Organiser un marché de la Saint-Valentin, étape par étape

Un marché de la Saint-Valentin demande plus qu’une décoration romantique : il faut coordonner les exposants, les stands, les autorisations, les visiteurs et la restauration. Commencez par bloquer la date et le lieu, puis construisez le plan du marché avant de confirmer les participants. Les points souvent oubliés sont l’alimentation électrique, l’assurance, le stationnement et les besoins alimentaires. Terminez par un test des paiements et une vérification météo avant l’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
3
Réserver les stands
4
Vérifier les autorisations
5
Vérifier l’assurance
6
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
7
Contacter les fournisseurs
2 personnes
8
Inscrire les exposants
2 personnes
9
Confirmer les exposants
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Publier l’événement en ligne
12
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Commander le catering
16
Créer la playlist musicale
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Préparer les informations sur l’itinéraire et le stationnement
19
Créer un plan pour les visiteurs
20
Préparer les activités de la Saint-Valentin
3 personnes
21
Tester le système de paiement
2 personnes
22
Vérifier les prévisions météo
23
Faire les courses
3 personnes
24
Récupérer les produits périssables
2 personnes
25
Préparer le matériel
3 personnes
26
Charger les tables et les stands
4 personnes

Événement

27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Brancher l’électricité
2 personnes
29
Monter les stands
6 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Installer l'éclairage
3 personnes
32
Suspendre la décoration
4 personnes
33
Installer la signalisation
2 personnes
34
Aménager le coin activités
3 personnes
35
Monter le buffet traiteur
4 personnes
36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
37
Préparer le café et le thé
2 personnes
38
Préparer les en-cas
4 personnes
39
Préparer les caisses
2 personnes
40
Accueillir les exposants
3 personnes
41
Indiquer leur emplacement aux exposants
3 personnes
42
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes
43
Tenir l'entrée
2 personnes
44
Tenir le point d'information
2 personnes
45
Servir le service traiteur
4 personnes
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Animer le coin cartes de la Saint-Valentin
2 personnes
48
Accompagner le mur photo
49
Gérer la musique
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Réapprovisionner le buffet entre-temps
3 personnes
53
Vérifier les toilettes
54
Informer les exposants de la fermeture
2 personnes
55
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
56
Fermer les caisses
2 personnes
57
Démonter le catering
4 personnes
58
Faire démonter les stands
4 personnes
59
Éteindre l’éclairage
2 personnes

Suivi

60
Démonter les stands
6 personnes
61
Ramener le mobilier
4 personnes
62
Retirer la décoration
3 personnes
63
Emballer le matériel
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Trier les déchets
3 personnes
66
Nettoyer le lieu
5 personnes
67
Emballer les restes
2 personnes
68
Vider les glacières
2 personnes
69
Inventorier le matériel
2 personnes
70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
71
Retirer les affiches
2 personnes
72
Relancer les exposants
73
Signaler les matériaux endommagés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 18
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 60
Tables hautesqté 6
Nappesqté 18
Tabouretsqté 12
Portants à vêtementsqté 6
Boîtes de rangementqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Sous-tassesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 6

Équipement

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Terminaux de paiementqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles de rechargeqté 6
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Batteries externesqté 4

Décoration

Guirlandes de la Saint-Valentinqté 20
Ballons en forme de cœurqté 100
Poids pour ballonsqté 12
Fleurs artificiellesqté 30
Pétales de roseqté 10
Mur photo
Accessoires photoqté 25
Cartes de menuqté 20
Décorations de tableqté 20
Photophoresqté 30
Bougies LEDqté 30
Tapis rougesqté 2
Présentoirs pour cartes de la Saint-Valentinqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Projecteurs LEDqté 6
Lanternesqté 12
Piles de rechangeqté 24

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Louchesqté 8
Supports pour filmqté 3
Pains de glaceqté 24
Plateaux de serviceqté 12

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Poubellesqté 10
Supports de sacs poubelleqté 10
Gel hydroalcooliqueqté 8
Brosses de toilettesqté 2
Bacs à vaisselleqté 8

Activités

Présentoirs pour cartes de vœuxqté 6
Crayons de couleurqté 48
Feutresqté 48
Ciseauxqté 12
Bâtons de colleqté 12
Présentoirs de tableqté 6
Miroir

Informations

Panneaux d’informationqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d’affichageqté 4
Badges nominatifsqté 40
Stylosqté 30

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de contacter les exposants. Vérifiez immédiatement les autorisations, l’assurance et les points d’alimentation : ces éléments peuvent demander plusieurs semaines.
Dessinez le plan du marché avant de réserver les stands. Prévoyez des allées assez larges, une zone clairement identifiable pour les activités de la Saint-Valentin et un accès simple aux tables de restauration.
Confirmez les exposants au moins 10 jours avant l’événement et demandez à chacun ses besoins en table, électricité et espace. Cela évite de découvrir la veille qu’une machine à café ou un terminal de paiement nécessite une prise supplémentaire.
Pour les boissons, estimez 2 à 3 consommations par personne pendant la première heure, puis adaptez selon la durée du marché. Prévoyez aussi des gobelets réutilisables, des tasses, des thermos et des glacières séparément pour éviter les ruptures au moment du service.
La veille, vérifiez la météo, récupérez les produits périssables et testez chaque terminal de paiement. Chargez les batteries externes, les enceintes et le microphone, puis regroupez le matériel par zone dans des boîtes de rangement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de la Saint-Valentin ?: Prévoyez au moins 6 semaines pour un marché avec plusieurs exposants. Les autorisations, l’assurance et la réservation des stands doivent être lancées dès que la date et le lieu sont confirmés.
Quand faut-il confirmer les exposants du marché ?: Confirmez-les idéalement 10 jours avant l’événement. Demandez à ce moment-là leurs besoins en mobilier, alimentation électrique, horaires d’arrivée et espace de présentation.
Combien de boissons prévoir pour un marché de la Saint-Valentin ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % si la météo est douce ou si le marché dure plusieurs heures.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de la Saint-Valentin ?: Vérifiez la météo, les produits périssables, les autorisations disponibles sur place et le fonctionnement des paiements. Chargez les équipements électriques et préparez le matériel au moins 12 heures avant l’ouverture.

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