Checklist para organizar un concurso avícola

Un concurso avícola necesita más que jaulas y una mesa de evaluación. Antes de abrir las inscripciones tienes que cerrar el reglamento, el lugar, los jueces y los permisos; después vienen los animales, los voluntarios, los horarios y la atención a visitantes. Esta checklist reúne 73 tareas y 61 artículos para trabajar en orden, desde la planificación inicial hasta la revisión del recinto el día del concurso. También te ayuda a detectar lo que suele quedar para el último momento, como las tarjetas de evaluación, el catering y los premios.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Establecer el reglamento de evaluación
2 personas
Contactar a los jueces
2 personas
Hacer la reserva del lugar
Comprobar el seguro y el permiso
Crear el formulario de inscripción
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar confirmación a los participantes
2 personas
Comprobar la lista de animales
2 personas
Asignar números de inspección
2 personas
Elaborar el calendario de inspección
2 personas
Programar voluntarios
2 personas
Confirmar el horario de los jueces
Publicar información para visitantes
Encargar cintas de premios y copas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Pedir el catering
Comprar bebidas y alimentos no perecederos
2 personas
Imprimir tarjetas de evaluación
2 personas
Preparar el paquete de participantes
3 personas
Comprobar el lugar y el acceso
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Comprobar los recintos de los animales
3 personas
Desinfectar la sala de inspección
3 personas
Revisar la lista de carga y la ruta
Llevar materiales al lugar
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Colocar las jaulas de inspección
5 personas
Numerar las jaulas de inspección
3 personas
Montar las mesas de evaluación
3 personas
Probar corriente e iluminación
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el espacio de catering
3 personas
Instalar estación de higiene
2 personas
Marcar las rutas de paso
2 personas
Preparar el control de bienvenida de animales
2 personas
Preparar los formularios de inspección
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos y bocadillos
3 personas

Evento

Registrar los animales
4 personas
Comprobar las jaulas de animales
3 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
Llamar a los grupos de evaluación
2 personas
Llevar los animales a las mesas de evaluación
4 personas
Repartir formularios de inspección
2 personas
Registrar los resultados de la inspección
2 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos y bocadillos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Rellenar la estación de higiene
Mantener limpia la sala de evaluación
2 personas
Comprobar a los ganadores
2 personas
Dejar listos los premios y certificados
2 personas
Coordinar la entrega de premios
3 personas
Coordinar la salida de los participantes
3 personas
Archivar los formularios de inspección
2 personas
Vaciar las jaulas de los animales
4 personas

Seguimiento

Recoger la vajilla
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Limpiar las jaulas y las mesas
4 personas
Limpiar a fondo el lugar
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar los restos de forma segura
2 personas
Publicar los resultados
Enviar los resultados a los participantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 12
Sillascant. 80
Mostrador de recepción
Mesas de evaluacióncant. 4
Carpas de fiestacant. 2
Papeleracant. 8
Percheroscant. 2

Equipo

Jaulas de inspeccióncant. 120
Carros para jaulascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Altavoces móvilescant. 2
Micrófono

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de obracant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 5

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cucharonescant. 8
Cubiertos de serviciocant. 8
Acumuladores de fríocant. 20
Bandejas de comidacant. 12
Abrebotellascant. 3
Cubetas para lavarcant. 6

Decoración

Cartel de bienvenida
Pósteres del programacant. 6
Señales direccionalescant. 12
Mantelescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 100
Tarjetas de número de inspeccióncant. 150
Cintas de premiocant. 40
Copas premiocant. 20
Carpetas para certificadoscant. 40
Bolígrafoscant. 40
Portapapelescant. 12
Papel A4cant. 500
Cinta adhesivacant. 6
Bridascant. 100
Cinta de balizamientocant. 4
Conoscant. 12

Limpieza

Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 3
Limpiacristalescant. 3
Cepillos de manocant. 4
Baños de piescant. 3
Guantescant. 20
Delantalescant. 12
Paños de limpieza lavablescant. 30
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 6
Pulverizadores desinfectantescant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el reglamento antes de enviar las invitaciones. Incluye los criterios de evaluación, las categorías, los horarios y cualquier requisito para los animales, para que las inscripciones no lleguen con datos incompletos.
Reserva el lugar y comprueba el acceso con antelación. Verifica que haya espacio para las jaulas de inspección, los carros, las mesas de evaluación, la recepción y la circulación de participantes y visitantes.
No esperes a la semana del concurso para coordinar a los jueces y voluntarios. Confirma el horario de los jueces y prepara turnos suficientes para recepción, inspección, orientación y reposición de bebidas.
Cierra la lista de animales antes de preparar los números de inspección. Así puedes elaborar un calendario realista y evitar cambios manuales cuando ya estén impresas las tarjetas de evaluación.
Haz una revisión técnica y de alimentos el día anterior. Comprueba recintos, cables, regletas, altavoces, micrófono, neveras portátiles, termos y catering; deja las bebidas frías y el material de recepción listo antes de que lleguen los participantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso avícola?: Empieza al menos 8 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, confirmar a los jueces, publicar el reglamento, gestionar las inscripciones y encargar cintas de premios y copas.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de un concurso avícola?: Ciérralas entre 7 y 10 días antes del concurso. Necesitas ese tiempo para comprobar la lista de animales, asignar números de inspección, preparar el calendario y enviar las confirmaciones.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concurso avícola?: Como referencia, calcula 1 voluntario por cada 10-15 participantes, además de una persona responsable de coordinación. En un concurso con 30 participantes, reserva al menos 3 personas para recepción, inspección y apoyo general.
¿Cuándo hay que preparar las tarjetas de evaluación y los paquetes de participantes?: Imprime las tarjetas y prepara los paquetes 2 o 3 días antes. Haz una comprobación final con la lista de animales y los números de inspección para evitar duplicados o ejemplares sin documentación.

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