Checklist coachingsvaardighedentraining organiseren

Een coachingsvaardighedentraining vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een presentatieruimte. Je moet deelnemers tijdig laten aanmelden, dieetwensen verzamelen en werkboeken, oefenkaarten en feedbackformulieren per persoon klaarleggen. Ook de techniek verdient aandacht: test laptop, beamer, HDMI-kabel en presentatie vóór de start. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk en weet je wat je op de trainingsdag zelf eerst doet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst opstellen
Trainingsruimte reserveren
Cateringhoeveelheden berekenen
Trainingsprogramma uitwerken
2 personen
Oefeningen en casussen selecteren
2 personen
Werkboeken samenstellen
2 personen
Werkboeken afdrukken
Oefenkaarten voorbereiden
2 personen
Naambadges invullen
Deelnemers informeren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Ruimte controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen klaarzetten
2 personen
Presentatie testen
2 personen
Trainingsmateriaal klaarleggen
2 personen
Registratietafel inrichten
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Introductie verzorgen
2 personen
Coachingsmodel uitleggen
Oefening begeleiden
3 personen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Rollenspellen begeleiden
3 personen
Dinerbuffet opbouwen
3 personen
Diner serveren
3 personen
Werkvorm feedback begeleiden
2 personen
Persoonlijk actieplan begeleiden
2 personen
Vragenronde verzorgen
Evaluatieformulieren uitdelen
Certificaten uitdelen
2 personen

Nazorg

Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Materialen inpakken
2 personen
Apparatuur uitschakelen
Borgmaterialen retourneren
Evaluaties verwerken
Deelnemers naberichten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 34
Tafelsaantal 6
Registratietafel
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Presentatieklikker
Timeraantal 2

Trainingmateriaal

Flip-oversaantal 3
Flip-overvellenaantal 60
Whiteboard
Whiteboardmarkersaantal 12
Werkboekenaantal 34
Oefenkaartenaantal 40
Feedbackformulierenaantal 40
Actieplankaartenaantal 34
Schrijfmappenaantal 34
Balpennenaantal 40
Post-itsaantal 12
Naamkaartjesaantal 34
Badgehoudersaantal 34
Afplaktapeaantal 4
Scharenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Drinkglazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerkommenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blik
Dweilset
Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 3

Decoratie

Richtingsbordenaantal 6
Tafelkledenaantal 6

Tips

Plan de voorbereiding terug vanaf de trainingsdatum. Verstuur uitnodigingen enkele weken vooraf, verwerk aanmeldingen doorlopend en sluit de deelnemerslijst uiterlijk een paar dagen voor de training.
Maak per deelnemer één compleet pakket met werkboek, schrijfmappen, balpen, oefenkaarten, naamkaartje en feedbackformulier. Leg daarnaast extra exemplaren klaar voor onverwachte deelnemers of beschadigde materialen.
Reserveer de trainingsruimte ruim vóór de uitnodigingen worden verstuurd en controleer of er genoeg stoelen, tafels en werkruimte zijn voor oefeningen in kleine groepen. Zet de tafels niet pas bij binnenkomst op.
Test de presentatie met dezelfde laptop, beamer, HDMI-kabel en presentatieklikker die je op de trainingsdag gebruikt. Leg ook verlengkabels en stekkerdozen klaar; een ontbrekende aansluiting kost al snel 15 minuten.
Bereken catering op basis van het definitieve aantal deelnemers en vraag dieetwensen vóór je boodschappen doet. Koel dranken vooraf en zet koffie, thee, kopjes, glazen en borden klaar voordat de eerste deelnemer arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een coachingsvaardighedentraining organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Dan heb je tijd om de ruimte te reserveren, uitnodigingen te versturen, aanmeldingen te verwerken en werkboeken en oefeningen voor te bereiden.
Wat moet ik per deelnemer klaarleggen voor een coachingsvaardighedentraining?: Reken minimaal op 1 werkboek, 1 schrijfmappen, 1 balpen, een naamkaartje, oefenkaarten en een feedbackformulier per deelnemer. Leg daarnaast 2 tot 3 extra sets klaar voor last-minute wijzigingen.
Wanneer moet ik de techniek van een training testen?: Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel en presentatieklikker uiterlijk de dag vóór de training. Controleer op de ochtend zelf nog één keer of beeld, geluid en aansluitingen werken.
Hoeveel catering heb ik nodig voor een coachingsvaardighedentraining?: Bereken de catering op basis van het definitieve aantal deelnemers en tel enkele extra porties mee. Vraag dieetwensen uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf op, zodat je boodschappen en hoeveelheden nog kunt aanpassen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.