Organiser une formation à la communication sans rien oublier

Une formation à la communication se prépare dans un ordre précis : confirmer les participants, réserver une salle adaptée, puis finaliser le contenu et le matériel. Commencez par recueillir les besoins alimentaires et les contraintes pratiques, avant d’envoyer le programme. La veille, vérifiez la présentation, les feuilles de travail et toute la technique. Le jour même, prévoyez au moins 45 minutes pour installer les tables, les chaises, l’accueil et les boissons avant l’arrivée du groupe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Tenir à jour la liste des participants
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Envoyer le programme aux participants
6
Réserver la salle d’entraînement
7
Commander le catering
8
Préparer la présentation
9
Imprimer les feuilles de travail
10
Créer les badges nominatifs
11
Préparer le matériel d’entraînement
2 personnes
12
Tester la technique
2 personnes
13
Faire les courses
14
Mettre les boissons au frais
15
Ouvrir la salle
16
Installer les tables
2 personnes
17
Installer les chaises
2 personnes
18
Brancher l’écran de présentation
19
Disposer les feuilles de travail
20
Aménager la table d'accueil

Événement

21
Accueillir les participants
2 personnes
22
Enregistrer la présence
23
Servir le café et le thé
2 personnes
24
Assurer l'accueil
25
Animer l’exercice d’écoute
26
Servir les en-cas de pause
2 personnes
27
Réapprovisionner les boissons
28
Animer l’exercice de feedback
29
Mettre en place le buffet du dîner
2 personnes
30
Servir le buffet du dîner
2 personnes
31
Animer les jeux de rôle
32
Créer des plans d’action personnels
33
Animer la séance de questions-réponses
34
Remettre les certificats
35
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

36
Rassembler la vaisselle
2 personnes
37
Trier les déchets
38
Faire la vaisselle
2 personnes
39
Nettoyer l’espace
2 personnes
40
Éteindre la technique
41
Remettre le mobilier en place
2 personnes
42
Vérifier les objets oubliés
43
Envoyer l’e-mail aux participants
44
Archiver les photos et le matériel de présentation
45
Restituer le matériel emprunté

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises d’entraînementqté 24
Tablesqté 6
Table d’accueil
Table de buffetqté 2

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMI
Rallongeqté 2
Multipriseqté 2
Enceinte portable
Micro sans fil

Vaisselle

Tasses à caféqté 30
Verres à boireqté 30
Assiettes de dînerqté 25
Assiettes à dessertqté 25
Couteauxqté 25
Fourchettesqté 25
Cuillèresqté 25

Cuisine

Machine à café
Bouilloire
Thermosqté 3
Planche à découperqté 2
Couteau à pain
Plateaux de serviceqté 6
Couverts de serviceqté 6
Glacièreqté 2
Bacs alimentairesqté 6

Matériel de formation

Paperboardqté 2
Feuilles de paperboardqté 30
Marqueursqté 24
Stylos à billeqté 30
Blocs-notesqté 24
Feuilles de travailqté 24
Badges nominatifsqté 24
Porte-badgesqté 24
Cartes de jeu de rôleqté 24
Certificatsqté 24

Décoration

Nappesqté 6
Pots à stylosqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Brosse à vaisselleqté 2
Seauxqté 2

Éclairage

Lampadairesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date limite d’inscription au moins 7 jours avant la formation. Vous aurez ainsi le temps de mettre à jour la liste des participants, de recueillir les besoins alimentaires et de commander le catering avec des quantités fiables.
Envoyez le programme aux participants 3 à 5 jours à l’avance. Indiquez l’heure d’accueil, le début des exercices, les pauses et ce qu’ils doivent éventuellement apporter.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, l’enceinte et le micro au moins 24 heures avant. Une présentation ouverte sur le bon fichier ne remplace pas un test complet avec le matériel réellement utilisé.
Préparez les badges nominatifs, les feuilles de travail et le matériel d’entraînement la veille. Comptez un exemplaire par participant, plus 2 ou 3 copies de secours pour éviter une impression en urgence.
Ouvrez la salle 45 minutes avant l’accueil. Installez les places, la table d’accueil et le buffet, puis mettez les boissons au frais et démarrez le café ou le thé avant l’enregistrement des présences.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une formation à la communication ?: Prévoyez idéalement 2 à 3 semaines. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les inscriptions, les besoins alimentaires, la salle, le catering et le matériel.
Quand envoyer les invitations pour une formation ?: Envoyez-les 2 à 3 semaines avant la date prévue, avec une date limite d’inscription fixée environ 7 jours avant. Cela laisse le temps de relancer les personnes qui n’ont pas répondu.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Réservez au moins 45 minutes avant l’arrivée des participants. Comptez davantage si vous devez installer un vidéoprojecteur, un écran, une enceinte, un micro ou plusieurs tables de travail.
Combien de feuilles de travail faut-il imprimer ?: Imprimez un exemplaire par participant et ajoutez 2 ou 3 copies de secours. Préparez-les la veille, avec les badges et le reste du matériel, afin de ne pas interrompre l’accueil le matin.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.