Checklist pour organiser une formation à la communication
Une formation à la communication demande plus qu’une salle et une présentation. Il faut suivre les inscriptions, anticiper les besoins alimentaires, préparer les supports et vérifier toute la technique avant l’arrivée du groupe. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de l’envoi des invitations jusqu’à l’exercice d’écoute. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés le jour même : badges, feuilles de travail, boissons fraîches et branchements.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Tenir à jour la liste des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer le programme aux participants
Réserver la salle d’entraînement
Commander le catering
Préparer la présentation
Imprimer les feuilles de travail
Créer les badges nominatifs
Préparer le matériel d’entraînement
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Faire les courses
Mettre les boissons au frais
Ouvrir la salle
Installer les tables
2 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Brancher l’écran de présentation
Disposer les feuilles de travail
Aménager la table d'accueil
Événement
Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
Servir le café et le thé
2 personnes
Assurer l'accueil
Animer l’exercice d’écoute
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Animer l’exercice de feedback
Mettre en place le buffet du dîner
2 personnes
Servir le buffet du dîner
2 personnes
Animer les jeux de rôle
Créer des plans d’action personnels
Animer la séance de questions-réponses
Remettre les certificats
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Trier les déchets
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Éteindre la technique
Remettre le mobilier en place
2 personnes
Vérifier les objets oubliés
Envoyer l’e-mail aux participants
Archiver les photos et le matériel de présentation
Restituer le matériel emprunté
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaises d’entraînementqté 24
- Tablesqté 6
- Table d’accueil
- Table de buffetqté 2
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Câble HDMI
- Rallongeqté 2
- Multipriseqté 2
- Enceinte portable
- Micro sans fil
Vaisselle
- Tasses à caféqté 30
- Verres à boireqté 30
- Assiettes de dînerqté 25
- Assiettes à dessertqté 25
- Couteauxqté 25
- Fourchettesqté 25
- Cuillèresqté 25
Cuisine
- Machine à café
- Bouilloire
- Thermosqté 3
- Planche à découperqté 2
- Couteau à pain
- Plateaux de serviceqté 6
- Couverts de serviceqté 6
- Glacièreqté 2
- Bacs alimentairesqté 6
Matériel de formation
- Paperboardqté 2
- Feuilles de paperboardqté 30
- Marqueursqté 24
- Stylos à billeqté 30
- Blocs-notesqté 24
- Feuilles de travailqté 24
- Badges nominatifsqté 24
- Porte-badgesqté 24
- Cartes de jeu de rôleqté 24
- Certificatsqté 24
Décoration
- Nappesqté 6
- Pots à stylosqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Brosse à vaisselleqté 2
- Seauxqté 2
Éclairage
- Lampadairesqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Envoyez les invitations assez tôt pour laisser au moins 7 jours aux participants afin de s’inscrire. Utilisez ensuite une liste unique pour suivre les présences et les besoins alimentaires.
- Transmettez le programme aux participants au plus tard 3 jours avant la formation. Ils sauront ainsi à quoi s’attendre et vous pourrez repérer les dernières absences.
- Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, les rallonges et la multiprise la veille. Un adaptateur manquant ou une batterie vide peut retarder le début de 15 minutes.
- Préparez les badges, les feuilles de travail et le matériel d’entraînement avant l’ouverture de la salle. Installez également la table d’accueil pour enregistrer les présences sans créer d’attente.
- Mettez les boissons au frais au moins 2 heures avant l’accueil et installez le café, le thé, les tasses et les verres séparément. Prévoyez aussi les couverts et les assiettes avant l’arrivée du catering.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une formation à la communication ?
- Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant la formation pour avoir le temps de confirmer les participants et les besoins alimentaires.
- Quand réserver la salle de formation ?
- Réservez la salle au moins 3 semaines à l’avance, surtout si elle doit accueillir des tables, des chaises d’entraînement et un espace de présentation. Vérifiez aussi la possibilité d’ouvrir la salle au moins 60 minutes avant le début.
- Quand tester le matériel audiovisuel ?
- Faites un premier test la veille et un contrôle rapide 30 minutes avant l’accueil. Vérifiez la présentation, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, les rallonges, la multiprise, l’enceinte et le micro sans fil.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer la formation ?
- Prévoyez au minimum 60 minutes pour installer les tables, les chaises, l’écran, la table d’accueil, les feuilles de travail et le matériel. Ajoutez 15 minutes si le branchement technique ou la disposition de la salle n’est pas familier.
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