Checklist para organizar un mercado navideño en una estación

Organizar un mercado navideño en una estación exige coordinar el espacio del mercado con los accesos, los horarios y la circulación de pasajeros. Empieza por confirmar la fecha, los permisos y la distribución; después cierra los puestos, proveedores, catering y necesidades eléctricas. Durante la última semana, revisa pagos, inventario, entregas y turnos de voluntarios. El día anterior se prepara la decoración y parte del material; el montaje final debe dejar libres los accesos y las zonas de paso.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha y los horarios
2 personas
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
Comprobar permisos
Coordinar el acceso a la estación
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Confirmar los puestos
2 personas
Reservar proveedores
2 personas
Pedir el catering
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Compartir la distribución de los puestos
Diseñar la señalización
2 personas
Hacer carteles de precios
2 personas
Confirmar los horarios de entrega
Programar voluntarios
2 personas
Comprobar el método de pago
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recibir los víveres
2 personas
Clasificar decoración navideña
2 personas
Montar los puestos
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Conectar la corriente
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar los productos del puesto
6 personas
Colocar las tarjetas de precios
3 personas
Instalar las cajas registradoras
2 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Preparar café y té
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Dar instrucciones a los titulares de los puestos
2 personas
Hacer la última ronda de seguridad
2 personas

Evento

Atender la entrada y la información
2 personas
Atender los puestos
8 personas
Servir café y té
3 personas
Reponer bebidas calientes
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar las mesas entre usos
2 personas
Comprobar los baños
Reponer el stock de artículos de venta
4 personas
Comprobar la iluminación
Mantener libres los flujos de visitantes
2 personas
Gestionar los últimos pedidos
4 personas
Cerrar los puestos
8 personas
Apagar la iluminación
2 personas

Seguimiento

Empaquetar el material de ventas
6 personas
Desmontar los puestos
5 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar los cables de alimentación
2 personas
Refrigerar el excedente
2 personas
Recoger objetos perdidos
Llevar los materiales al almacén
4 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Gestionar la fianza y las llaves

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 10
Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 8
Cajas de almacenamientocant. 20
Carros de transportecant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 150
Platoscant. 120
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 120
Bandejas de serviciocant. 12
Jarrascant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Jarras térmicascant. 8
Neveras portátilescant. 6
Datáfonoscant. 6
Cajas registradorascant. 4
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Alfombrillas para cablescant. 12
Linternas de manocant. 6
Pizarras blancascant. 2
Teléfonos móvilescant. 4
Baterías externascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Pinzascant. 8
Cucharonescant. 8
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 4
Termoscant. 6
Contenedores frigoríficoscant. 4
Bandejas de comidacant. 20

Decoración

Árboles de Navidadcant. 4
Bolas de Navidadcant. 100
Guirnaldas de Navidadcant. 20
Coronas navideñascant. 6
Manteles runnerscant. 20
Figuras navideñascant. 12
Marcos soportecant. 12
Carteles direccionalescant. 16
Portatarjetas de preciocant. 40

Iluminación

Cables de lucescant. 12
Lámparas LEDcant. 20
Bateríascant. 40
Farolescant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedores de polvocant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra los permisos y el acceso a la estación antes de confirmar proveedores. Deja al menos 2 semanas para resolver restricciones sobre horarios, carga, descarga y uso de electricidad.
Dibuja la distribución con antelación y comparte la ubicación de cada puesto. Reserva pasillos claros y comprueba que mesas, carpas, percheros y carros puedan entrar por los accesos disponibles.
Confirma las entregas entre 7 y 10 días antes y vuelve a llamar 48 horas antes. En una estación, una entrega fuera de horario puede bloquear un acceso o coincidir con el flujo de viajeros.
Comprueba la electricidad puesto por puesto al menos 3 días antes. Cuenta máquinas de café, teteras y datáfonos, y prepara cables alargadores, regletas y alfombrillas para cables sin cruzar zonas de paso.
Programa los voluntarios en turnos de 2 a 3 horas y asigna a una persona para pagos, otra para proveedores y otra para incidencias. Revisa el inventario la víspera y deja juntas las cajas de almacenamiento, la vajilla y las linternas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño en una estación?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar fecha, permisos, acceso y distribución. Deja cerrados puestos y proveedores al menos 3 semanas antes, y reserva los últimos 7 días para entregas, inventario y turnos.
¿Cuándo hay que comprobar la electricidad de los puestos?: Haz una primera comprobación 7 días antes y una prueba final 24 horas antes del montaje. Verifica cada punto, la longitud de los cables y la ubicación de regletas y alfombrillas para que ningún cable quede en un pasillo.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar un mercado navideño?: Calcula entre 3 y 4 horas para montar puestos, mesas, sillas, decoración y equipos, según el número de puestos. Añade 30 minutos para conectar la corriente y probar datáfonos, máquinas de café y otros equipos.
¿Qué se suele olvidar en un mercado navideño en una estación?: Suelen olvidarse los horarios de entrega, las preferencias dietéticas, los carteles de precios y un plan para los pagos cuando falla un datáfono. Compruébalos 48 horas antes y lleva linternas, cables de repuesto y cajas para recoger material.

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