Managementtraining organiseren: een praktische checklist
Een managementtraining vraagt meer voorbereiding dan alleen een trainer en een programma. Je regelt achter elkaar de locatie, deelnemers, inhoud, catering en techniek, en zorgt op de dag zelf voor een rustige ontvangst. Begin met de trainingsdatum, trainer en ruimte; werk daarna toe naar uitnodigingen, materialen en catering. Deze checklist helpt je om niets te laat te regelen, van dieetwensen en presentaties tot de HDMI-kabel, naambadges en koffie voor de start.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Trainingslocatie reserveren
Trainer bevestigen
Programma vaststellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Catering bestellen
Presentaties verzamelen
Werkbladen afdrukken
Naambadges voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Ruimte controleren
2 personen
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen klaarzetten
2 personen
Registratietafel inrichten
Trainingsmaterialen klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
Event
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Welkom en introductie verzorgen
Trainingssessie begeleiden
2 personen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Interactieve oefening begeleiden
2 personen
Dinerbuffet opbouwen
3 personen
Dinerbuffet serveren
3 personen
Servies en glazen verzamelen
2 personen
Verdiepende sessie begeleiden
2 personen
Actiepunten laten invullen
Afsluiting verzorgen
Laatste dranken serveren
Nazorg
Materialen verzamelen
2 personen
Afval sorteren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Techniek inpakken
2 personen
Restanten koelen en labelen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Deelnemersbedankje versturen
Presentaties digitaal delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 30
- Registratietafel
- Buffettafelsaantal 3
- Kapstokkenaantal 2
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- HDMI-kabelaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Draadloze microfoon
- Presentatieklikker
Servies
- Koffiekopjesaantal 30
- Waterglazenaantal 30
- Dinerbordenaantal 30
- Besteksetsaantal 30
- Serveerschalenaantal 8
- Schenk kannenaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- Snijplankenaantal 3
- Opscheplepelsaantal 6
- Serveerbestekaantal 6
Training
- Flip-over
- Flip-overvellenaantal 40
- Stiftenaantal 24
- Notitieblokkenaantal 30
- Balpennenaantal 36
- Werkbladenaantal 30
- Naambadgesaantal 30
- Badgehoudersaantal 30
- Plakbriefjesaantal 12
- Stemkaartjesaantal 60
Catering
- Boodschappen
Schoonmaak
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Bezem en blik
- Desinfectiedoekjesaantal 2
Verlichting
- Staande lampenaantal 2
Tips
- Plan de techniekstest uiterlijk één werkdag vooraf. Controleer de laptop, beamer, het projectiescherm, de HDMI-kabel, verlengsnoeren, stekkerdozen en presentatieklikker; een ontbrekende adapter los je liever niet op terwijl deelnemers binnenkomen.
- Sluit de deelnemerslijst en dieetwensen minimaal 5 werkdagen voor de training. Geef het definitieve aantal door aan de catering en houd een kleine marge aan voor water, koffie, thee en pauzehapjes.
- Maak de ontvangstruimte 30 tot 45 minuten voor de start gereed. Zet de registratietafel met deelnemerslijst en naambadges klaar, richt de kapstokken in en leg notitieblokken en schrijfmateriaal op de tafels.
- Leg presentaties en werkbladen uiterlijk 2 werkdagen vooraf vast. Print de werkbladen op basis van het definitieve programma en neem daarnaast flip-overvellen en stiften mee voor oefeningen en opbrengsten uit de groep.
- Wijs voor de eerste 30 minuten één persoon aan voor ontvangst en registratie. Zo kan de trainer om de geplande starttijd beginnen, terwijl laatkomers worden opgevangen en koffie, thee en water beschikbaar blijven.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een managementtraining organiseren?
- Reserveer de trainingslocatie en bevestig de trainer bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 5 werkdagen voor de training de deelnemerslijst en dieetwensen kunt afronden.
- Wat moet ik klaarzetten voor een managementtraining?
- Zorg per deelnemer voor een stoel, een notitieblok, schrijfmateriaal en een naambadge. Voor de inhoud heb je onder meer de laptop, beamer, projectiescherm, flip-over, flip-overvellen, stiften en geprinte werkbladen nodig.
- Wanneer moet ik de techniek van een training testen?
- Test alle apparatuur uiterlijk één werkdag vooraf en nogmaals 30 tot 45 minuten voor aanvang. Controleer niet alleen de beamer en laptop, maar ook de HDMI-kabel, stroomvoorziening, presentatieklikker en draadloze microfoon als die wordt gebruikt.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om de trainingsruimte klaar te zetten?
- Reserveer minimaal 45 minuten voor de inrichting en controle. In die tijd zet je tafels en stoelen goed, richt je de registratie- en buffettafels in, leg je trainingsmaterialen klaar en bereid je koffie, thee en water voor.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!