Checklist pour organiser un festival de musique

Un festival de musique se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu, la date, les artistes et les autorisations, puis la technique, la sécurité et l’accueil du public. Prévoyez plusieurs semaines pour réunir les informations des groupes, confirmer leurs besoins et construire le déroulé. Les derniers jours servent surtout à contrôler les stocks, baliser le site, installer la scène et tester le son et l’éclairage. Cette checklist rassemble les 73 tâches et 52 fournitures du plan.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu du festival
2 personnes
Réserver le programme et les artistes
2 personnes
Vérifier les autorisations
Prévoir l’assurance et le plan de sécurité
2 personnes
Rassembler les informations sur les artistes
Recenser les besoins techniques
2 personnes
Réserver le catering et les bars
2 personnes
Organiser la sécurité et les premiers secours
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Créer les panneaux de parking et de trajet
2 personnes
Établir le déroulé et la liste de contacts
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Suivre les prévisions météo
Envoyer les confirmations aux artistes
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
3 personnes
Réfrigérer les produits périssables
2 personnes
Vérifier le lieu
3 personnes
Balisage du site
4 personnes
Monter la scène
6 personnes
Raccorder la sonorisation
4 personnes
Installer l’éclairage
4 personnes
Brancher l'alimentation électrique
3 personnes
Monter les tentes
5 personnes
Installer le bar et les comptoirs de distribution
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les toilettes et les lavabos
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Préparer l'entrée et les bracelets
3 personnes
Aménager la loge des artistes
3 personnes
Préparer le service traiteur
5 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Tester le son
3 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Animer les balances
3 personnes
Tenir l'entrée
4 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Ouvrir le festival
Encadrer le programme musical
3 personnes
Tenir le bar
6 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner la nourriture
2 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Effectuer les changements de scène
4 personnes
Contrôler le public et le site
4 personnes
Fournir les premiers secours
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Annoncer le dernier numéro
Clôturer le festival
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
4 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
3 personnes
Ranger les denrées périssables en lieu sûr
2 personnes
Effectuer un grand nettoyage du site
5 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer le bar et la cuisine
4 personnes
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
Démonter la scène et la technique
6 personnes
Démonter les tentes et la décoration
5 personnes
Rassembler le mobilier
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre le matériel loué
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 20
Chaises pliantesqté 120
Tables de bièreqté 12
Tabourets de barqté 12
Tentes de réceptionqté 6
Éléments de podiumqté 12
Refroidisseurs de barqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 500
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Louchesqté 12

Équipement

Haut-parleurs PAqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Moniteurs de scèneqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Enrouleurs électriquesqté 8
Multiprisesqté 12
Portiques d’entréeqté 8
Ruban de balisageqté 6
Cônes de signalisationqté 20
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 8
Lampes à batterieqté 12

Décoration

Drapeaux de festivalqté 20
Tentures de scèneqté 4
Panneaux de flèchesqté 16
Panneaux du programmeqté 4
Nappesqté 20

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Bacs à glaçonsqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Sprays nettoyantsqté 6
Balais à mainqté 6

Catering

Courses

Conseils

Demandez les fiches techniques des artistes dès leur réservation : elles indiquent notamment les microphones, boîtiers DI, retours de scène, câbles et branchements nécessaires. Un contrôle groupé évite de découvrir un manque le jour du montage.
Gardez une marge pour les installations techniques. Prévoyez au moins une demi-journée pour monter le podium, raccorder la sonorisation et régler les projecteurs LED avant l’arrivée du public.
Ne limitez pas le plan de sécurité aux premiers secours. Préparez aussi le balisage du site, les panneaux de parking et de trajet, les accès pour les équipes et une liste de contacts imprimée.
Pour les bars et le catering, vérifiez les quantités après les inscriptions et les besoins alimentaires. Réfrigérez les produits périssables dès leur réception et contrôlez les refroidisseurs de bar avant l’ouverture.
Réunissez les bénévoles avec un planning simple : chaque personne doit connaître son poste, son horaire et le contact à appeler. Faites une dernière vérification météo 24 à 48 heures avant le festival pour adapter les tentes, l’éclairage et le matériel extérieur.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique ?: Prévoyez idéalement 6 à 12 mois pour un festival avec plusieurs artistes, surtout si des autorisations et une assurance sont nécessaires. Les réservations du lieu, du programme et des prestataires doivent être lancées en premier.
Quand réserver les artistes pour un festival de musique ?: Réservez les artistes dès que la date et le lieu sont fixés, de préférence 6 à 9 mois avant l’événement. Demandez leurs informations techniques et leurs besoins alimentaires au moment de la confirmation.
Que faut-il prévoir pour la sonorisation d’un festival ?: Prévoyez au minimum une table de mixage, des haut-parleurs PA, des microphones, des moniteurs de scène, des boîtiers DI et les câbles adaptés. Faites un inventaire au moins 7 jours avant le montage, puis un test complet le jour précédent.
Quand installer la scène et l’éclairage d’un festival ?: Installez la scène, la sonorisation et l’éclairage au moins un jour avant l’ouverture si le lieu le permet. Gardez plusieurs heures pour les tests audio, les réglages des projecteurs et la correction des branchements.

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