Checklist pour organiser une formation au management
Une formation au management demande plus qu’un programme et une salle réservée. Il faut coordonner le coach, les inscriptions, les besoins alimentaires, le matériel pédagogique et la technique, puis préparer l’accueil des participants. Cette checklist de 44 tâches et 42 fournitures suit l’ordre logique, de la réservation du lieu jusqu’au rangement après la session. Elle vous aide aussi à repérer les oublis fréquents, comme les câbles, les badges, les rallonges ou les supports imprimés.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu de formation
Confirmer le coach
Définir le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Commander le catering
Rassembler les présentations
Imprimer les feuilles de travail
Préparer les badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables
2 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Installer la table d'inscription
Préparer le matériel de formation
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
Événement
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Accueillir et présenter
Animer la session de formation
2 personnes
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Animer l'exercice interactif
2 personnes
Installer le buffet du dîner
3 personnes
Servir le buffet du dîner
3 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
2 personnes
Animer la session approfondie
2 personnes
Faire remplir les points d'action
Assurer la clôture
Servir les dernières boissons
Suivi
Rassembler le matériel
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Ranger le matériel technique
2 personnes
Refroidir et étiqueter les restes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants
Partager les présentations numériquement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 30
- Table d'inscription
- Tables de buffetqté 3
- Porte-manteauxqté 2
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Câble HDMIqté 2
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Micro sans fil
- Cliqueur de présentation
Vaisselle
- Tasses à caféqté 30
- Verres à eauqté 30
- Assiettes de dînerqté 30
- Couvertsqté 30
- Plateaux de serviceqté 8
- Pichets de serviceqté 4
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Planches à découperqté 3
- Louchesqté 6
- Couverts de serviceqté 6
Formation
- Paperboard
- Feuilles de paperboardqté 40
- Marqueursqté 24
- Blocs-notesqté 30
- Stylos à billeqté 36
- Feuilles de travailqté 30
- Badges nominatifsqté 30
- Porte-badgesqté 30
- Post-itqté 12
- Cartes de voteqté 60
Catering
- Courses
Nettoyage
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balai et pelle
- Lingettes désinfectantesqté 2
Éclairage
- Lampadairesqté 2
Conseils
- Réservez le lieu et confirmez le coach dès que la date est fixée. Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour finaliser le programme, envoyer les invitations et traiter les inscriptions.
- Arrêtez la liste des participants 5 à 7 jours avant la formation. Utilisez-la pour préparer les badges nominatifs, les feuilles de travail et le nombre de repas ou d’en-cas.
- Testez la technique la veille, avec l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, le cliqueur et le micro sans fil. Gardez au moins 2 rallonges et 2 multiprises disponibles si la salle n’est pas équipée.
- Installez les tables, les chaises, le paperboard et la table d’inscription avant l’arrivée du premier participant. Prévoyez un espace clairement séparé pour les badges, les blocs-notes et les feuilles de travail.
- Préparez le café et le thé avant l’accueil, puis mettez les boissons au frais au moins 2 heures à l’avance. Pour une pause fluide, disposez les tasses, verres, assiettes, couverts et plateaux de service avant le début de la session.
Questions fréquentes
- Quand réserver une salle pour une formation au management ?
- Réservez la salle idéalement 3 à 6 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de vérifier la capacité, l’installation des tables et chaises, l’espace d’accueil et le matériel audiovisuel.
- Combien de temps avant envoyer les invitations à une formation au management ?
- Envoyez les invitations 3 à 4 semaines avant la formation. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement afin de confirmer les participants, les besoins alimentaires et le catering.
- Quand tester le vidéoprojecteur et le matériel de formation ?
- Faites un premier test 2 à 3 jours avant, puis une vérification complète la veille. Contrôlez l’ordinateur, le câble HDMI, le projecteur, le micro, le cliqueur, les rallonges et les multiprises.
- Que préparer le matin d’une formation au management ?
- Arrivez au moins 90 minutes avant l’accueil. Installez la salle, la table d’inscription et le matériel, préparez le café et le thé, mettez les boissons au frais et vérifiez que les supports imprimés sont disponibles.
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