LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Muziekfestival organiseren: checklist en planning

Een muziekfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen artiesten en een podium boeken. Leg eerst datum, locatie, programma, vergunningen en veiligheid vast; daarna werk je catering, techniek, vrijwilligers en communicatie uit. In de laatste weken verschuift de aandacht naar bevestigingen, voorraad, routebordjes en het draaiboek. Op de festivaldag zelf werk je van terreincontrole en afzetten naar podium, geluid, licht en bars. Met deze checklist houd je de volgorde overzichtelijk en voorkom je dat praktische zaken te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Festivaldatum en locatie vastleggen

    2 personen

  • Programma en artiesten boeken

    2 personen

  • Vergunningen controleren

  • Verzekering en veiligheidsplan regelen

    2 personen

  • Artiesteninformatie verzamelen

  • Technische wensen inventariseren

    2 personen

  • Catering en bars reserveren

    2 personen

  • Beveiliging en EHBO regelen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Parkeer- en routebordjes maken

    2 personen

  • Draaiboek en contactlijst maken

    2 personen

  • Vrijwilligers indelen

    2 personen

  • Weersverwachting volgen

  • Artiestenbevestigingen versturen

  • Voorraad en materialen controleren

    2 personen

  • Boodschappenlijst controleren

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Bederfelijke producten koelen

    2 personen

  • Locatie controleren

    3 personen

  • Terrein afzetten

    4 personen

  • Podium opbouwen

    6 personen

  • Geluidsinstallatie aansluiten

    4 personen

  • Lichtinstallatie ophangen

    4 personen

  • Stroomvoorziening aansluiten

    3 personen

  • Tenten opzetten

    5 personen

  • Bar en uitgiftebalies opbouwen

    4 personen

  • Tafels en stoelen plaatsen

    4 personen

  • Decoratie ophangen

    3 personen

  • Toiletten en wastafels plaatsen

    3 personen

  • Afvalpunten inrichten

    2 personen

  • Entree en polsbandjes klaarzetten

    3 personen

  • Artiestenruimte inrichten

    3 personen

  • Catering voorbereiden

    5 personen

  • Dranken koud zetten

    3 personen

  • Hapjes voorbereiden

    4 personen

  • Geluid testen

    3 personen

  • Licht testen

    2 personen

Event

  • Artiesten ontvangen

    2 personen

  • Soundcheck begeleiden

    3 personen

  • Entree bemannen

    4 personen

  • Bezoekers informeren

    2 personen

  • Festival openen

  • Muziekprogramma begeleiden

    3 personen

  • Bar bemannen

    6 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    3 personen

  • Eten bijvullen

    2 personen

  • Artiesten begeleiden

    2 personen

  • Podiumwissels uitvoeren

    4 personen

  • Publiek en terrein controleren

    4 personen

  • Eerste hulp verlenen

    2 personen

  • Toiletten controleren

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Publieksvragen beantwoorden

    2 personen

  • Laatste optreden aankondigen

  • Festival afsluiten

    2 personen

  • Bezoekers naar uitgang begeleiden

    4 personen

Nazorg

  • Apparatuur uitschakelen

    3 personen

  • Bederfelijke voorraad veilig opbergen

    2 personen

  • Locatie grof opruimen

    5 personen

  • Afval verzamelen

    4 personen

  • Terrein schoonmaken

    4 personen

  • Bar en keuken schoonmaken

    4 personen

  • Servies en glazen afwassen

    3 personen

  • Podium en techniek afbreken

    6 personen

  • Tenten en decoratie afbreken

    5 personen

  • Meubilair verzamelen

    4 personen

  • Materialen inventariseren

    2 personen

  • Gehuurde materialen retourneren

    3 personen

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

    2 personen

  • Locatie opleveren

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Klaptafelsaantal 20
  • Klapstoelenaantal 120
  • Biertafelsaantal 12
  • Barkrukkenaantal 12
  • Partytentenaantal 6
  • Podiumdelenaantal 12
  • Barkoelingenaantal 4

