Organiser une formation au leadership sans rien oublier

Une formation au leadership demande plus qu’un programme et une salle réservée. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, les supports pédagogiques, le matériel de présentation et l’accueil des participants. Cette checklist de 48 tâches et 41 fournitures suit l’ordre logique de préparation, des premières réservations à l’installation le jour J. Elle vous aide aussi à repérer les détails souvent réglés trop tard, comme les tests techniques, les badges nominatifs ou le refroidissement des repas.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle d’entraînement
Établir le programme d’entraînement
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Déterminer les quantités de catering
Commander le matériel d'entraînement
Créer des présentations et des fiches de travail
2 personnes
Préparer les méthodes de travail
2 personnes
Remplir les étiquettes nominatives
Envoyer les informations aux participants
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Tester l'ordinateur portable et les présentations
2 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Brancher le matériel de présentation
2 personnes
Installer les paperboards
2 personnes
Distribuer les classeurs de travail
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Réfrigérer le déjeuner et le dîner
2 personnes
Aménager la table d'accueil

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Présenter le programme et les objectifs
Animer la mission de découverte
2 personnes
Présenter les styles de leadership
Servir les boissons de pause
2 personnes
Animer des études de cas pratiques
2 personnes
Animer l’activité de réflexion
2 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer les entretiens de feedback
3 personnes
Créer des plans d’action personnels
2 personnes
Discuter des plans d’action en séance plénière
Animer la séance de questions de clôture
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Refroidir les restes
2 personnes
Rendre les articles empruntés
Envoyer le matériel aux participants par voie numérique
Archiver l'enregistrement des présences

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 25
Table d’accueil
Porte-manteau

Vaisselle

Tasses à caféqté 30
Verres à eauqté 30
Assiettesqté 30
Couvertsqté 30
Plateaux de serviceqté 4
Carafes d’eauqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Cliqueur de présentation
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Horloge murale

Cuisine

Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 2
Louchesqté 4
Pinces de serviceqté 3

Matériel de formation

Pieds de flipchartqté 2
Blocs de paperboardqté 4
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 12
Carnetsqté 25
Stylos à billeqté 30
Marqueursqté 24
Post-itqté 12
Badges nominatifsqté 30
Dossiers de travailqté 25
Enveloppesqté 30
Ruban de masquageqté 3
Minuterieqté 2

Décoration

Nappesqté 6

Nettoyage

Seau de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Poubellesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle d’entraînement dès que la date est fixée, puis vérifiez qu’elle permet d’installer les tables, les chaises, les paperboards et l’écran de projection. Préparez un plan de salle au moins 7 jours avant la formation.
Clôturez les inscriptions plusieurs jours avant l’événement afin de mettre à jour la liste des participants, recueillir les besoins alimentaires et calculer les quantités de catering. Gardez une version imprimée de cette liste pour l’accueil.
Terminez les présentations, fiches de travail et méthodes de travail au moins 3 jours avant la session. Prévoyez les classeurs, carnets, stylos, marqueurs et étiquettes nominatives en fonction du nombre final de participants.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le cliqueur, les rallonges et les multiprises la veille. Un simple test de présentation ne suffit pas : vérifiez aussi les câbles, le son éventuel et la compatibilité des fichiers.
Ouvrez la salle suffisamment tôt le jour J pour installer les tables, les chaises, l’accueil et les supports de formation. Préparez le café et le thé avant l’arrivée des participants et mettez le déjeuner ainsi que le dîner au frais à temps.

Questions fréquentes

Quand réserver une salle pour une formation au leadership ?: Réservez-la dès que la date et le nombre prévisionnel de participants sont connus, idéalement 4 à 6 semaines à l’avance. Cela laisse le temps de vérifier l’agencement, l’équipement disponible et les horaires d’accès.
Quand envoyer les invitations à une formation au leadership ?: Envoyez les invitations 3 à 4 semaines avant la formation, avec une date limite d’inscription. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant cette échéance afin de finaliser la liste et le catering.
Combien de temps faut-il prévoir pour préparer le matériel de formation ?: Prévoyez une préparation répartie sur 2 à 3 jours : finalisation des supports, rassemblement des fournitures, puis test de l’ordinateur et des présentations la veille. Gardez au moins 30 minutes le matin même pour l’installation.
Quand préparer le café, le thé et les repas ?: Installez le café et le thé avant l’accueil, généralement 30 à 45 minutes avant le début. Réfrigérez le déjeuner et le dîner dès leur réception et vérifiez les quantités après la clôture des inscriptions.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.