Checklist pour organiser une formation aux compétences de coaching
Organiser une formation aux compétences de coaching demande plus que de réserver une salle et de préparer un programme. Il faut suivre les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires, préparer les cahiers d’exercices et vérifier chaque élément technique avant l’arrivée du groupe. Cette checklist regroupe les tâches et le matériel à prévoir, depuis les invitations jusqu’à l’accueil des participants. Utilise-la pour avancer étape par étape et éviter les oublis de dernière minute.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste des participants
Réserver la salle d’entraînement
Calculer les quantités de catering
Élaborer le programme d’entraînement
2 personnes
Sélectionner les exercices et les cas
2 personnes
Composer les cahiers de travail
2 personnes
Imprimer les cahiers d'exercices
Préparer les cartes d’exercice
2 personnes
Remplir les badges nominatifs
Informer les participants
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Tester la présentation
2 personnes
Préparer le matériel d'entraînement
2 personnes
Installer la table d'inscription
Préparer le café et le thé
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Assurer l'accueil
2 personnes
Expliquer le modèle de coaching
Animer la répétition
3 personnes
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Animer les jeux de rôle
3 personnes
Installer le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Animer le retour sur la méthode de travail
2 personnes
Accompagner le plan d'action personnel
2 personnes
Animer la séance de questions
Distribuer les formulaires d’évaluation
Remettre les certificats
2 personnes
Suivi
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Éteindre l’équipement
Retourner le matériel de caution
Traiter les évaluations
Relancer les participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 34
- Tablesqté 6
- Table d'inscription
- Portants à vêtementsqté 2
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Câble HDMIqté 2
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Cliqueur de présentation
- Minuterieqté 2
Matériel de formation
- Chevaletsqté 3
- Feuilles de paperboardqté 60
- Tableau blanc
- Marqueurs pour tableau blancqté 12
- Cahiers d’exercicesqté 34
- Cartes d'entraînementqté 40
- Formulaires de feedbackqté 40
- Cartes du plan d'actionqté 34
- Chemises à pinceqté 34
- Stylos à billeqté 40
- Post-itqté 12
- Badges nominatifsqté 34
- Porte-badgesqté 34
- Ruban de masquageqté 4
- Ciseauxqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 40
- Verres à boireqté 40
- Assiettesqté 40
- Couvertsqté 40
- Thermosqté 4
- Carafes d’eauqté 4
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Saladiers de serviceqté 6
- Louchesqté 6
Catering
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Balai et pelle
- Kit de lavage
- Gants de nettoyageqté 4
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Décoration
- Panneaux directionnelsqté 6
- Nappesqté 6
Conseils
- Commence les invitations au moins 3 à 4 semaines avant la formation, puis fixe une date limite d’inscription pour établir une liste fiable des participants.
- Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription et calcule les quantités de catering après la clôture des réponses, plutôt que d’estimer le nombre de repas au dernier moment.
- Prépare le programme, les exercices, les cas pratiques et les cahiers de travail au moins 7 jours avant la session. Imprime ensuite quelques exemplaires supplémentaires pour les inscriptions tardives.
- Teste la présentation avec l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et le cliqueur au moins 30 minutes avant l’arrivée du groupe. Vérifie aussi les rallonges et les multiprises.
- Installe la table d’inscription, les badges nominatifs, les porte-badges et les stylos avant l’ouverture. Prévois une zone claire pour l’accueil afin d’enregistrer rapidement la présence de chaque participant.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance organiser une formation aux compétences de coaching ?
- Prévois idéalement 3 à 4 semaines pour envoyer les invitations, traiter les inscriptions et réserver la salle. Termine les supports pédagogiques et la logistique au moins 7 jours avant la formation.
- Quand préparer les cahiers d’exercices pour une formation de coaching ?
- Finalise les cahiers, les cartes d’entraînement et les cas pratiques au moins une semaine avant la session. Imprime 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires si le nombre de participants peut encore évoluer.
- Combien de boissons prévoir pour une formation d’une journée ?
- Prévois environ 1 à 1,5 litre de boissons par participant pour la journée, en incluant l’eau, le café et le thé. Refroidis les boissons au moins 4 heures avant le début de la formation.
- Quand tester le matériel de présentation dans la salle ?
- Fais un test complet 30 à 60 minutes avant l’arrivée des participants. Contrôle l’image, le son si nécessaire, le câble HDMI, l’alimentation électrique et le fonctionnement du minuteur.
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