Servies

  • Herbruikbare drinkglazenaantal 500
  • Wijnglazenaantal 100
  • Koffiekopjesaantal 80
  • Bordenaantal 250
  • Besteksetsaantal 250
  • Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

  • PA-speakersaantal 4
  • Subwoofersaantal 2
  • Mengtafel
  • Microfoonsaantal 6
  • Microfoonstatievenaantal 6
  • DI-boxenaantal 4
  • Monitorspeakersaantal 4
  • XLR-kabelsaantal 12
  • Jack-kabelsaantal 8
  • Stroomhaspelsaantal 8
  • Verdeelstekkersaantal 12
  • Entreehekkenaantal 8
  • Afzetlintaantal 6
  • Verkeerskegelsaantal 20
  • Portofoonsaantal 8
  • Powerbanksaantal 6

Verlichting

  • LED-spotsaantal 12
  • Lichtstatievenaantal 4
  • Sfeerverlichtingaantal 8
  • Batterijlampenaantal 12

Decoratie

  • Festivalvlaggenaantal 20
  • Podiumdoekenaantal 4
  • Pijlenbordjesaantal 16
  • Programmabordenaantal 4
  • Tafelkledenaantal 20

Keuken

  • Koelboxenaantal 6
  • Snijplankenaantal 6
  • Koksmesaantal 4
  • Serveerschalenaantal 20
  • Serveerbladenaantal 8
  • Koffiezetapparatenaantal 3
  • Waterkokersaantal 3
  • Thermoskannenaantal 8
  • IJsblokbakkenaantal 6

Schoonmaak

  • Bezemsetsaantal 4
  • Dweilsetsaantal 3
  • Schoonmaakspraysaantal 6
  • Handvegersaantal 6

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Plan een technisch overleg zodra de artiesten geboekt zijn. Verzamel per act de technische wensen en controleer of je mengtafel, microfoons, DI-boxen, monitorspeakers, XLR-kabels en stroomvoorziening daarop aansluiten.
  • Regel vergunningen, verzekering en het veiligheidsplan ruim vóór de opbouw. Neem in het plan ook beveiliging, EHBO, terreinindeling, vluchtroutes en een contactlijst met verantwoordelijken op.
  • Maak een aparte planning voor catering en bars. Tel per uitgiftepunt de barkoelingen, herbruikbare drinkglazen, tafels en afvalvoorzieningen en leg dieetwensen vast voordat je de boodschappen bestelt.
  • Bevestig artiesten en vrijwilligers opnieuw in de laatste week. Stuur per persoon het aankomstuur, de route, het aanspreekpunt en de taak; zo voorkom je gaten bij ontvangst, backstage, bar en terreinbeheer.
  • Controleer het terrein op de opbouwdag met het draaiboek in de hand. Zet eerst het terrein af en plaats podiumdelen, tenten en stroomhaspels; sluit daarna geluid aan en hang licht op, zodat kabels veilig kunnen worden weggewerkt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een muziekfestival organiseren?
Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met datum, locatie, programma en vergunningen. Plan techniek, catering, beveiliging en EHBO uiterlijk 8 weken voor het festival; de laatste 7 dagen gebruik je voor bevestigingen en voorraad.
Welke techniek heb ik nodig voor een muziekfestival?
Reken minimaal op PA-speakers, subwoofers, een mengtafel, microfoons, statieven, monitorspeakers, DI-boxen en passende XLR- en jack-kabels. Laat de technische lijst per artiest uiterlijk 6 weken vooraf controleren, omdat het aantal kanalen en monitoren per programma verschilt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een muziekfestival?
Maak eerst aparte posten voor ontvangst, bar, terrein, backstage en opruimen en plan per post minimaal één persoon per dienst. Stel het definitieve rooster 1 tot 2 weken vooraf op en houd per dienst één reservevrijwilliger beschikbaar.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een muziekfestival controleren?
Volg het weer dagelijks vanaf 7 dagen vooraf en neem 48 uur voor de start een definitief besluit over tenten, bescherming van techniek en kleding voor medewerkers. Controleer op de dag zelf opnieuw vóór de opbouw en vóór het openen van het terrein.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!