Organiser un marché aux antiquités : la checklist complète

Un marché aux antiquités demande surtout une bonne coordination entre le lieu, les exposants et la logistique du jour J. Commence par fixer les horaires, vérifier les autorisations et dessiner le plan des stands avant d’ouvrir les inscriptions. Les détails souvent oubliés sont le circuit de chargement, les besoins électriques, les sanitaires et le traitement des paiements. Cette checklist rassemble les étapes à suivre dans l’ordre, jusqu’à la signalétique et au nettoyage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
Confirmer le lieu du marché
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Créer le plan du marché
2 personnes
Répartir les stands et les emplacements
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Annoncer le marché en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Sélectionner les exposants
2 personnes
Confirmer les exposants
2 personnes
Recueillir les coordonnées
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser les besoins en énergie
Faire les réservations pour le matériel
Réserver les sanitaires
Organiser l’enlèvement des déchets
Définir l’itinéraire de stationnement
2 personnes
Déterminer l’itinéraire de chargement et de déchargement
2 personnes
Envoyer la lettre aux exposants
Vérifier les inscriptions et les paiements
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
Créer les panneaux et la signalétique
2 personnes
Rassembler les numéros d’urgence
Vérifier les prévisions météo
Rappeler les exposants
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer le matériel
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Monter les stands
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer les panneaux d’annonce
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
4 personnes
Attribuer les emplacements
3 personnes
Contrôler les stands des exposants
2 personnes
Ouvrir l'entrée et le point d'information
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les plans
2 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Attribuer les places de parking
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les pâtisseries et les sandwichs
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Maintenir le site propre et sûr
2 personnes
Vérifier les toilettes
Réapprovisionner les articles de vente
Informer les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Démonter les tables de vente
4 personnes
Accompagner les exposants à la sortie
3 personnes
Démonter les stands
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer l'éclairage
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Emballer le stock restant
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Gérer la caution et les paiements
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 24
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 36
Tables de bièreqté 4
Tables hautesqté 4
Tentes de réceptionqté 6
Portants à vêtementsqté 6
Caisses de rangementqté 20
Chariots de transportqté 4

Équipement

Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 4
Glacières mobilesqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Mégaphone
Lampes de pocheqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 80
Gobelets en papierqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8
Thermosqté 6
Glacièresqté 4

Décoration

Panneaux d'informationqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Panneau d’entrée
Nappesqté 24
Pincesqté 48
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueurs craieqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Porte-prixqté 100
Étiquettes de prixqté 300
Cartes numérotéesqté 30
Braceletsqté 300
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 10
Plans des visiteursqté 300
Listes des exposantsqté 40

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux d’épluchageqté 2
Verres doseursqté 2
Louchesqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Bacs alimentairesqté 12
Film alimentaireqté 4
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de rangementqté 12

Nettoyage

Aspirateur
Sets de balaiqté 3
Poubellesqté 10
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chariot de nettoyage
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs d'essuie-toutqté 6
Porte-papier toiletteqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe les horaires d’ouverture avant de contacter les exposants, puis prévois un créneau séparé pour l’installation et le démontage. Une ouverture à 10 h implique généralement un accès exposants plusieurs heures plus tôt.
Demande dès l’inscription les besoins en électricité, les dimensions souhaitées et les besoins alimentaires. Cela évite de modifier le plan des stands après la sélection des exposants.
Sépare clairement l’itinéraire de chargement-déchargement du stationnement du public. Envoie ces informations avec le plan et les cartes d’itinéraire au moins une semaine avant le marché.
Teste les terminaux de paiement, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture. Prévois aussi des piles de rechange et des lampes autonomes pour les zones moins éclairées.
Réserve les sanitaires, le matériel et l’enlèvement des déchets avant la dernière semaine. Le jour du marché, affiche les panneaux à chaque entrée et garde un mégaphone pour les annonces urgentes.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un marché aux antiquités ?: Ouvre le formulaire 6 à 8 semaines avant la date du marché. Garde ensuite au moins 2 semaines pour sélectionner les exposants, confirmer leur participation et vérifier les paiements.
Combien de temps prévoir pour installer les stands ?: Prévois au minimum 3 heures avant l’ouverture au public, davantage si les exposants utilisent des tentes ou doivent décharger des meubles volumineux. Indique une heure d’arrivée précise dans la lettre aux exposants.
Que faut-il demander aux exposants lors de l’inscription ?: Demande les coordonnées, le type d’antiquités présenté, les dimensions nécessaires, les besoins électriques et les besoins alimentaires. Ces informations doivent être centralisées avant de répartir définitivement les emplacements.
Quand envoyer les informations pratiques aux exposants ?: Envoie la lettre aux exposants 7 à 10 jours avant l’événement. Elle doit préciser l’horaire d’arrivée, l’itinéraire de déchargement, le stationnement, l’emplacement du stand et les moyens de paiement acceptés.

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