Organiser une journée portes ouvertes pour une bonne cause
Une journée portes ouvertes solidaire se prépare d’abord comme un parcours de visite, puis comme une collecte. Commence par fixer la date, les horaires et le programme avant de réserver le lieu et de vérifier les autorisations nécessaires. Ensuite, rends l’inscription et le don simples, répartis les bénévoles par créneaux et confirme les besoins alimentaires. Les oublis les plus fréquents concernent le paiement sur place, la signalétique, les rallonges et le matériel audio.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Réserver le lieu
- 3
Vérifier les autorisations
- 4
Présentation de l’association caritative
2 personnes
- 5
Publier le programme en ligne
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 8
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
- 9
Contacter les sponsors
2 personnes
- 10
Définir les formes de don
2 personnes
- 11
Créer une demande de paiement
- 12
Définir la procédure pour les espèces
2 personnes
- 13
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 14
Recueillir les besoins alimentaires
- 15
Confirmer les activités
2 personnes
- 16
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 17
Réserver le catering
- 18
Prévoir des chaises supplémentaires
- 19
Gérer le matériel audio
- 20
Créer le plan
- 21
Imprimer le déroulé
- 22
Préparer la signalétique
2 personnes
- 23
Imprimer les formulaires de don
- 24
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 25
Vérifier les stocks
2 personnes
- 26
Faire les courses
2 personnes
- 27
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
- 28
Refroidir les boissons
2 personnes
- 29
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 30
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
- 31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 32
Installer les tentes de fête
4 personnes
- 33
Installer le stand d'information
2 personnes
- 34
Installer le point de dons
2 personnes
- 35
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
- 36
Préparer les activités
3 personnes
- 37
Raccorder la sonorisation
2 personnes
- 38
Installer la décoration
3 personnes
- 39
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
- 40
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
- 41
Accueillir les visiteurs
2 personnes
- 42
Présenter l’association
2 personnes
- 43
Enregistrer les dons
2 personnes
- 44
Encadrer les activités
4 personnes
- 45
Accompagner les visites guidées
2 personnes
- 46
Servir le café et le thé
2 personnes
- 47
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 49
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
- 50
Vider les poubelles
- 51
Vérifier les toilettes
- 52
Encadrer les séances photo
- 53
Annoncer les éléments du programme
- 54
Traiter les derniers dons
2 personnes
- 55
Remercier les visiteurs
2 personnes
- 56
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
Suivi
- 57
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
- 58
Ranger le service traiteur
3 personnes
- 59
Rassembler le matériel
4 personnes
- 60
Évacuer les déchets
2 personnes
- 61
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 62
Faire la vaisselle
2 personnes
- 63
Vérifier le montant du don
2 personnes
- 64
Transférer le montant du don
- 65
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
- 66
Retourner les matériels
2 personnes
- 67
Envoyer un message de remerciement
- 68
Partager les photos et les recettes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 10
- Chaisesqté 80
- Tables de buffetqté 3
- Tables hautesqté 4
- Portants à vêtementsqté 2
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 100
- Bols réutilisablesqté 60
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 80
- Couvertsqté 100
- Louchesqté 8
- Plateaux de serviceqté 12
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Haut-parleursqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Batteries rechargeablesqté 4
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Thermosqté 4
- Plateaux de serviceqté 6
- Pains de glaceqté 12
Décoration
- Ballonsqté 100
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Nappesqté 12
- Compositions floralesqté 6
- Mur photo
- Affichesqté 20
- Panneaux indicateursqté 12
- Badges nominatifsqté 40
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Pilesqté 24
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
Catering
- Courses
Informations
- Panneaux d'informationqté 6
- Présentoirs à brochuresqté 4
- Brochuresqté 300
- Listes d’inscriptionqté 6
- Stylosqté 30
- Ruban adhésifqté 6
- Ciseauxqté 4
Dons
- Boîtes à donsqté 4
- Cartes QR codeqté 12
- Caisse d'espèces
- Carnets de ticketsqté 4
Activités
- Matériel de jeuqté 4
- Crayons de couleurqté 4
- Coloriagesqté 100
- Étiquettes de prixqté 50
- Papier de bricolageqté 200
- Bâtons de colleqté 12
- Kit de maquillageqté 2
Sécurité
- Trousse de premiers secours
- Lampes de pocheqté 4
- Gilets de sécuritéqté 8
- Ruban de balisageqté 2
- Parapluiesqté 4
Logistique
- Caisses de rangementqté 12
- Chariots de transportqté 2
- Serre-câblesqté 100
- Ruban adhésifqté 4
- Gants de travailqté 8
Conseils
- Bloque la date et le programme avant toute communication. Prévois au moins deux passages dans le déroulé : l’accueil des visiteurs et la présentation de l’association, afin que les personnes arrivant plus tard comprennent immédiatement la cause défendue.
- Ouvre les inscriptions dès que le lieu et les activités sont confirmés. Demande les besoins alimentaires dans le formulaire et relance les inscrits 3 à 5 jours avant l’événement pour limiter les changements de dernière minute.
- Prépare deux circuits de don : un paiement en ligne et une procédure claire pour les espèces. Imprime les formulaires de don et indique près de l’accueil qui remet les reçus ou vérifie les montants.
- Répartis les bénévoles par poste et par créneau, avec une personne dédiée à l’accueil, une à la présentation de l’association et une au suivi des dons. Envoie le planning final au moins 48 heures avant l’ouverture.
- Fais une vérification technique la veille : haut-parleurs, microphone, rallonges, multiprises, machines à café et glacières. Installe la signalétique avant l’arrivée du public et garde quelques chaises supplémentaires disponibles.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes solidaire ?
- Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, vérifier les autorisations, contacter les sponsors, ouvrir les inscriptions et confirmer le catering.
- Quand ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes ?
- Ouvre le formulaire dès que la date, le lieu et les activités principales sont confirmés, généralement 3 à 4 semaines avant l’événement. Ferme ou vérifie les inscriptions 3 à 5 jours avant pour finaliser les repas et les badges.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir ?
- Prévois au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 pour les dons, 1 pour la présentation et 1 pour la coordination pendant chaque créneau. Ajoute une personne de renfort si plusieurs activités se déroulent en même temps.
- Quand préparer le matériel et la signalétique ?
- Prépare les badges, formulaires, affiches directionnelles et le déroulé imprimé la veille. Teste le son, les branchements et les machines à café avant l’ouverture, puis garde 30 minutes de marge le jour même.
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