Organiser un festival de rue sans perdre le fil

Un festival de rue se prépare dans un ordre précis : d’abord le programme et le site, puis les autorisations, les prestataires et les exposants. Ensuite, il faut organiser les inscriptions, les stands, les bénévoles, les horaires et le matériel. Les oublis les plus fréquents concernent le barrage de la rue, l’alimentation électrique, les besoins alimentaires et les premiers secours. Ce plan vous aide à avancer jusqu’aux vérifications du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver la rue et le site
3
Demander les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Confirmer les prestations
2 personnes
6
Contacter les exposants
2 personnes
7
Recruter des bénévoles
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier le festival en ligne
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Établir la répartition des stands
2 personnes
13
Publier les horaires des spectacles
14
Confirmer les fournisseurs
15
Établir la liste de courses
2 personnes
16
Inventorier le matériel
2 personnes
17
Préparer les boîtes à dons
2 personnes
18
Imprimer le plan
19
Vérifier l'itinéraire et le barrage
2 personnes
20
Vérifier le matériel de premiers secours
21
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
22
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
23
Informer les exposants
24
Créer la décoration
4 personnes
25
Trier les t-shirts et les badges
2 personnes
26
Changer l'argent liquide
27
Faire les courses
3 personnes
28
Refroidir les boissons
2 personnes
29
Préparer les en-cas
4 personnes
30
Préparer le matériel
3 personnes

Événement

31
Installer des barrières de sécurité
4 personnes
32
Monter les stands
6 personnes
33
Installer les tables
4 personnes
34
Installer les chaises
3 personnes
35
Aménager la zone de scène
3 personnes
36
Raccorder le matériel audio
2 personnes
37
Tester les microphones
2 personnes
38
Installer l'éclairage
3 personnes
39
Suspendre la décoration
4 personnes
40
Installer le comptoir d'information
2 personnes
41
Installer le point de dons
2 personnes
42
Installer le stand de restauration
4 personnes
43
Mettre en place le point café
2 personnes
44
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
45
Enregistrer les volontaires
2 personnes
46
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
47
Accueillir les spectacles
2 personnes
48
Annoncer l'ouverture
49
Accueillir les visiteurs
4 personnes
50
Fournir les informations
2 personnes
51
Enregistrer les dons
2 personnes
52
Servir les repas
5 personnes
53
Servir le café et le thé
2 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
56
Accompagner les spectacles
2 personnes
57
Fournir la musique
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Vérifier les toilettes
2 personnes
60
Maintenir les espaces de repos propres
2 personnes
61
Annoncer le dernier tour
62
Reconduire les visiteurs
4 personnes
63
Clôturer la restauration et les boissons
3 personnes

Suivi

64
Faire démonter les stands
3 personnes
65
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
66
Retirer la décoration
4 personnes
67
Démonter le mobilier
5 personnes
68
Retirer les barrières de sécurité
4 personnes
69
Rassembler les déchets
5 personnes
70
Balayer le site
3 personnes
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Vider les glacières
2 personnes
73
Mettre l’argent des dons en lieu sûr
2 personnes
74
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
75
Nettoyer le matériel
3 personnes
76
Stocker le matériel au sec
2 personnes
77
Rendre les articles empruntés
2 personnes
78
Répartir les stocks restants
2 personnes
79
Préparer le site pour la remise
2 personnes
80
Finaliser la gestion des dons
2 personnes
81
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 18
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Tabourets de barqté 12
Tables de buffetqté 4
Portants à vêtementsqté 4
Boîtes de rangementqté 12
Supports pour nappesqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 150
Bols réutilisablesqté 100
Gobelets réutilisablesqté 250
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 150
Fourchettesqté 150
Cuillèresqté 150
Louchesqté 20

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Pieds de haut-parleurqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Plaques à inductionqté 2
Mégaphone à main
Batteries externesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 30
Papier aluminiumqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 20
Ballonsqté 200
Pompes à ballonsqté 4
Banderolesqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Nappesqté 20
Panneaux en ardoiseqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes LEDqté 16
Lanternesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 20
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Sets de serpillièreqté 3
Balais à mainqté 4

Sécurité

Barrières de sécuritéqté 24
Cônes de signalisationqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6

Informations

Panneaux d'informationqté 8
Flyers du programmeqté 500
Plansqté 300
Étiquettes nominativesqté 150
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 8
Barquettes à portemonnaieqté 6

Dons

Boîtes de dons verrouillablesqté 6
Terminaux de paiementqté 2
Tiroirs-caissesqté 4
Carnets de ticketsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le programme et la réservation de la rue. Lancez les demandes d’autorisation et la vérification de l’assurance plusieurs semaines avant la communication publique, car ces éléments peuvent modifier le périmètre ou les horaires.
Ne confirmez pas les stands avant d’avoir dessiné leur répartition. Prévoyez sur le plan les tentes, tables, chaises, points d’alimentation et un passage dégagé pour les secours.
Demandez les besoins alimentaires au moment des inscriptions, pas la veille. Transmettez ensuite le nombre de portions et les contraintes aux fournisseurs afin d’éviter les achats incomplets.
Pour les spectacles, vérifiez séparément la table de mixage, les microphones sans fil, les pieds, les rallonges et les multiprises. Faites un test du son et de chaque point d’alimentation avant l’arrivée du public.
Répartissez les bénévoles par créneaux et par zone, avec un responsable identifiable pour les exposants, le barrage et les premiers secours. Préparez aussi les badges, les t-shirts, le plan imprimé et les boîtes à dons avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de rue ?: Prévoyez au minimum plusieurs semaines, et commencez dès que la date est envisageable. Les autorisations, l’assurance, la réservation de la rue et les prestations doivent être sécurisées avant d’annoncer définitivement le programme.
Quand faut-il demander les autorisations pour un festival de rue ?: Déposez les demandes dès que la date, le programme et le site sont définis. Gardez plusieurs semaines de marge avant le festival pour pouvoir ajuster le barrage, l’itinéraire ou les horaires si nécessaire.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de rue ?: Le nombre dépend du site et du programme, mais prévoyez au moins un responsable par zone active et des relais par créneau. Finalisez le planning avant la dernière semaine afin de remplacer les absences sans laisser un stand ou un accès sans surveillance.
Quand faut-il confirmer les exposants et les fournisseurs ?: Confirmez les exposants après la répartition des stands et validez les fournisseurs avant la liste de courses finale. Faites une dernière vérification environ une semaine avant l’événement, puis contrôlez les livraisons et le matériel la veille.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.