Organiser une Journée d’inspiration sans rien oublier

Une Journée d’inspiration demande plus qu’un programme et quelques intervenants. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, les présentations, la technique, l’aménagement de la salle et l’accueil sur place. Cette checklist de 66 tâches et 62 fournitures suit l’ordre logique de préparation, des premières réservations au rangement du matériel par session. Tu peux ainsi vérifier ce qui doit être décidé, envoyé, imprimé ou contrôlé avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Contacter les intervenants et les accompagnateurs
2 personnes
Faire des réservations pour le lieu
Finaliser les accords de restauration
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Envoyer le programme aux participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Rassembler les présentations
Vérifier techniquement les présentations
2 personnes
Préparer les méthodes de travail
3 personnes
Imprimer les documents
2 personnes
Imprimer les formulaires d’évaluation
Trier le matériel par session
2 personnes
Vérifier les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Récupérer les clés du lieu
Vérifier la salle et l'entrée
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Tester le projecteur et l'écran
2 personnes
Tester les micros et les enceintes
2 personnes
Installer des paperboards et des tables de travail
3 personnes
Installer la décoration et la signalétique
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Installer le point café et thé
2 personnes
Aménager le buffet et la table d’apéritif
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
Encadrer les salles d’atelier
4 personnes
Distribuer le matériel pour les ateliers
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Gérer la technique pendant les sessions
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
Réapprovisionner les assiettes et les couverts
2 personnes
Servir le café et le dessert
2 personnes
Animer le cocktail networking
3 personnes
Réapprovisionner les boissons et les encas
3 personnes
Prononcer les remerciements et la clôture
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Débarrasser la vaisselle et les verres
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer un e-mail de remerciement aux participants
Partager les photos et les présentations
Traiter les formulaires d'évaluation
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 60
Tables de bièreqté 4
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Tables hautesqté 8
Tabouretsqté 16
Portant à vêtements

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 3
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Cliqueur de présentationqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à boireqté 80
Verres à vinqté 60
Verres à bièreqté 60
Assiettes de dînerqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Couvertsqté 70
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Louchesqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 8

Décoration

Porte-nomsqté 60
Compositions floralesqté 8
Chemins de tableqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 8
Colle repositionnableqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampadairesqté 4
Lampes de secoursqté 2

Matériel de présentation

Paperboardsqté 6
Feuilles pour paperboardqté 8
Tableaux blancsqté 4
Marqueurs pour tableau blancqté 24
Post-itqté 20
Stylosqté 70
Blocs-notesqté 60
Porte-blocsqté 30
Lots d’autocollantsqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Chariot de nettoyage
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le programme avant de rédiger les invitations : les intervenants, les accompagnateurs et le traiteur doivent connaître les horaires suffisamment tôt pour confirmer leur disponibilité.
Ouvre le formulaire d’inscription dès l’envoi des invitations et fixe une date limite. Prévois ensuite un contrôle des inscriptions et des besoins alimentaires avant de confirmer les quantités au traiteur.
Teste chaque présentation sur le vidéoprojecteur avec les câbles HDMI, les ordinateurs portables et le cliqueur au moins 24 heures avant la journée. Une présentation qui fonctionne sur l’ordinateur d’un intervenant peut encore poser problème sur place.
Prépare les badges nominatifs, les documents et les formulaires d’évaluation avant le jour J, puis trie le matériel par session. Cela évite de chercher les bons supports entre deux interventions.
Vérifie la salle sur place avant l’ouverture : tables d’inscription, tables de buffet, chaises, tables hautes, sonorisation et rallonges doivent être installées selon l’agencement prévu. Récupère aussi les clés à l’avance, plutôt qu’au moment où les premiers participants arrivent.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une Journée d’inspiration ?: Envoie-les dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont fixés, idéalement 4 à 6 semaines avant la journée. Indique une date limite d’inscription pour pouvoir confirmer le traiteur et préparer les badges.
Quand vérifier les présentations et le matériel technique ?: Rassemble les présentations plusieurs jours avant, puis réalise un test complet au moins 24 heures avant l’événement. Vérifie notamment le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI, les rallonges, les multiprises, les microphones et les haut-parleurs.
Combien de temps avant faut-il confirmer la restauration ?: Confirme les quantités au traiteur après la clôture des inscriptions, généralement 5 à 7 jours avant la Journée d’inspiration. Utilise les réponses sur les besoins alimentaires pour ajuster les repas, les boissons et la vaisselle.
Que préparer la veille d’une Journée d’inspiration ?: La veille, refroidis les boissons, prépare le service traiteur, imprime les documents, organise les badges et trie le matériel par session. Vérifie aussi les clés du lieu et l’agencement des tables afin de ne pas installer la salle dans l’urgence.

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