Checklist para organizar una formación en habilidades de coaching
Una formación en habilidades de coaching necesita más que un buen programa. Antes del día del curso debes cerrar las inscripciones, recoger las preferencias dietéticas y preparar ejercicios, casos, cuadernos y tarjetas de práctica. También conviene probar la presentación y revisar la sala con tiempo: proyector, cables, sillas y mesa de registro suelen causar retrasos. Esta checklist reúne 45 tareas y 45 materiales en un orden práctico, desde la planificación inicial hasta la recepción de participantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar la lista de participantes
Reservar sala de formación
Calcular las cantidades de catering
Desarrollar el programa de formación
2 personas
Seleccionar ejercicios y casos
2 personas
Preparar los cuadernos de trabajo
2 personas
Imprimir cuadernos de trabajo
Preparar las tarjetas de práctica
2 personas
Completar las credenciales
Informar a los participantes
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
Comprobar el espacio
2 personas
Montar mesas
3 personas
Preparar las sillas
2 personas
Probar la presentación
2 personas
Preparar el material de formación
2 personas
Montar la mesa de registro
Preparar café y té
2 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Hacer la presentación
2 personas
Explicar el modelo de coaching
Coordinar el ejercicio
3 personas
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
Rellenar las bebidas
Coordinar juegos de rol
3 personas
Montar el bufé de cena
3 personas
Servir la cena
3 personas
Guiar la retroalimentación de la dinámica
2 personas
Acompañar el plan de acción personal
2 personas
Gestionar la ronda de preguntas
Repartir formularios de evaluación
Repartir certificados
2 personas
Seguimiento
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Empaquetar materiales
2 personas
Apagar el equipo
Devolver el material de depósito
Procesar las evaluaciones
Dar seguimiento a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 34
- Mesascant. 6
- Mesa de registro
- Percheroscant. 2
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Clic de presentación
- Temporizadorcant. 2
Material de formación
- Pizarras de hojascant. 3
- Hojas de rotafoliocant. 60
- Pizarra blanca
- Rotuladores para pizarra blancacant. 12
- Cuadernos de trabajocant. 34
- Tarjetas de prácticacant. 40
- Formularios de feedbackcant. 40
- Tarjetas del plan de accióncant. 34
- Portadocumentoscant. 34
- Bolígrafoscant. 40
- Post-itscant. 12
- Tarjetas de nombrecant. 34
- Portabadgescant. 34
- Cinta de carrocerocant. 4
- Tijerascant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 40
- Vasoscant. 40
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 4
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Cuencos de serviciocant. 6
- Cucharonescant. 6
Catering
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escoba y recogedor
- Juego de fregona
- Guantes de limpiezacant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 3
Decoración
- Señales direccionalescant. 6
- Mantelescant. 6
Consejos
- Cierra las inscripciones antes de calcular el catering: usa la lista final de participantes y añade un pequeño margen para no quedarte corto con bebidas, café y comida.
- Prepara los cuadernos de trabajo, las tarjetas de práctica, los formularios de feedback y las tarjetas del plan de acción al menos 3 días antes; así todavía puedes corregir errores e imprimir copias adicionales.
- Haz una prueba completa de la presentación el día anterior con el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, las regletas y los alargadores conectados como estarán durante la formación.
- Reserva entre 30 y 45 minutos antes de la llegada para montar las mesas, colocar las sillas, preparar la mesa de registro, enfriar las bebidas y dejar listos el café y el té.
- Recibe a los participantes durante los primeros 15 minutos con tarjetas de nombre, portabadges y bolígrafos preparados. Registrar la asistencia al entrar evita interrumpir la presentación inicial.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo enviar las invitaciones para una formación en habilidades de coaching?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la formación. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes para confirmar participantes, preferencias dietéticas y cantidades de catering.
- ¿Qué materiales necesito para una formación de coaching?
- Prepara un cuaderno de trabajo y las tarjetas de práctica para cada participante, además de formularios de feedback y tarjetas del plan de acción. Lleva también al menos un 10 % de copias extra y bolígrafos de reserva.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala de formación?
- Llega entre 30 y 45 minutos antes de la recepción. Ese margen permite colocar mesas y sillas, montar el registro, probar la presentación y resolver problemas con el proyector o los cables.
- ¿Cómo calcular el catering para una formación de coaching?
- Calcula las cantidades a partir de la lista final de participantes y sus preferencias dietéticas, confirmadas como mínimo 7 días antes. Para una jornada completa, planifica café y té para la llegada y las pausas, además de agua y comida para todas las personas inscritas.
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