Organiser une formation au management, étape par étape
Une formation au management se prépare d’abord autour du programme, du coach et du lieu, puis autour des participants et de leurs besoins. Commence par fixer les objectifs et le déroulé avant d’ouvrir les inscriptions. La logistique se joue ensuite dans les détails : badges, feuilles de travail, disposition des tables, pauses et matériel de projection. Prévois un contrôle final la veille pour éviter les problèmes techniques ou les informations manquantes le matin.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu de formation
- 2
Confirmer le coach
- 3
Définir le programme
2 personnes
- 4
Envoyer les invitations
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Mettre à jour la liste des participants
- 8
Commander le catering
- 9
Rassembler les présentations
- 10
Imprimer les feuilles de travail
- 11
Préparer les badges nominatifs
- 12
Faire les courses
2 personnes
- 13
Tester la technique
2 personnes
- 14
Vérifier l’espace
2 personnes
- 15
Installer les tables
2 personnes
- 16
Installer les chaises
2 personnes
- 17
Installer la table d'inscription
- 18
Préparer le matériel de formation
2 personnes
- 19
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 20
Mettre les boissons au frais
Événement
- 21
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
- 22
Enregistrer les participants
2 personnes
- 23
Accueillir et présenter
- 24
Animer la session de formation
2 personnes
- 25
Servir les en-cas de pause
2 personnes
- 26
Réapprovisionner les boissons
- 27
Animer l'exercice interactif
2 personnes
- 28
Installer le buffet du dîner
3 personnes
- 29
Servir le buffet du dîner
3 personnes
- 30
Rassembler la vaisselle et les verres
2 personnes
- 31
Animer la session approfondie
2 personnes
- 32
Faire remplir les points d'action
- 33
Assurer la clôture
- 34
Servir les dernières boissons
Suivi
- 35
Rassembler le matériel
2 personnes
- 36
Trier les déchets
2 personnes
- 37
Faire la vaisselle
2 personnes
- 38
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
- 39
Nettoyer l’espace
2 personnes
- 40
Ranger le matériel technique
2 personnes
- 41
Refroidir et étiqueter les restes
- 42
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 43
Envoyer un message de remerciement aux participants
- 44
Partager les présentations numériquement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 30
- Table d'inscription
- Tables de buffetqté 3
- Porte-manteauxqté 2
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Câble HDMIqté 2
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Micro sans fil
- Cliqueur de présentation
Vaisselle
- Tasses à caféqté 30
- Verres à eauqté 30
- Assiettes de dînerqté 30
- Couvertsqté 30
- Plateaux de serviceqté 8
- Pichets de serviceqté 4
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Planches à découperqté 3
- Louchesqté 6
- Couverts de serviceqté 6
Formation
- Paperboard
- Feuilles de paperboardqté 40
- Marqueursqté 24
- Blocs-notesqté 30
- Stylos à billeqté 36
- Feuilles de travailqté 30
- Badges nominatifsqté 30
- Porte-badgesqté 30
- Post-itqté 12
- Cartes de voteqté 60
Catering
- Courses
Nettoyage
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balai et pelle
- Lingettes désinfectantesqté 2
Éclairage
- Lampadairesqté 2
Conseils
- Bloque le lieu et le coach avant d’envoyer les invitations. Garde au moins 4 à 6 semaines pour confirmer le programme, les horaires et la capacité de la salle.
- Ferme les inscriptions 5 à 7 jours avant la formation. À ce moment-là, mets à jour la liste des participants, recueille les besoins alimentaires et ajuste le catering.
- Teste le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le câble HDMI, le micro et le cliqueur au moins la veille. Prévois aussi une rallonge et une multiprise de secours : elles manquent souvent dans la salle.
- Installe la salle selon les exercices prévus, puis prépare la table d’inscription avec les badges. Place les blocs-notes, marqueurs, feuilles de paperboard et feuilles de travail avant l’arrivée des participants.
- Prépare le café, le thé, l’eau et les en-cas avant l’accueil. Pour une pause de 15 minutes, compte environ 10 minutes de service effectif et garde les boissons au frais ou dans des thermos jusqu’au moment prévu.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une formation au management ?
- Prévois idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer le coach, définir le programme, gérer les inscriptions et commander le catering sans travailler dans l’urgence.
- Quand faut-il envoyer les invitations à une formation au management ?
- Envoie-les 3 à 4 semaines avant la date. Fixe une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant la formation afin de finaliser les participants, les besoins alimentaires et les quantités de catering.
- Quel matériel faut-il tester avant une formation ?
- Teste au minimum le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable, le câble HDMI, le micro sans fil et le cliqueur. Fais ce test la veille, puis vérifie encore les branchements 30 minutes avant l’accueil.
- Comment préparer la salle pour une formation au management ?
- Installe les tables et les chaises selon le format des exercices, puis réserve un espace pour l’accueil et un autre pour le buffet. Termine l’installation au moins 45 minutes avant l’arrivée des participants pour garder du temps en cas de changement.
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