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Weihnachtsmarkt am Bahnhof organisieren: die Checkliste

Ein Weihnachtsmarkt am Bahnhof braucht mehr Abstimmung als ein gewöhnlicher Markt: Zugänge, Strom, Lieferzeiten und die Aufteilung der Stände müssen zusammenpassen. Kläre zuerst Termin, Genehmigungen und die Nutzung des Bahnhofszugangs, bevor du Händler und Lieferanten festlegst. In der letzten Woche geht es vor allem um Anmeldungen, Ernährungswünsche, Beschilderung, Preise und Helfer. Am Veranstaltungstag zählen kurze Wege, sichere Kabel und ein Aufbauplan, der auch bei Lieferverzögerungen funktioniert.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Zeiten bestätigen

    2 Personen

  • Marktaufteilung ausarbeiten

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Stationzugang abstimmen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Standinhaber festlegen

    2 Personen

  • Lieferanten reservieren

    2 Personen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standaufteilung teilen

  • Beschilderung entwerfen

    2 Personen

  • Preisschilder erstellen

    2 Personen

  • Lieferzeiten bestätigen

  • Freiwillige einplanen

    2 Personen

  • Zahlungsart prüfen

    2 Personen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Lebensmittel annehmen

    2 Personen

  • Weihnachtsdekoration sortieren

    2 Personen

  • Stände aufbauen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Strom anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Standprodukte auslegen

    6 Personen

  • Preisschilder anbringen

    3 Personen

  • Kassen installieren

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Standbetreiber instruieren

    2 Personen

  • Letzte Sicherheitsrunde gehen

    2 Personen

Event

  • Eingang und Information besetzen

    2 Personen

  • Stände besetzen

    8 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Warme Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Tische zwischendurch reinigen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Verkaufsartikelbestand auffüllen

    4 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Besucherströme freihalten

    2 Personen

  • Letzte Bestellungen bearbeiten

    4 Personen

  • Stände schließen

    8 Personen

  • Beleuchtung ausschalten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Verkaufsmaterialien einpacken

    6 Personen

  • Stände abbauen

    5 Personen

  • Tische und Stühle einsammeln

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Stromkabel entfernen

    2 Personen

  • Restbestand kühlen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Materialien ins Lager bringen

    4 Personen

  • Gemietete Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

  • Kaution und Schlüssel abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MarktständeAnz. 10
  • PartyzelteAnz. 4
  • TischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 40
  • StehtischeAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 8
  • AufbewahrungsboxenAnz. 20
  • TransportwagenAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • GläserAnz. 150
  • TellerAnz. 120
  • MesserAnz. 120
  • GabelnAnz. 120
  • LöffelAnz. 120
  • ServiertablettsAnz. 12
  • KaraffenAnz. 8

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermokannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • KartenlesegeräteAnz. 6
  • KassenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • KabelmattenAnz. 12
  • HandlampenAnz. 6
  • WhiteboardsAnz. 2
  • MobiltelefoneAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 6
  • ZangenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8
  • RührschüsselnAnz. 6
  • MessbecherAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlcontainerAnz. 4
  • LebensmittelboxenAnz. 20

Dekoration

  • WeihnachtsbäumeAnz. 4
  • WeihnachtskugelnAnz. 100
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 20
  • WeihnachtskränzeAnz. 6
  • TischläuferAnz. 20
  • WeihnachtsfigurenAnz. 12
  • HalterahmenAnz. 12
  • WegweiserAnz. 16
  • PreisschildhalterAnz. 40

Beleuchtung

  • LichtschläucheAnz. 12
  • LED-LampenAnz. 20
  • BatterienAnz. 40
  • LaternenAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • BlechdosenAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Stimme den Bahnhofszugang frühzeitig mit der zuständigen Stelle ab und lege fest, wann Lieferanten anfahren, entladen und wieder wegfahren dürfen. Plane dafür konkrete Zeitfenster statt einer allgemeinen Ankunftszeit.
  • Prüfe alle Stromanschlüsse vor dem Aufbau und verteile Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Kassen und Kartenlesegeräte auf die vorhandenen Anschlüsse. Verlängerungskabel gehören unter Kabelmatten, damit Besucher und Helfer nicht darüber stolpern.
  • Schließe die Anmeldungen einige Tage vor dem Markt ab und erfasse Ernährungswünsche getrennt. So kannst du Cateringmengen, Beschriftungen und die Ausgabe von Speisen an den tatsächlichen Bedarf anpassen.
  • Teile Standaufteilung, Lieferzeiten und Helferplan spätestens am Vortag mit allen Beteiligten. Reserviere für Aufbau, Nachfüllen und Abbau jeweils eigene Personen, damit die Standinhaber nicht gleichzeitig kassieren und Möbel tragen müssen.
  • Sortiere Weihnachtsdekoration, Geschirr und Küchenutensilien vor dem Aufbau nach Stand und Verwendungszweck. Transportwagen und Aufbewahrungsboxen sparen beim Nachschub Zeit, besonders wenn die Wege zwischen Marktständen und Lager länger sind.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt am Bahnhof organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Genehmigungen, Bahnhofszugang und Standinhabern. Lieferanten, Catering und Helfer sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Markt feststehen.
Wann sollte man die Standaufteilung für den Weihnachtsmarkt festlegen?
Lege die Standaufteilung spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung fest und teile sie anschließend an Händler, Lieferanten und Helfer. Änderungen am Veranstaltungstag kosten besonders bei Strom- und Lieferwegen viel Zeit.
Wie viele Helfer braucht ein Weihnachtsmarkt am Bahnhof?
Plane mindestens eine verantwortliche Person für Koordination, Aufbau, Strom, Nachschub und Abbau ein; bei mehreren Ständen sollte jede Aufgabe separat besetzt sein. Erstelle den Schichtplan spätestens 7 Tage vorher und berücksichtige Pausen.
Wann sollte der Aufbau am Veranstaltungstag beginnen?
Beginne so früh, dass Stände, Tische, Stühle, Dekoration und Strom vor dem Eintreffen der Besucher geprüft werden können. Setze für Stromtest, Beschilderung und Warenannahme jeweils einen eigenen Kontrollzeitpunkt vor der Öffnung fest.

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