Organiser une formation de bénévoles, étape par étape

Une formation de bénévoles se prépare d’abord avec une liste de participants fiable, puis avec un programme réaliste et une salle adaptée aux exercices. Prévoyez les invitations, les besoins alimentaires et les supports de formation avant de commander le déjeuner. La veille, vérifiez la technique, les badges et le matériel d’animation. Le jour même, l’accueil doit être prêt au moins 30 minutes avant l’arrivée du premier participant.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Envoyer un rappel
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Mettre à jour la liste des participants
6
Finaliser le programme d'entraînement
2 personnes
7
Préparer la présentation
8
Préparer les méthodes d’animation
2 personnes
9
Réserver la salle d’entraînement
10
Commander le catering
11
Vérifier la liste des courses
12
Faire les courses
2 personnes
13
Rassembler le matériel
2 personnes
14
Imprimer les handouts
15
Créer des badges nominatifs
16
Tester la technique
2 personnes

Événement

17
Ouvrir la salle
2 personnes
18
Installer les tables et les chaises
3 personnes
19
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
20
Installer la table d'inscription
2 personnes
21
Préparer le café et le thé
2 personnes
22
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
23
Accueillir les participants
3 personnes
24
Enregistrer la présence
2 personnes
25
Distribuer les badges
26
Faire la présentation de bienvenue
27
Encadrer le bloc d'entraînement
2 personnes
28
Servir les en-cas de pause
2 personnes
29
Réapprovisionner les boissons
30
Encadrer le bloc d'entraînement
2 personnes
31
Servir le buffet du dîner
3 personnes
32
Servir les repas diététiques
2 personnes
33
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
34
Encadrer les exercices pratiques
3 personnes
35
Recueillir les questions et les rendez-vous
36
Présenter la clôture
37
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

38
Rassembler le matériel
3 personnes
39
Trier les déchets
2 personnes
40
Faire la vaisselle
2 personnes
41
Nettoyer l’espace
3 personnes
42
Débrancher le matériel technique
2 personnes
43
Vérifier l’inventaire
2 personnes
44
Retourner les matériels
2 personnes
45
Archiver le matériel de présentation
46
Enregistrer la liste de présence
47
Renvoyer les informations aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 35
Nappesqté 6
Table d'inscription

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceinte portable
Cliqueur de présentation
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Bouilloires de cuissonqté 2
Thermosqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 40
Tasses à caféqté 35
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Plateaux de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pincesqté 4
Carafes d’eauqté 4
Glacièresqté 2

Décoration

Porte-nomsqté 35
Panneaux d’orientationqté 6
Numéros de tableqté 6

Formation

Panneau de paperboard
Feuilles de paperboardqté 2
Tableau blanc
Effaceurs pour tableau blancqté 2
Matériel d’entraînementqté 6

Catering

Bacs à buffetqté 6
Distributeurs de boissonsqté 2
Laitier à caféqté 2
Sucriersqté 2

Courses

Courses

Conseils

Envoyez les invitations au moins 3 semaines avant la formation et fixez une date limite d’inscription 7 jours avant. Vous aurez le temps de relancer les personnes qui n’ont pas répondu et de mettre à jour la liste des participants.
Demandez les allergies et régimes alimentaires dès l’inscription, puis transmettez le nombre définitif au traiteur 3 à 5 jours avant. Gardez une marge de 5 à 10 % pour le café, l’eau et les portions faciles à partager.
Finalisez le programme d’entraînement au plus tard 5 jours avant et préparez les handouts en fonction du nombre confirmé. Prévoyez une activité ou un support visuel pour chaque séquence, plutôt que de compter uniquement sur la présentation.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, l’enceinte et le cliqueur la veille, avec les rallonges et multiprises réellement disponibles dans la salle. Un test de 15 minutes permet souvent de repérer un câble manquant ou une prise mal placée.
Ouvrez la salle 30 à 45 minutes avant le début pour installer les tables, les chaises, l’inscription, les badges, le café et le buffet. Placez aussi les panneaux d’orientation avant l’arrivée des bénévoles : cela évite de mobiliser quelqu’un à l’accueil au dernier moment.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une formation de bénévoles ?: Prévoyez au minimum 3 semaines pour inviter les participants, traiter les inscriptions et réserver la salle. Commencez plutôt 4 à 6 semaines à l’avance si le programme doit être construit ou si le déjeuner est commandé auprès d’un traiteur.
Quand relancer les participants à une formation de bénévoles ?: Envoyez un rappel environ 7 jours avant la formation, après la date limite d’inscription. Un second message pratique 24 à 48 heures avant peut rappeler l’horaire, l’adresse et les éventuels besoins à signaler.
Quand préparer les badges et les documents de formation ?: Préparez les badges nominatifs et imprimez les handouts 2 à 3 jours avant, une fois la liste des participants presque définitive. Gardez 5 badges vierges et quelques exemplaires supplémentaires pour les changements de dernière minute.
À quelle heure faut-il ouvrir la salle de formation ?: Ouvrez la salle 30 à 45 minutes avant l’heure annoncée. Ce délai couvre l’installation des tables et des chaises, le branchement de la présentation, la mise en place de l’inscription et la préparation du café et du thé.

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