Checklist para organizar una formación para directivos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Reserva la ubicación y confirma al formador antes de enviar las invitaciones. Sin esos dos datos no podrás cerrar el programa ni informar correctamente a los participantes.
• Cierra las inscripciones con varios días de margen y actualiza la lista de participantes al menos una vez más la víspera. Aprovecha ese momento para comprobar las preferencias dietéticas y ajustar el catering.
• Prueba el proyector, la pantalla, el portátil, el cable HDMI, el micrófono y el clic de presentación en la misma sala. Hazlo como mínimo el día anterior, no justo antes de la bienvenida.
• Prepara por separado el material de entrenamiento, las hojas de trabajo y las acreditaciones. Calcula una copia por participante y añade algunas unidades extra para cambios de última hora.
• Monta la mesa de registro, el café, el té y las bebidas antes de que llegue el primer asistente. Deja las jarras, tazas, vasos y termos en su sitio para que la recepción no tenga que abandonar el registro.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una formación de directivos?

Envíalas entre 2 y 3 semanas antes de la formación, cuando ya estén confirmados la ubicación, el formador y el programa. Así tendrás tiempo para gestionar las inscripciones y recoger las preferencias dietéticas.

¿Cuántos participantes debe admitir una formación para directivos?

El número depende de la sala y del formato, pero debes fijarlo antes de abrir las inscripciones. Cierra la lista al menos 3 días antes para pedir el catering y preparar acreditaciones, sillas y materiales.

¿Cuándo se debe probar la técnica de la formación?

Haz una prueba completa el día anterior y vuelve a comprobar las conexiones entre 30 y 60 minutos antes de empezar. Verifica también el micrófono inalámbrico, los alargadores, las regletas y el clic de presentación.

¿Cuánto catering se necesita para una formación de directivos?

Calcula una ración por participante para el descanso y añade entre un 5 % y un 10 % de margen. Ajusta el pedido después de cerrar la lista y de revisar las preferencias dietéticas.

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