiement, les machines à café et l’éclairage.
Quand confirmer les exposants et la répartition des stands ?: Fixez les inscriptions au plus tard 3 semaines avant le marché. Envoyez ensuite la répartition définitive des stands 7 à 10 jours avant afin que chacun connaisse son emplacement et ses besoins techniques.
Que faut-il prévoir pour l’électricité d’un marché de Noël à la gare ?: Faites vérifier les points d’alimentation au moins 3 semaines avant et notez la puissance disponible pour chaque zone. Prévoyez des rallonges, multiprises et passe-câbles, puis contrôlez les branchements avant l’arrivée du public.

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