Journée portes ouvertes solidaire : liste de courses

Une journée portes ouvertes pour une bonne cause demande plus que des affiches et quelques tables. Il faut pouvoir accueillir les visiteurs, servir des boissons et un buffet, présenter l’association et recueillir les dons sans ralentir les bénévoles. Cette liste rassemble le matériel à acheter ou à emprunter pour aménager les espaces, équiper l’accueil et gérer le service. Prévoyez aussi les éléments souvent oubliés : rallonges, batteries, signalétique et contenants réutilisables.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 60
Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries rechargeablesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Pains de glaceqté 12

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 6
Mur photo
Affichesqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 40

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Thé - 4 boîtes
- Sucre - 2 kilogrammes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 10 pièces
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Ice tea - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Glaçons - 10 sacs
- Mini-sandwiches - 120 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Petits pains - 60 pièces
- Beurre - 1 kilogramme
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Jambon - 1,5 kilogramme
- Tranches de filet de poulet - 1 kilogramme
- Houmous - 1,5 kilogramme
- Fromage frais - 1 kilogramme
- Salade aux œufs - 1 kilogramme
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Laitues - 6 pièces
- Poivrons - 12 pièces
- Roquette - 6 sacs
- Œufs - 30 pièces
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Mélange d'épices - 2 pots
- Salade de pommes de terre - 4 kilogram
- Salade de pâtes - 4 kilogrammes
- Wraps végétariens - 60 pièces
- Falafel - 2 kilogrammes
- Yaourt - 3 kilogrammes
- Muesli - 1 kilogramme
- Fraises - 2 kilogram
- Raisins - 3 kilogrammes
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Brownies - 80 pièces
- Tarte aux pommes - 6 tartes
- Crème fouettée - 6 bombes
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Snacks salés - 6 sacs
- Popcorn - 4 sacs
- Serviettes - 500 pièces
- Pailles en papier - 200 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Gel désinfectant pour les mains - 4 flacons
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Sacs de congélation - 2 cartons
- Autocollants d'étiquettes - 2 rouleaux
- Marqueurs - 2 lots

Informations

Panneaux d'informationqté 6
Présentoirs à brochuresqté 4
Brochuresqté 300
Listes d’inscriptionqté 6
Stylosqté 30
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4

Dons

Boîtes à donsqté 4
Cartes QR codeqté 12
Caisse d'espèces
Carnets de ticketsqté 4

Activités

Matériel de jeuqté 4
Crayons de couleurqté 4
Coloriagesqté 100
Étiquettes de prixqté 50
Papier de bricolageqté 200
Bâtons de colleqté 12
Kit de maquillageqté 2

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 8
Ruban de balisageqté 2
Parapluiesqté 4

Logistique

Caisses de rangementqté 12
Chariots de transportqté 2
Serre-câblesqté 100
Ruban adhésifqté 4
Gants de travailqté 8

Conseils

Prévoyez au moins une table d’accueil, une table de buffet et des chaises pour les temps de présentation. Ajoutez 10 à 15 % de places assises si la fréquentation est difficile à estimer.
Pour le café et les boissons chaudes, comptez environ 2 gobelets ou tasses par visiteur sur une demi-journée, puis ajoutez 10 % de réserve. Préparez plusieurs thermos afin d’éviter une file devant les machines à café.
Vérifiez les branchements au moins 48 heures avant l’ouverture. Prévoyez des rallonges, des multiprises et des batteries rechargeables pour le microphone et les haut-parleurs, surtout si les prises sont éloignées.
Installez la zone de dons près de l’accueil, avec les formulaires imprimés et le matériel de paiement déjà testés. Gardez une procédure séparée pour les espèces et prévoyez au moins deux stylos par bénévole chargé de l’accueil.
Ne commandez pas la décoration au dernier moment : les nappes, fanions, ballons et compositions florales doivent être prêts la veille. Réservez également les tentes, portants et tables pliantes assez tôt si une partie de la journée se déroule dehors.

Questions fréquentes

Combien de vaisselle faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes solidaire ?: Comptez au minimum 1,5 assiette, bol et couvert par visiteur attendu, ainsi que 2 gobelets ou tasses par personne. Ajoutez 10 % pour les pertes, le remplacement pendant le lavage ou une fréquentation supérieure aux inscriptions.
Quand faut-il réserver les tables, chaises et tentes ?: Réservez le mobilier au moins 3 à 4 semaines avant la date, surtout si vous avez besoin de tentes ou de tables pliantes. Confirmez les quantités et l’horaire de livraison une semaine avant l’événement.
Combien de matériel audio faut-il pour présenter l’association ?: Prévoyez au moins un microphone et deux haut-parleurs pour une présentation destinée à un groupe de visiteurs. Testez l’ensemble 48 heures avant et gardez une batterie rechargeable de secours sur place.
Quand préparer les formulaires de don et la signalétique ?: Imprimez les formulaires de don, le déroulé et les panneaux au plus tard 3 jours avant. Assemblez les badges et regroupez la signalétique la veille pour pouvoir installer l’accueil rapidement le matin.

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