Checklist pour organiser une journée portes ouvertes solidaire

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis vérifiez les autorisations avant de publier l’événement. Gardez au moins 4 à 6 semaines pour la communication et les inscriptions.
• Ouvrez les inscriptions dès que le programme est suffisamment précis. Demandez les besoins alimentaires et confirmez les activités au plus tard 7 jours avant la journée portes ouvertes.
• Prévoyez un responsable des dons et une procédure distincte pour les paiements et les espèces. Imprimez les formulaires de don et préparez une caisse ou un point de paiement avant l’arrivée du public.
• Répartissez les bénévoles par créneaux et par zone : accueil, activités, buffet, dons et rangement. Envoyez leur planning au moins 5 jours avant, avec les horaires et les responsabilités de chacun.
• Faites une vérification du matériel la veille : tables, chaises, tentes, vaisselle réutilisable, machines à café, rallonges, multiprises, microphone et batteries rechargeables. Testez la sonorisation avant l’ouverture, pas au moment de recevoir les premiers visiteurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes solidaire ?

Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, vérifier les autorisations, contacter les sponsors, diffuser le programme et traiter les inscriptions.

Quand ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes ?

Ouvrez le formulaire dès que la date, le lieu et les activités principales sont confirmés, généralement 3 à 4 semaines avant l’événement. Fermez ou mettez à jour les inscriptions environ 7 jours avant pour transmettre les effectifs au catering.

Combien de bénévoles faut-il prévoir ?

Répartissez les bénévoles par fonction plutôt que de compter uniquement le nombre de visiteurs : accueil, activités, dons, buffet et logistique. Prévoyez au minimum un responsable par zone et des remplaçants pour les créneaux de 2 à 3 heures.

Que faut-il vérifier la veille d’une journée portes ouvertes solidaire ?

Contrôlez les stocks, la signalétique, les badges, les formulaires de don, le déroulé imprimé et tout le matériel technique. Testez les haut-parleurs, le microphone, les rallonges et les multiprises au moins 2 heures avant l’ouverture si l’installation a lieu le jour même.

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