Checklist pour organiser un jugement avicole

Un jugement avicole demande une coordination précise entre les inscriptions, les juges, les éleveurs, les bénévoles et l’accueil du public. Commence par fixer la date et le lieu, puis verrouille le règlement, les autorisations et le planning des contrôles. Les détails souvent oubliés sont les numéros des animaux, les cages accessibles, les cartes de jury et les besoins alimentaires. Cette checklist regroupe les préparatifs à suivre jusqu’à l’installation et au contrôle final du site.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le règlement de contrôle
2 personnes
Contacter les juges
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier l’assurance et le permis
Établir le formulaire d'inscription
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer la confirmation aux participants
2 personnes
Vérifier la liste des animaux
2 personnes
Attribuer les numéros de contrôle
2 personnes
Établir le planning des contrôles
2 personnes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Confirmer le planning des juges
Publier les informations aux visiteurs
Commander les rubans de prix et les gobelets
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Commander le catering
Acheter des boissons et des aliments non périssables
2 personnes
Imprimer les cartes de jury
2 personnes
Composer le pack participant
3 personnes
Vérifier le lieu et l'accès
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Vérifier les enclos des animaux
3 personnes
Désinfecter la salle d'inspection
3 personnes
Vérifier la liste de chargement et l'itinéraire
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Installer les cages de contrôle
5 personnes
Numéroter les cages de contrôle
3 personnes
Installer les tables de contrôle
3 personnes
Tester l'alimentation électrique et l'éclairage
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
Installer un poste d’hygiène
2 personnes
Balisage des parcours
2 personnes
Préparer le contrôle d’accueil des animaux
2 personnes
Préparer les formulaires de contrôle
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes

Événement

Enregistrer les animaux
4 personnes
Vérifier les cages des animaux
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Appeler les groupes de contrôle
2 personnes
Amener les animaux aux tables de jugement
4 personnes
Distribuer les formulaires d'inspection
2 personnes
Enregistrer les résultats de l’inspection
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Ravitailler le poste d’hygiène
Maintenir la salle de jugement propre
2 personnes
Vérifier les gagnants
2 personnes
Préparer les prix et certificats
2 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Accompagner le départ des participants
3 personnes
Archiver les formulaires d'inspection
2 personnes
Vider les enclos des animaux
4 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer les cages et les tables
4 personnes
Nettoyer le lieu en profondeur
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer les résultats aux participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 80
Accueil
Tables de jugementqté 4
Tentes de réceptionqté 2
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Cages d’inspectionqté 120
Chariots de cagesqté 4
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enceintes mobilesqté 2
Microphone

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Projecteurs de chantierqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 5

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Louchesqté 8
Couverts de serviceqté 8
Pains de glaceqté 20
Bacs alimentairesqté 12
Tire-bouchonsqté 3
Bacs à vaisselleqté 6

Décoration

Panneau d’accueil
Affiches du programmeqté 6
Panneaux directionnelsqté 12
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 100
Dossards de contrôleqté 150
Rubans de prixqté 40
Coupesqté 20
Classeurs de certificatsqté 40
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 12
Papier A4qté 500
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100
Ruban de balisageqté 4
Cônesqté 12

Nettoyage

Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 3
Brosses à mainqté 4
Bains de piedsqté 3
Gantsqté 20
Tabliersqté 12
Chiffons de nettoyage lavablesqté 30
Pompes de désinfectant pour les mainsqté 6
Pulvérisateurs de désinfectantqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Vérifie assez tôt l’assurance, le permis éventuel, l’accès du site et la possibilité d’installer les cages d’inspection et les tables de jugement.
Prépare le règlement et le formulaire d’inscription ensemble. Demande la liste précise des animaux, les besoins alimentaires et les informations nécessaires pour envoyer une confirmation complète à chaque participant.
Ne garde pas l’attribution des numéros de contrôle pour la dernière semaine. Établis la liste des animaux, prépare les numéros et construis le planning des contrôles avant de confirmer les horaires aux juges et aux éleveurs.
Prévois les bénévoles par créneau plutôt qu’une seule liste générale. Il faut notamment couvrir l’accueil, l’orientation des participants, la circulation des chariots de cages, le service des boissons et la remise des récompenses.
Contrôle le matériel sur place la veille ou plusieurs heures avant l’ouverture. Teste les rallonges, multiprises, machines à café, microphone et éclairage, puis remplis les glacières et vérifie les enclos avant l’arrivée des animaux.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un jugement avicole ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de réserver le lieu, contacter les juges, publier le règlement, traiter les inscriptions et commander les rubans de prix.
Quand faut-il envoyer les invitations aux participants ?: Envoie-les environ 6 à 8 semaines avant le jugement, dès que la date, le lieu et le règlement sont confirmés. Fixe une date limite d’inscription au moins 2 à 3 semaines avant l’événement pour établir la liste des animaux et le planning des contrôles.
Combien de temps prévoir pour installer un jugement avicole ?: Prévois au minimum 4 heures d’installation, davantage si le site comporte beaucoup de cages ou plusieurs espaces. Installe d’abord les tables, cages et accès, puis le matériel électrique, l’accueil, les boissons et la signalétique.
Que faut-il vérifier le matin du jugement avicole ?: Vérifie les enclos, les cages, les numéros de contrôle, les cartes de jury et le planning affiché. Teste aussi le microphone, les prises électriques, les glacières et les machines à café avant l’arrivée des participants.

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