Checklist para organizar una formación en gestión de conflictos
Una formación sobre gestión de conflictos necesita más que un buen programa. Hay que cerrar la sala, controlar las inscripciones, preparar casos prácticos y dejar listo el material para que el grupo pueda trabajar desde el primer minuto. Esta checklist reúne 48 tareas y 46 elementos, desde las preferencias dietéticas hasta el café, el proyector y las hojas de trabajo. Sigue el orden para detectar a tiempo lo que suele quedarse para el último día.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Definir objetivos y programa
2 personas
Confirmar reserva del salón
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar la lista de participantes
Preparar el material de formación
2 personas
Desarrollar casos prácticos
2 personas
Imprimir hojas de trabajo
Hacer tarjetas con nombres
Probar la presentación
Hacer la compra
2 personas
Preparar aperitivos
2 personas
Enfriar las bebidas
Llevar materiales al lugar
2 personas
Abrir la sala
Colocar mesas y sillas
3 personas
Preparar el material de formación
2 personas
Conectar la presentación y el equipo técnico
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar aperitivos y bebidas
2 personas
Montar la mesa de recepción
Evento
Recepción de participantes
2 personas
Registrar la asistencia
Servir café y té
2 personas
Coordinar la presentación
2 personas
Dar teoría sobre conflictos
2 personas
Reponer las bebidas del descanso
Coordinar juegos de rol
3 personas
Guiar la actividad de reflexión
2 personas
Montar el bufé de cena
3 personas
Servir el bufé de cena
3 personas
Retirar la vajilla y las mesas
2 personas
Guiar ejercicios avanzados
3 personas
Reponer bebidas y snacks
Hacer que elaboren un plan de acción personal
2 personas
Guiar las preguntas y el cierre
2 personas
Repartir formularios de evaluación
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la vajilla y la cocina
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Desconectar la tecnología
2 personas
Contar y empaquetar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
Procesar formularios de evaluación
Agradecer a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 45
- Mesas de buffetcant. 2
- Percheroscant. 2
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Clic de presentación
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 50
- Vasos para aguacant. 50
- Copas de vinocant. 50
- Platoscant. 50
- Cubiertoscant. 50
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas de servircant. 8
- Cucharonescant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 2
- Pinzas de servircant. 6
Decoración
- Portatarjetas de nombrecant. 45
- Mantelescant. 8
- Atril de papelógrafo
- Bloc de rotafoliocant. 3
- Rotuladores fosforescentescant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cubos de limpiezacant. 2
- Fregonascant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
Catering
- Compras
Entrenamiento
- Tableros de trabajocant. 50
- Formularios de evaluacióncant. 50
- Tarjetas de nombrecant. 50
- Bolígrafoscant. 50
- Bloc de notascant. 50
- Tarjetas de casoscant. 30
- Tarjetas de votacióncant. 100
- Cinta de papelcant. 4
- Post-itscant. 12
- Papel A4cant. 500
Consejos
- Cierra el programa y los objetivos antes de enviar las invitaciones. Así podrás explicar la duración, el contenido y el número de plazas sin cambiar la información después.
- Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y revísalas al menos 5 días antes. No esperes a hacer la compra: las opciones necesarias pueden afectar a los aperitivos y las bebidas.
- Prepara los casos prácticos y las hojas de trabajo como un único paquete. Imprime una copia por participante y lleva varias copias adicionales por si se incorpora alguien o se estropea una hoja.
- Haz una prueba completa de la presentación entre 1 y 2 días antes. Conecta el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces, el micrófono, el clic y los cables, y comprueba también las regletas.
- Llega al menos 90 minutos antes para abrir la sala, colocar mesas y sillas, montar la recepción y probar el equipo. El café, el té, el agua y los aperitivos deben estar preparados antes de registrar la asistencia.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una formación en gestión de conflictos?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la formación. Deja cerrada la fecha, la reserva de la sala, el programa y el plazo de inscripción para poder controlar las plazas y las necesidades dietéticas.
- ¿Cuánto material de formación necesito por participante?
- Prepara un juego completo de hojas de trabajo por persona y añade entre 5 y 10 copias de reserva. Incluye también los casos prácticos y las tarjetas con nombres antes de llevar el material al lugar.
- ¿Con cuánta antelación hay que probar el proyector y el portátil?
- Haz una prueba entre 24 y 48 horas antes y repítela al abrir la sala. Comprueba imagen, sonido, micrófono, clic de presentación, cables alargadores y regletas, no solo que el portátil se encienda.
- ¿A qué hora hay que llegar el día de la formación?
- Llega 90 minutos antes del inicio previsto. Ese margen permite colocar el mobiliario, montar la mesa de recepción y el punto de café, enfriar las bebidas y resolver fallos técnicos sin retrasar la bienvenida.
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